轻松办公系列进阶课堂-OfficeExcel数据透视表和数据透视图
（九）
设计数据透视表的布局和格式
添加字段、显示相应的明细级别、创建计算以及在数据透视表中按所需方式对数据进行排序、筛选和分组后，可能还需要增强报表的布局和格式，以提高可读性并且使其更具吸引力。
也可以有条件地设置数据透视表的格式。
更改窗体布局和字段排列
若要对报表的布局和格式进行重大更改，可以将整个报表组织为压缩、大纲或表格这三种形式。也可以添加、重新组织和删除字段，以获得所需的最终结果。
一、更改数据透视表形式：压缩、大纲或表格
可以更改数据透视表及其各个字段的形式：压缩、大纲或表格。
1、数据透视表
(1)单击数据透视表。
(2)在“设计”选项卡上的“布局”组中，单击“报表布局”，然后执行下列操作之一：
a)以压缩形式显示 用于使有关数据在屏幕上水平折叠并帮助最小化滚动。侧面的开始字段包含在一个列中，并且缩进以显示嵌套的列关系。
b)以大纲形式显示 用于以经典数据透视表样式显示数据大纲。
c)以表格形式显示 用于以传统的表格格式查看所有数据并且方便地将单元格复制到其他工作表。
2、字段
（1）选择行字段，然后在“选项”选项卡上的“活动字段”组中，单击“字段设置”。
此时会打开“字段设置”对话框。
（提示：也可以双击以大纲或表格形式显示的行字段。）
（2）单击“布局和打印”选项卡，然后在“布局”部分下，执行下列操作之一：
a)若要以大纲形式显示字段项，请单击“以大纲形式显示项标签”。
b)若要以压缩形式显示或隐藏同一列中下一字段的标签，请单击“以大纲形式显示项标签”，然后选择“显示同一列中下一字段的标签(压缩形式)”。
c)若要以类似于表格的形式显示字段项，请单击“以表格形式显示项标签”。
二、添加、重新排列和删除字段
若要添加、重新排列和删除字段，请使用“数据透视表字段列表”。
1、单击数据透视表。
2、如有必要，在“选项”选项卡上的“显示/隐藏”组中，单击“字段列表”，对于数据透视图，在“分析”选项卡上的“显示/隐藏”组中，单击“字段列表”。
有关详细信息，请参阅在数据透视表或数据透视图中创建和更改字段布局。
（提示：若要从数据透视表中快速删除一个字段，请右键单击该字段，然后单击“删除”。）
更改列、行和分类汇总的布局
若要进一步优化报表的布局，可以执行影响列、行和分类汇总的更改，如在行上方显示分类汇总或关闭列标题。也可以重新排列一行或一列中的各项。
一、打开或关闭列和行字段标题
1、单击数据透视表。
2、若要在显示和隐藏字段标题之间切换，请在“选项”选项卡上的“显示/隐藏”组中，单击“字段标题”。
二、在其行的上方或下方显示分类汇总
1、选择行字段，然后在“选项”选项卡上的“活动字段”组中，单击“字段设置”。
此时会打开“字段设置”对话框。
（提示：也可以双击以大纲或表格形式显示的行字段。）
2、如果分类汇总未打开（选择了选项“无”），请单击“分类汇总和筛选”选项卡，然后在“分类汇总和筛选”部分下，单击“自动”或“自定义”。
3、单击“布局和打印”选项卡，然后在“布局”部分下，单击“以大纲形式显示项标签”。
4、请执行下列操作之一：
(1）若要在已分类汇总的行上方显示分类汇总，请选中“在每个组的顶部显示分类汇总”复选框。
(2）若要在已分类汇总的行下方显示分类汇总，请清除“在每个组的顶部显示分类汇总”复选框。
三、更改行或列项的顺序
1、右键单击行和列标签或标签中的项，指向“移动”，然后使用“移动”菜单上的其中一个命令移动该项。
也可以选择行或列标签项，然后指向单元格的底部边框。当指针变为箭头时，将该项目拖动到新位置。下图显示了如何选择行项目：
四、刷新时调整列宽
1、单击数据透视表。
2、在“选项”选项卡上的“数据透视表”组中，单击“选项”。
此时会显示“数据透视表选项”对话框。
3、单击“布局和格式”选项卡，然后在“显示”部分下，执行下列操作之一：
(1）若要调整数据透视表列以自动适合最宽文本或数值的大小，请选中“更新时自动调整列宽”。
(2）若要保持当前的数据透视表列宽，请清除“更新时自动调整列宽”。
五、将列移动到行标签区域中，或将行移动到列标签区域中
你可能希望将列字段移动到行标签区域或将行字段移动到列标签区域，以优化数据透视表的布局和可读性。将列移动到行或将行移动到列，相当于是在转置字段的垂直或水平方向。此操作也称为“透视”行或列。
1、右键单击行字段，指向“移动 <字段名称>”，然后单击“将 <字段名称> 移动到列”，或者右键单击列字段，然后单击“将 <字段名称> 移动到行”。
也可以拖动字段。下图显示了如何将列字段移动到行标签区域中。
图中标签说明：
标签1：单击列字段
标签2：将其拖到行区域
标签3：“运动”像“地区”一样成为一个行字段
六、合并或取消合并外部行和列项的单元格
可以合并行和列项的单元格，以便将项水平和垂直居中；也可以取消合并单元格，以便向左调整项目组顶部的外部行和列字段中的项。
1、单击数据透视表。
2、在“选项”选项卡上的“数据透视表”组中，单击“选项”。
此时会显示“数据透视表选项”对话框。
3、若要合并或取消合并外部行和列项 （项：数据透视表和数据透视图中字段的子分类。例如，“月份”字段可能有“一月”、“二月”等项。）的单元格，请单击“布局和格式”选项卡，然后在“布局”部分下，选中或清除“合并及居中有标签的单元格”复选框。
（注释：不能在数据透视表中使用“对齐”选项卡下的“合并单元格”复选框。）
更改空单元格、空白行和错误的显示方式
有时，数据中可能含有空单元格、空白行或错误，并且您想要调整报表的默认行为。
一、更改错误和空单元格的显示方式
1、单击数据透视表。
2、在“选项”选项卡上的“数据透视表”组中，单击“选项”。
此时会显示“数据透视表选项”对话框。
3、单击“布局和格式”选项卡，然后在“格式”部分下，执行下列一项或多项操作：
(1）更改错误显示 选中“对于错误值，显示”复选框。然后在框中，键入要替代错误显示的值。若要将错误显示为空单元格，请删除框中的所有字符。
(2）更改空单元格显示 选中“对于空单元格，显示”复选框。然后在框中，键入要在空单元格中显示的值。若要显示空白单元格，请删除框中的所有字符。若要显示零，请清除复选框。
二、显示或隐藏空白行
可以在行或项后显示或隐藏空白行。
1、行
(1）选择行字段，然后在“选项”选项卡上的“活动字段”组中，单击“字段设置”。
此时会打开“字段设置”对话框。
(提示:也可以双击以大纲或表格形式显示的行字段。)
（2）要添加或删除空白行，请单击“布局和打印”选项卡，然后在“布局”部分下，选中或清除“在每个项目标签后插入空行”。
2、项
（1）在数据透视表中选择项。
（2）在“设计”选项卡上的“布局”组中，单击“空行”，然后选中“在每个项目标签后插入空行”或“在每个项目标签后删除空行”。
（注释：可将字符和单元格格式应用于空白行，但不能在这些行中输入数据。）
三、更改没有数据的项和标签的显示方式
1、单击数据透视表。
2、单击“显示”选项卡，然后在“显示”部分下，执行下列一项或多项操作：
（1）显示行上没有数据的项 选中或清除可以显示或隐藏没有值的行项。
（注释：此设置仅适用于联机分析处理 (OLAP) （OLAP：为查询和报表（而不是处理事务）而进行了优化的数据库技术。OLAP 数据是按分级结构组织的，它存储在多维数据集而不是表中。） 数据源。）
（2）显示列上没有数据的项 选中或清除可以显示或隐藏没有值的列项。
（注释：此设置仅适用于 OLAP 数据源。）
（3）值区域中没有字段时显示项标签 选中或清除可以在值区域中没有字段时显示或隐藏项标签。
（注释：此复选框仅适用于使用 Office Excel 2007 之前版本的 Microsoft Office Excel 创建的数据透视表。）
更改或删除格式
可以从库中的各种样式进行选择。此外，可以控制报表的绑定行为。更改字段的数字格式是在整个报表中应用一致的格式的快速方法。
一、更改数据透视表的格式样式
通过使用样式库可以轻松更改数据透视表的样式。Office Excel 2007 提供了大量可以用于快速设置数据透视表格式的预定义表样式（或快速样式）。您还可以添加或删除行和列的绑定（交替较浓和较淡背景）。使用绑定可以更方便地读取和扫描数据。
1、样式
（1）单击数据透视表。
（2）在“设计”选项卡上的“数据透视表样式”组中，执行下列操作：
a)单击可见样式，浏览样式库，若要查看所有可用样式，请单击滚动条底部的“其他”按钮。
b)或者，如果已经显示了所有可用样式并且希望创建自己的自定义数据透视表样式，请单击库底部的“新建数据透视表样式”，以显示“新建数据透视表样式”对话框。
（注释:尽管只能删除一个自定义数据透视表样式，但是可以删除任何数据透视表样式，以便该样式不再应用于数据。）
2、绑定
（1）单击数据透视表。
（2）在“设计”选项卡上的“数据透视表样式选项”组中，执行下列操作之一：
a)若要用较亮和较浅的颜色格式替换每行，请单击“绑定行”。
b)若要用较亮和较浅的颜色格式替换每列，请单击“绑定列”。
c)若要在绑定样式中包括行标题，请单击“行标题”。
d)若要在绑定样式中包括列标题，请单击“列标题”。
二、更改字段的数字格式
1、在数据透视表中，选择指定字段。
2、在“选项”选项卡上的“活动字段”组中，单击“字段设置”。
3、“字段设置”对话框会显示标签和报表筛选；“值字段设置”对话框会显示值。
4、单击对话框底部的“数字格式”。
此时会打开“设置单元格格式”对话框。
5、在“分类”列表中，单击指定的格式类别。
6、选择所需的格式选项，然后两次单击“确定”。
（提示：也可以右键单击值字段，然后单击“数字格式”。）
三、包括 OLAP 服务器格式
如果已连接到 Microsoft SQL Server Analysis Services OLAP 数据库，则可以指定要检索和随数据显示的 OLAP 服务器格式。
1、单击数据透视表。
2、在“选项”选项卡上的“数据”组中，单击“更改数据源”，然后单击“连接属性”。
此时会显示“连接属性”对话框。
3、单击“使用”选项卡，然后在“OLAP 服务器格式”部分下，执行下列操作之一：
（1）“数字格式”选中或清除可以启用或禁用数字格式，如货币、日期和时间。
（2）“字形”选中或清除此复选框可以启用或禁用字形，如加粗、倾斜、下划线和删除线。
（3）“填充颜色”选中或清除此复选框可以启用或禁用填充颜色。
（4）“文本颜色”选中或清除此复选框可以启用或禁用文本颜色。
四、保留或放弃格式
1、单击数据透视表。
2、在“选项”选项卡上的“数据透视表”组中，单击“选项”。
此时会显示“数据透视表选项”对话框。
3、单击“布局和格式”选项卡，然后在“格式”部分下，执行下列操作之一：
（1）若要保存数据透视表布局和格式以便每次对数据透视表执行操作时都使用它，请选中“更新时保留单元格格式”复选框。
（2）若要放弃数据透视表布局和格式并且在每次对数据透视表执行操作时都采用默认布局和格式，请清除“更新时保留单元格格式”复选框。
（注释：此选项也会影响数据透视表格式。但是，不保留趋势线 （趋势线：趋势线以图形的方式表示数据系列的趋势，例如，向上倾斜的线表示几个月中增加的销售额。趋势线用于问题预测研究，又称为回归分析。）、数据标签 （数据标签：为数据标记提供附加信息的标签，数据标签代表源于数据表单元格的单个数据点或值。）、误差线 （误差线：通常用在统计或科学记数法数据中，误差线显示相对序列中的每个数据标记的潜在误差或不确定度。）及对特定数据系列的其他更改。）
五、删除报表中的所有格式设置
1、单击数据透视表。
2、在“设计”选项卡上的“数据透视表样式”组中，单击滚动条底部的“其他”按钮以查看所有可用的样式，然后单击库底部的“清除”。
下一节：《轻松办公系列进阶课堂-OfficeExcel数据透视表和数据透视图（十）分组数据透视表中的项》
更多精彩内容将在以后的章节分享给朋友们，请添加好友并收藏，请点赞并欢迎关注后期更新！