本文于2023年8月4日首发于本人同名公众号：Excel活学活用，更多文章敬请关注！
内容提要
财务管理系统注册版使用说明
大家好，我是冷水泡茶，最近我做了一个【财务管理系统】，采用EXCEL+ACCESS的方式编制而成。经过自己一段时间的使用，基本能够达到一个小型财务软件的功能，如果有需要并愿意付费使用的朋友，可以继续往下看（因演示截图较多，建议在电脑或PAD等大屏设备上阅读）：
试用
1、初次打开文件，如果没注册，会弹出注册对话框，请先试用：
2、点试用后进入登录界面：
3、登录后，进入主界面：
4、点“财务管理系统”，进入主菜单：
试用状态下，只有部分按钮，请按下面的说明试用操作。
注册
1、初次打开文件，如果没注册，会弹出注册对话框：
2、如果愿意注册使用的，请点“复制”，将机器码复制到剪切板，然后添加作者QQ，把注册码发送给作者。
3、按注册框提示，支付注册费用。
4、作者收到注册费用后，将注册码发给用户。
5、用户将注册码复制、粘贴到注册码框中，点注册，完成注册。
登录
1、注册成功后，即运行登录界面：
2、输入ID：admin，密码：111111，密码可修改。
3、点登录按钮，进入系统主界面。
主菜单
点击上图主界面中的“财务管理系统”按钮，进入主菜单：
正常情况下，窗口标题会显示公司、年度、用户等信息。
以下按各模块由上到下逐一介绍：
系统
1、重新登录：弹出登录窗口，可更改账套、年度、用户等，重新登录系统。
2、切换年度：同一用户，在不启动登录窗口的情况下，切换账套年度数据库：
如果存在两个年度以上的账套的，通过这种方式登录不同的年度账套，当然也可以通过“重新登录”来切换不同账套。这里切换年度要稍微便捷一点。
3、退出系统：退出系统。
期初处理
1、期初录入：如果是新建的公司账套，期初余额在这里录入，如果是由上年结转过来的，期初数据应该都会从上年期末余额结转过来，可以修改。
（1）通过双击科目代码选择科目，核算项目、方向自动代入，余额手工输入，如果有核算项目的，余额不可手工输入，必须双击核算项目，在弹出的对话框中按明细项目录入数据。
项目余额录入后，金额自动更新科目期初余额。
（2）需要增加记录的，点新增。
（3）需要删除记录的，勾选记录，点删除。
（4）平衡检查：数据录入完毕后，点平衡检查，检查数据库和录入界面列表数据期初余额借、贷方是否平衡，有项目核算的科目金额与明细核算项目金额之和是否相等。
（5）检查无误后，及时保存。
2、期初记账：将期初余额表的记账人字段更新为当前用户名。
期初记账后，期初录入功能则不能使用，即期初记账后，期初余额不能修改。
报表
1、凭证查询：查询记账凭证明细信息
（1）上方窗口（凭证列表框），是每条凭证的汇总记录，下面窗口（凭证详情框），当点击上方窗口记录时，显示选中凭证记录的详细信息；
（2）月份窗口，可下拉选择月份，亦可点击其右侧的向上向下箭头，循环显示。*（3）搜索框，输入关键字，点搜索，则把凭证列表中包含此关键字的所有记录都列出来（不论月份）。
2、凭证打印：
（1）勾选需要打印的记录，点打印，选择打印机后打印凭证。凭证纸张为A5，半张A4纸大小。
（2）点“全选“按钮，则选中列表中所有记录，按钮变成“全销”，再点则全部取消选择。
（3）凭证模板已设置好，基本不需要修改，每张凭证最多可打印6条分录，超出6条的，则打印另一张。
3、明细账查询：
（1）查询所有末级科目的明细记录。
（2）可以选择科目、月份进行筛选。
（3）上方列表明细记录可以导出，可以选择保存文件的位置。本系统中其他窗体中有“导出”按钮的基本都能导出到EXCEL表，后面不再赘述。
（4）点击上方明细记录，下面列出凭证详情。
4、明细账打印：
（1）按固定格式打印年度明细账，基本样式如下：
（2）选择起始科目、截止科目按科目区间打印。
（3）勾选“所有科目”，则打印所有科目的年度明细账。
（4）如果勾选“显示打印时间”，则在右下角显示打印时的系统时间。
5、科目汇总表：
（1）查询所有末级科目的期初、期末余额及发生额。
（2）双击科目列出该科目的明细账。
（3）点“返回”按钮隐藏明细账，回到科目汇总表。
6、凭证打印格式：凭证打印表格式微调。
（1）点击主菜单“凭证打印格式”按钮，出现确认提示。点“是”显示凭证打印模板，可以设置行距、列宽、字体，不可插入、删除行或列，总之一句话：最好别动！点“否”退出。
（2）点“返回”回到主菜单。
7、项目汇总表：
查询项目核算的余额、发生额汇总，可选择月份、项目类型。
8、明细账打印格式，基本同“凭证打印格式”。
9、项目明细账：
查询核算项目的明细记录，可选月份、科目、项目类型。
10、定制报表：分月损益科目汇总表
（1）把损益科目汇总表，按月对比排列。
（2）如果有显示不全的列，可以拖动，然后点“适合宽度”，调整窗体的大小至完全显示。
11、财务报表：
（1）按月查询资产负债表、利润表、现金流量表，
（2）点击左上表头报表名称切换报表查看。
（3）点导出，则导出当前显示月份的所有3张报表。
凭证管理
1、凭证制单：
（1）制单日期：显示数据库最大制单日期，点两旁增减按钮调整，也可双击日期，在弹出的日期选择窗体中选择。
（2）凭证号：显示日期所在月份的最大凭证号+1，点两旁增减按钮调整。
（3）复制（上方）：复制已有凭证，在弹出的凭证列表中点选需要复制的凭证
（a）点复制，则把凭证复制过来，退出选择窗体
（b）点追加，则把凭证复制过来，保持选择窗体，可继续追加，追加结束手工关闭选择窗体。
（c）点冲销，则把凭证复制过来，金额*-1，退出选择窗体。
（4）左上方按钮：执行相应模块功能，其中“凭证修改“，进入“凭证修改”界面，退出凭证制单界面，其他不退出凭证制单界面，关闭后可继续制单。
（5）动态显示余额：如果勾选，则当点选借方金额、或贷方金额时，会显示同行次科目的余额（损益科目为发生额）。
（6）解冻列宽：制单界面是一个ListView控件，凭证表头项目默认是固定的，实际上是隐藏了ListView的表头，在其上方显示同名标签，看上去象表头。点解冻列宽，则隐藏标签，显示真正的Listview的表头，此是表头是可以改变宽度的。此时，按钮变为“固定列宽”，点击则恢复默认状态。
（7）适合列宽，当点了解冻列宽，调整了ListView字段的宽度，此时点适合列宽，则把ListView宽度调整为所有字段的宽度之和，使得所有字段都可见，同时调整窗体宽度及相关控件按钮的位置。
（8）填空：填补空号
有空号则显示窗口供选择，无空号则给出没有空号的提示。（9）年度损益结转：自动取数结转损益
（a）损益结转频率：分为按月结转和按年结转，在“基础配置”里设置。建议按年结转，省事。
（b）损益结转时，会检查是否存在摘要为“年度损益结转“的凭证，如果有，会删除这些凭证，重新结转。月度结转也是如此。
（c）本年利润科目，只有一条记录，在贷方，不论正负数。
（10）凭证分录输入窗口
（a）ID，不可输入。
（b）摘要，可直接输入，也可双击选择输入。当按回车从贷方金额跳到下条分录时，自动填充上条分录的摘要。当上条分录修改后，点击下条分录，会有提示框显示修改后的摘要，双击填充到当前摘要。
（d）科目代码，建议双击选择输入，如果知道确切末级科目代码，也可直接输入。
（e）科目全称，不可直接输入，由科目代码自动带出。
（f）核算项目：设置项目核算的科目，点选核算项目时，单元格会变色，双击选择输入，一种核算项目只能勾选一条记录。
（g）借方金额，直接输入数字。如果选中了“动态显示科目余额”则在其下方会显示科目余额，双击显示的科目余额可直接填充到借方金额栏。当输入借方金额时，贷方金额自动变为0。当前分录为第二条及以上的，在边上会显示蓝底白字的“=”，用于平衡凭证差额，直接填充到借方金额栏。也可直接按键盘上的“=”号完成平衡输入。
（h）贷方金额，基本同借方金额。当前分录为第二条及以上的，在边上会显示红底白字的“=”。
（i）新增，初始凭证设有6条空白记录，如果全部填满，可选中一条分录，点新增，则在该分录下新增一条空白分录。连续按回车也可增加空白分录。
（j）复制（下方），点选一条分录，点复制，则在其下新增一条同样的分录。
（k）删除，删除勾选的分录（勾选最左边的小方框后，再点删除）。
（l）增高，点击增加窗体高度，显示更多内容。按Shift键同时点“增高“，则减少窗体的高度。
（m）保存，保存凭证，会经过一系统的校验，检验无误后保存。
2、凭证修改：
（1）当有未审核凭证时，才可进行凭证修改，否则提示无可修改凭证。
（2）点上方“修改”，跳出凭证列表，点选一条凭证，在下方窗口显示凭证详情，再点其下方“修改”，把凭证内容读入凭证修改窗口。
（3）凭证修改与凭证制单相仿，实际上是同一个用户窗体（本系统大多数涉及修改的均共用一个窗体）。
（4）制单日期：仅可在本月范围内修改。
（5）凭证号：不可修改。
（6）其他按钮如前文所述。
3、凭证作废：
（1）勾选准备作废的凭证，点作废。
（2）进一步确认，点是作废，点否退出。
（3）点确定，完成凭证作废。作废凭证理论上在报表中剔除，不排除在写代码时错漏没有剔除，谨慎起见，作废的凭证在结账出报表之前都给它删除了。凭证作废后，在列表中标红。
（4）作废凭证取消作废，勾选已作废凭证，点恢复：
（5）凭证作废后，可以删除，勾选已作废凭证，点删除即可，删除的凭证不可恢复。
期末处理
1、凭证审核：
（1）审核：勾选需要审核的凭证，点审核，则将审核人更新为当前用户名。
（2）弃审：勾选需要弃审的凭证，点弃审，则将审核人删除。
（3）凭证审核后，不可作废，不可修改。
（4）凭证审核后，方可记账。
2、凭证记账：
（1）记账：勾选需要记账的凭证，点记账，则将记账人更新为当前用户名。
（2）反记：勾选需要反记的凭证，点反记，则将记账人删除。
（3）凭证记账后，不可作废，不可修改，不可弃审。
（4）凭证都记账后，方可月结。
3、月末结账：
（1）凭证都记账后，方可月结。
（2）期初记账后，1月才可月结，上未结下月不可结账。
（3）月末结账后，当月不可增加凭证。
（4）月末结账后，可以反结，反结必须从最后一个已结账月份开始反结。
4、年度结转：
（1）所有月份已结账后，方可进行年度结转。
（2）年度结转，会自动新建下年度账套。
（3）本年期末余额自动结转到下年账套。
（4）科目、项目等设置同样复制到下年。
（5）凭证表记录清空。
数据管理
1、新建账套：
点击主菜单“新建账套”按钮，弹出新建类型选择：
（1）输入0，新建全新空白账套，科目、项目、报表设置等均需要重新建立（不建议）。
（2）输入1，参照现有账套建立新账套，保留大部分设置（建议），对于不需要的项目，可以进入账套后修改、删除。
（3）输入2，完全复制现有账套，适用于公司改名新启账套。
2、数据备份：
将数据库中除用户表以外的所有表，导出到EXCEL保存。
（1）Add，将左边所选的一张表添加到右边。
（2）AddAll，将左边所有表添加到右边。
（3）Del，将右边所选的一张表清除。
（4）DelAll，将右边所有表清除。
（5）备份，将右边选择的所有表的记录导出，如果勾选了“选择文件夹”则保存到选定文件夹中，没有勾选则保存到当前文件夹中。
3、数据导入：
选择数据文件（请严格按照导出的文件表名、字段整理数据）：
（1）Add，将左边所选的一张表添加到右边。
（2）AddAll，将左边所有表添加到右边。
（3）Del，将右边所选的一张表清除。
（4）DelAll，将右边所有表清除。
（5）数据校验，检查数据源表与数据库同名表的字段是否一致，如果是导入凭证，则检查科目是否是末级科目，检查完会给出提示。数据校验有异常，并不影响数据的导入，只是一个辅助检查手段。
（6）追加，如果勾选了追加，则将数据追加到数据库，保持原来数据不变，如果不勾选追加，则清除数据库表，写入新数据。这个在导入凭证的时候特别要小心。
（7）导入，将右边选择的表数据导入数据库。导入前请务必仔细确认上方的导入文件是正确的。
设置
1、基础配置：
（1）损益结转频率，分为“年”、“月”，双击选择，建议按年结转，省事。
（2）动态显示科目余额，在凭证制单、凭证修改界面，显示科目的余额或发生额，作提示或双击输入用，取值为“是”或“否”，双击选择修改，在凭证制单、凭证修改界面也可修改，凭证保存后更新此表的值。
（3）会计制度，默认为小企业，本系统是按照小企业的报表格式来做的，不建议修改，除非设置了另一套完整的科目、报表格式、报表配置。
（4）损益结转对方科目，月度损益结转或者年度损益结转时，对应的本年利润科目。
2、用户管理：
（1）用户ID，用来登录的ID，建议用英文字母，长度不少于4个字符。
（2）姓名，用户姓名，制单人、审核人、记账人等字段显示的人员姓名。
（3）密码，不低于6位。
（4）状态，分为“正常”与“封存”，正常状态可登录，封存状态不可登录。双击选择修改。
（5）权限，分为“管理”、“审核”、“制单”、“查询”，对应不同的主菜单。双击选择修改。
3、项目分类：
（1）主要应用于核算项目明细的首两位编码限定。
（2）项目分类码，2位，建议用大写的英文字母。
（3）项目分类，项目分类的名称。
4、项目设置：
根据项目分类，设置具体的明细项目。比如，现金流量项目：
（1）项目代码，2位一级，前两位是项目分类码，必须逐级添加。
（2）项目名称，与项目代码对应的那一级项目的名称。
（3）是否末级，只有末级项目，在凭证制单界面才可以选到。
（4）使用状态：分为“正常”与“封存”，封存的项目不可使用。
5、报表设置：
设置会计科目与报表项目的对应关系，把一级科目对应到资产负债表、利润表具体项目（行次）：
（1）一级代码，双击选择输入。
（2）一级名称，自动代入。
（3）适用类型，账套报表的企业类型，一般为小企业（其他企业类型需要自行设置，如果没有设置则不应选择其他类型，可能会取不数据）。双击选择输入。
（4）报表名称：分为资产负债表、利润表，双击选择输入。
（5）行次，报表中的数据行序号（在“报表格式”中进行设置），双击选择输入，对应的是报表项目。
（6）报表项目，自动代入。
（7）其他按钮如前述。
6、科目设置：
管理会科目，实现对科目的增、删、改功能。
（1）科目代码，手工输入，一级科目代码为4位，其余次级科目2位一级；编码由数字组成，开头第一位编码决定科目的分类，1资产、2负债、3共同、4权益、5成本、6损益、9表外，其中第3、5类科目本系统未涉及，9表外科目为金融企业所用，一般企业也不涉及。
（2）科目名称，指本级科目的名称，可修改。
（3）科目全称，包括上级科目和本级科目名称，各级次之间用“\”号分隔，不可用其他字符。
（4）科目分类码、科目分类、上级代码、上级名称、科目级别、一级代码、一级名称均由系统计算、查询取得，不可手工输入。
（5）方向，根据科目性质填写，取值为“借”或“贷”，双击选择输入。
（6）是否末级，根据实际情况填写，默认为TRUE，可双击选择输入。科目保存后，会根据它是否有下级科目更新字段的值，所以输错也没关系。
（7）使用状态，分为“正常”、“封存”，双击选择输入。封存的科目在制单时选择不到。
（8）其他按钮如前述。
7、现金流量表设置：
设置现金流量项目与现金流量表报表项目的对应关系，把现金流量项目对应到现金流量表具体项目（行次），基本同报表设置：
（1）项目代码，双击选择输入，如果记得完整代码也可手工输入。
（2）项目名称，自动代入。
（3）其余同报表设置，不再赘述。
8、报表格式：
设置报表的格式，报表指资产负债表、利润表、现金流量表。简单来说，就是用文字描述画一张报表。本系统内置一套小企业的报表，建议直接使用。
（1）行次，字母+两位数字，资产负债表左列用A，右列用B，利润表用C，现金流量表用D。手工输入。
（2）报表项目，报表项目的名称，手工输入。
（3）适用类型，采用的会计制度，一般为小企业。双击选择输入。
（4）项目分类码，根据报表项目的层次包含关系手工填写，为了在“报表设置”中方便选择。对应报表分类或报表行次。
（5）项目分类，对应项目分类码的报表项目名称，手工填写。
（6）报表代码，报表项目所属的报表，双击选择输入。
（7）报表名称，在选择输入报表代码时，自动代入，不可修改。
（8）数据类型，给每一行项目分配一个数据类型，决定其是否参与计算，具体含义与用途如下，可结合系统中已设置的项目理解：
（a）正数行，参与计算，加
（b）负数行，参与计算，减
（c）明细行，不参与计算，未设置取数公式
（d）小计行，从前面一个小计行起小计数
（e）合计行，从前面一个合计行起合计数
（f）总计行，最后的总计
（g）计算行，从报表项目计算得来
（h）标题行，无数值
（i）累计行，累计数
批处理
批量操作所有记录，请谨慎使用。
（1）前面几项如同字面所述，无需解释。
（2）数据库整理：更新【tb科目】表“是否末级”字段 、更新【tb核算项目】表“是否末级”字段、清除作废凭证、更新凭证表余额字段值、更新统一月结状态字段：
（3）凭证平衡检查：检查所有凭证的借、贷方金额是否相等，找出借贷不平的凭证。
总结
1、以上为《财务管理系统》的所有使用说明，未尽之处，本人保留修改更正的权利。
2、本《财务管理系统》为个人业余开发，存在错漏在所难免，如因使用本系统造成任何损失的，本人不承担责任，如有异议，请勿使用本系统；
3、本系统为付费应用，代码和数据库均设有密码保护，请勿尝试破解，由于破解使用本系统造成损失的，本人不承担任何责任。
正文完
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