这个表格超级大，从左到右共计 44 列，这就是财务表妹经常要面对的表格……
小樱的第一难题就是：
列数太多，查看浏览超级不方便！
头痛医头，脚痛医脚的办法，当然是将暂时不想看到的数据列隐藏起来。为了能够快速隐藏和重新展开一部分数据列，表哥都知道有一个好办法：分级显示，创建组，随时可以折叠和展开。
可是，用这个表格，小樱还有一个更大的难题：
统计数据超级麻烦，每次都搞到很晚很晚才能下班。
比如，老板常常要她按月统计收款金额，还有待还款的合同有哪些，她每次都要一个个筛选，完全没有办法批量筛选。痛苦不堪。
为什么会这样呢？
还得先看一看，她的表格到底是怎么做的。前面说了，小樱的表格超级宽，为什么会这么宽呢？
原来，她的表格分成了几个部分，在标题行上用不同的颜色做了区分。
第一部分，黑色背景的合同信息，记录了每一份合同的具体金额、收款比例、已收款金额，以及未收款信息等等。
第二部分，是蓝色背景和橙色背景的发票信息，记录了每一次收款的发票开具情况。
第三部分：是收款信息，记录了每一次收款的具体日期、方式和金额。每一次收款都要三列，而现实情况是，一份合同要完整收回所有款项，通常不止一次收款，可能会分 3 次、5 次甚至更多……。这就导致，需要横跨很多列，才能把所有收款记录登记完整。
第四部分：是月度统计信息，按月分列，统计每份合同在各个月的收款情况。
能够在一份表格里，把老板需要的信息全部登记完并统计出结果，小樱是不是很厉害？
然而并不是。
这个表格看起来很有条理，很省事。但是违背了 Excel 高效应用的一个基本原则：
按用途分离！
她错误地将汇总统计表徒手设计出来，还和数据记录表混在一起，导致结构过于复杂。满足了阅读需求，却没有考虑到数据统计的便利性。这也是大部分人制作表格时，容易犯下的致命失误！
致命失误
首先想一想，这个财务表格的目的是什么？数据的大致流转过程是怎样的？
【目的】针对厂商的货款进行追踪
【数据流】如下图所示
现在主要的难题在于第 3 个环节。财务追账的过程中，有可能需要跟进很多次，才能完成把所有的款项都追回来。相应的形成多笔的开票、收款记录。
在这个过程中，有两个数据信息流：合同和收款。大事化小，小事化了。先分别看看这两个数据流应该如何进行记录。
合同数据：
每个合同代表一个订单，我们可以根据合同的编号，建立一个清单，记录所有厂商的订单信息，这些信息包括：订单日期、合同金额、商品名称、商品数量等信息。
这一点在原表格中，是没有问题的。
收款数据：
收款对应着合同中的金额，但是针对金额较大的合同，厂商可能无法一次付清，这样同一个合同，可能会有多笔的收款记录。
而小樱设计的表格结构，有 2 个致命的失误：
每1笔收款记录设计成了横向的列数据，导致无法针对收款记录进行筛选。（Excel 只能纵向筛选，无法横向筛选）
一个合同对应多笔收款记录，这种1对多的多级数据，被设计到了同 1 行中。数据的统计方向发生交叉，合同是纵向延展，而收款记录是横向延展，给数据统计造成了极大的麻烦。
上面这两个失误，究其原因，都可以归结为一点：
用阅读的思维，把统计数据设计成了，一个汇总表格。
怎么办呢？要想少加班，学更复杂的函数公式治标不治本。得从根源上解决问题，才能真正事半功倍。
追根溯源
正确的做法应该是，对这些多笔收款记录，建立一个清单。记录收款的信息包括：收款日期、收款金额、收款对应的发票、收款方式等等。
它的结构，与合同清单应该是一样的，一行登记一笔收款记录，逐行登记。每一列只记录一种信息。保证不重不漏。
你要记住一点，未来要进一步做统计分析的数据表，都这样这样的清单式表格，我们称为记录表。这类表格，有两个打死都不变的特色：
特色 1：第 1 行，永远都是数据列的标题，是一笔数据记录的各种属性，比如日期、编号、金额、姓名等特色 2：第 2 行开始，下面的每一行数据（注意是行，是自上而下的，不是列），代表一条记录。每 1 条记录里，都完整了保存了各种属性信息，每一列都只记录一种属性。日期下就填 2017/11/11，编号下填 HT131365 等等。
如果你学息过信息管理或数据库相关的知识，就应该对这类表格结构不陌生。
化繁为简
找到问题的根源和思路。我们从需求和数据流出发，就能找到事半功倍的解决方案。
分析数据流根据数据流，创建记录表（统计用）依据记录表，输出汇总表（阅读用）
分析数据层级
每一份合同有一笔完整的合同信息；
每一份合同会有多笔收款记录，而开票记录和收款记录一一对应。
这个账务追踪过程，实际上产生了 2 类数据：合同记录和收款记录。所以我们需要分别为合同、和收款，建立单独的表格。
创建记录表
我们把所有对应的信息，都横向的放在数据标题中，设计出下面的两个表格。
合同记录表如下：
收款记录表如下：
需要特别注意的是，两份记录表中都必须有合同编号。这样才能将收款记录和具体的合同对应起来，通过查询获得相应的信息。
这样的清单式表格，一行一条完整的数据记录，纵向包含所有的记录合同记录或收款记录，就可以轻松的使用筛选、函数公式，或者透视表来统计和分析数据。
输出汇总表
老板可能每个月、甚至任何时候都提出各种汇总统计：
快速筛选出，待还款的合同，以及对应的单位按发票统计收款状况根据时段，输出统计每个月、或者每年的收款状况……
有了结构清晰的记录表，要做各种统计分析，就能真正事半功倍。
事半功倍
我们只需要利用表妹们日常用到的 SUMIFS 函数，透视表技巧，就可以快速输出各种统计结果。例如：
汇总每份合同的收款状态
使用SUMIFS函数，以【收款明细】表为数据源，将每个合同的收款状态汇总到合同记录表中。还可以添加条件格式，当收款达到100%时，自动标记为绿色。
统计每一份合同的应收、预收状态
使用透视表，以【收款明细】为数据源，只要折叠或展开“单位名称”字段，就可以轻松的，按单位、或者按合同统计，当前应收款，或预收款的状态。
图中，红色表示预收款，黑色表示待收款额度。
按时段统计收款状况
同样的，基于【收款明细】表创建数据透视表，使用“创建组”功能，可以轻松的是实现，按月、按年统计收款金额。
有数据透视表这个统计分析大杀器，老板想要怎样的统计报表，你都可以分分钟，甚至秒秒钟，通过点击拖拽鼠标完成。再也不用加班熬夜啦。
记录表：清单式的数据库表
汇总表：透视表自动生成的统计报表
设计一个好用的表格结构，省下半年的工作量，真的一点不夸张。把握表格的核心思想：
按用途分离，结构越清晰，用表越高效！
▌关于本文
作者：陈文登，演示设计师。