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Excel使用Power Query从其他工作簿中获取和转换数据,了解一下!

Excel的“数据”选项卡下的“获取和转换数据”功能区是我们使用Power Query这一强大工具的一个入口,其中有一个功能是从其他的工作簿获取数据,然后在Power Query编辑器中对获取的数据进行一些处理,再将清理后的数据上载到目标工作簿中,这也是我们本期文章要分享的主要内容。

我们所要用的演示数据是来自某人力资源的培训时间表数据,这些数据当前存储在许多不同的工作簿和工作表中,因为涉及到不同的部门,不同的系统,甚至是不同的分公司。我们需要做的是将这些数据进行归档,放在一个中心存储位置,以便我们对其管理和使用。

我们需要获取的数据如下图所示,在单独的一个工作簿中。

所提供的的Training Schedule数据存在一些空单元格,我们需要填充这些空白的部分,但又不能在当前原始数据所在的工作表中进行修改,这也就是我们需要在Power Query进行进一步处理的部分。

首先第一步需要做的就是将这部分原始数据导入到其他的工作表中,即下图所示的“Training Schedule”工作表(在另外一个工作簿中)。

点击“数据”选项卡下的“获取数据”,选择“自文件”下的“从工作簿”。

找到原始数据所在的工作簿(Excel文件),点击“导入”。

在“导航器”界面,我们可以选择数据所在的工作表,预览原始数据,然后点击“转换数据”。(如果不需要对数据进行处理或转换,我们可以直接点击“加载”,将数据上载到目标工作表中。)

点击“转换数据”后,会进入Power Query编辑器的界面。

这里我们顺便延伸一下,关于Power Query和Excel工作表的一些不同之处:

单元格

2. Excel中的空白单元格,在Power Query中会以“null”值标记。

3. Power Query使用的数据类型更多,更像是数据库。例如在Excel中日期数据只是以日期格式展示,实际上是数字(类型的数据),而在Power Query中则是完全不同的数据类型。

两者的这些不同之处虽然在此不会引起什么问题,但也是值得我们注意的地方。

在Power Query中,“编辑栏”同样是可以隐藏,在“视图”选项卡下,我们可以选择勾选或不勾选。

“编辑栏”中的代码是以称为“M”的语言写的,是我们编写Power Query的语言。在之后的分享中,我们会用到这个语言帮助我们在Power Query中更有效地处理数据。

此例中我们要做的是填充“Location”标签中的数据,选中该列数据后,点击“转换”选项卡下的“填充”按钮。

“填充”有两种方式,“向下”和“向上”,这里我们选择的是“向下”,填充好的数据如下图所示。

点击“主页”选项卡的“关闭并上载至”按钮,在“导入数据”对话框中,勾选“现有工作表”,选择工作表中的某个单元格。

点击“确定”后,数据会加载到“Training Schedule”工作表中。

在当前的工作表中,我们在右侧可看到“查询&连接”面板,此处可看到所有的已建Power Query,如果不需要此面板,可点击关闭“x”或“数据”选项卡下的“查询和连接”。

如果我们要修改某个查询的名称,可以右键单击“编辑”。

点击“编辑”后会再次进入Power Query编辑器,修改查询名称,再点击“关闭并上载”即可。

我们看一下修改原始数据再刷新目标工作表,是否数据会自动进行更新。

修改原始数据F17单元格的“R2”为“R1”,并保存工作表。

在目标工作表“Training Schedule”中,右键然后选择“刷新”,相应的查询更新后,数据也会自动更新。

以上即是我们本期的主要内容,通过Power Query从其他工作簿中获取并转换数据。更多关于Excel中使用Power Query的操作,欢迎继续关注后续的更新,感谢大家的支持!

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