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如何将成绩自动匹配相应等级,用 VLOOKUP 就行了

大家好,今天【石墨训练营】为大家带来的是VLOOKUP函数,这个函数也是工作场景中的高频函数。

纵向查找函数 VLOOKUP ,V 为单词 Vertical (垂直的)的缩写,LOOKUP 即为「查找」的意思。VLOOKUP意为纵向查询首列的内容,返回其他列的数据。

本文结合 VLOOKUP 函数模拟了三个场景,通过这三个场景,相信大家可以很快学会这个函数如何使用。

三个场景和功能点分别是:

(1)在2000人的成绩单中查找小明、小红、小强的语文成绩(一对一查找)

(2)将成绩自动匹配相应等级:95分以上「优」,89-94分为「良」(模糊匹配)

(3)实现两个数据表格的自动查找匹配(VLOOKUP+跨表格引用)

石墨表格中,函数会有中文参数介绍,可以辅助我们记忆。

示例:

搜索键值范围索引已排序

VLOOKUP 有四个参数:搜索键值、范围、索引、已排序。

示例:

A15A2:B1220

参数一

参数二

参数三

参数四

注:查询的数据必须是查询范围数据中的第一列的数据,否则函数无法匹配。

01 一对一查找:查找小明、小红、小强的成绩

老师们从成绩单中查找学生的成绩,主管从销售业绩表中查询某个销售的业绩等,我们在工作中经常需要查询某个数据,在数据量大的情况下,利用公式进行批量化操作能很大程度地提高我们的效率,节省我们的时间。

例如,小墨老师要在成绩单中查找小明、小红、小强的语文成绩,但如果在成绩表中,小明小红小强并不在一起,而且数据源很多,一个一个的手动查找需要查找三次,如果数据量大的话,操作会更加繁琐和机械,因此这里推荐使用VLOOKUP函数:

F2A2:B2620

参数一

参数二

参数三

参数四

正确输入函数后,拖拉填充柄下拉,会自动填充公式,批量返回我们所需要的数据。

如果查找失败,会返回 #N/A,可以通过 IFERROR 函数进行处理。这种单一条件的查询,使用 VLOOKUP 还是非常方便的。

02 将成绩自动匹配相应等级

「差、中、良、优」

B2$E$2:$F$521

重点是参数四,当参数四为 1时,可以实现模糊匹配或区间查找,规则是查找比被查找值小且最接近的值,并返回对应列的结果。因而【成绩-等级对照表】中的成绩应该是该等级的最低分,如「优」的最低分是95,「中」的最低分是70分。

这时,我们思考一下——

参数一

参数二

参数三

参数四

「优」

其余部分拖拽填充柄,填充公式即可。

03 将两个表格的数据自动查找匹配

在处理海量数据的时候,运用VLOOKUP函数迅速将两个表格中的数据自动查找匹配,梳理整合,能够极大地提高办公效率。

现在,小墨有两个人员信息表(信息不同,姓名次序不同,所以不能直接复制粘贴),分别是一张语文成绩表,一张身高表,现在要合并到一张表格中,因为姓名次序不同所以不可以直接复制粘贴,那么应该怎么做呢?

首先,我们看这两个表在不在一个工作簿中,如果在一个工作簿中可以直接引用,如果不在则需要跨表格引用。那么可以分为两种情况:

(1)如果数据源在一个工作簿,参数二可以直接选择,比如「成绩表」和最终的「汇总表」在一个工作簿中。

在需要被完善的列,输入 VLOOKUP 函数,函数第一项输入查找值,即两个表格中一致的那一项数据;第二项选取范围;参数三填数字 2,意为「返回第二列的数据值」;最后一项输入 0,意为「精确匹配」。

按需要输入函数下拉填充即可。

IMPORTANGE

「选择表格」

参数三是返回数据所在的列,参数四输入0,意为「精确查找」。即可得到完整数据。

注:此处的 #N/A 意思是找不到数据,即原表中没有相对应的数据。

#N/A IFERROR函数

灵活使用 VLOOKUP 和其他函数组合,可以减少我们的工作量。

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