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采购如何利用Excel做好货款对账结算管理？2024-04-11 14:43:48
图1我们在小企业中发现，由于没有合适的ERP系统软件，或者即使有，但是缺乏系统的培训，很多员工无法适应软件的使用。毕竟ERP系统是比较“死板”的，而很多小企业，一方面人员配备不够齐全且流动性较为频繁，另一方面员工的工作经验也不够丰富，在很多情况下完全无法适应ERP软件。
有些人宁愿使用更加灵活的office办公软件，但是很多办公软件由于是前人设计留下的。随着企业的不断发展，有些模板显地越来越陈旧，也影响了工作效率，为此笔者根据实践结合小企业的特点，设计了一套关于采购结算付款方面的模板，让大家扩展自己的思维，设计出一套属于自己的模板。
一、采购岗位和财务岗位对于货款管理关注点不太一样，我们先看一下采购付款单位财务流程：图2：流程图二、应付货款台账图3：工作簿以office 2016为例，我们设计了图3这个工作簿，整个工作簿包含了四张工作表，即：《汇总表》、《明细表》、《采购台账》和《基础信息表》。
（一）基础信息表
图4：基础信息表我们先设计基础信息表，如图4所示，该表需要采购员做好日常维护，一般情况下，供应商很少会经常发生变化，所以平时不会花占用太多时间去维护基础信息，这里我们主要用到的数据是“账期”一列的数据。当然如果有些朋友想做地更细点，也可以在表格后面加入其它信息，比如对账联系人、电话、地址等等。
（二）采购台账图5：采购台账采购台账是需要采购员经常维护的一个工作表，采购入库的数据信息，如果有进销存系统的，可以从系统里导出数据，粘贴在此处。
我们着重说一下里面最后三列内容，因为考虑到由于种种原因，比如入库单价填写错误，或者部分退货原因，导致结算数量和入库数量不一致，或者结算金额和订单金额不一致，笔者设计了这三列。同时，发票号码一旦填入，也就说明了和对方对账完毕，该行的数据有结算或者部分结算。朋友们也可以在这个表后面再加上一列“未结算数量”，会更细致一点。
（三）明细表图6明细表是关于收到发票和申请付款的明细，由于采购人员申请付款后，接下来付款事项已经移交给了财务部门，个人觉得不必要对此再进行整个跟踪管理，只需要有用到时再和财务人员沟通，比如供应商打电话咨询货款未到，而采购已经早已提交了付款申请流程，那么这个时候采购就应该和财务人员及时沟通，查明是哪一个环节出现问题。
因此，在设计模板时，笔者没有加入付款金额，只是加了一列“申请付款时间”，这列有数据，就说明已经提交申请。
如图所示，报表分为手工填列区域和公式区域，下面我们着重举例说明一下公式区域：
1.E列账期（天数），主要的数据来源就是基础信息表中C列的数据，利用VLOOKUP公式，进行查询到的，由于明细表第一列“供应商简称”不固定，因此我们设计这个公式来获取数据。
以E4为例，公式为=VLOOKUP(A:A,基础信息表！A:C,3,0)，我们以图形的形式解释一下：
图7：VLOOKUP公式2.F列票到付款日期，公式比较简单，就是发票日期+账期（天数），在excel里，日期也是可以加减的。
3.G列超期天数，是用了一个if函数，我们先看一下if函数的用法：
=IF(测试条件，结果1，结果2)，意思是说如果符合测试条件，那么就输出结果1，否则就输出结果2，简单吧！
我们用G4单元格为例：=IF(H4="",TODAY()-F4,0)，意思是说，如果H4单元格为空值（空值我们用“”表示），那么就输出TODAY()-F4，否则就输出0。
那么有人要问了TODAY()-F4又是什么？
比如今天是2019年6月15日，你在excel随便找个单元格输入=TODAY()，你发现了什么？对是一串数字43631，那么你选中单元格，点击右键“设置单元格格式”，设置成日期格式，点确定，是不是出现了“2019-06-15”？
明白了吗？=TODAY()表示现在的时间，那么减去F4,就是表示，从现在开始到付款日期还有多少天，如果是大于0，表示已经超期了。
（四）汇总表图8：汇总表汇总表的数据来源是就是《明细表》和《采购台账》，见图8，公式主要是SUMIFS公式：
1.SUMIFS函数是条件求和公式，满足所列示的所有条件才会被汇总求和。
语法：SUMIFS(求和区域， 列1, 条件1,列2, 条件2, ……)
2.B列公式，B4=SUMIFS(采购台账！I:I,采购台账！A:A,汇总表！A4),意思是说，汇总采购台账第I列数据，但是要满足以下条件：采购台账A列的供应商简称要和汇总表中A4是一样的。这个公式只需要满足一个条件即可。
3.C列公式，C4=SUMIFS(采购台账！K:K,采购台账！A:A,汇总表！A4),意思是说，采购台账中A列的数据和汇总表A4数据一样的，全部汇总求和。
4.E列公式，E4=SUMIFS(明细表！D:D,明细表！A:A,汇总表！A4);
F列公式，F4=SUMIFS(明细表!D:D,明细表!A:A,汇总表!A4,明细表!H:H,"*")，这两个公式不再一一说明，可以参考上述公式自己想一下，很简单，有必要提示一下，*属于通配符，“*”意思说有数据，非空值。
5.审核验证公式
所有表格设置完，记得要设置审核验证公式，以免数据汇总错误，我们都还不知道呢。审核公式就是我们将汇总表里的合计数字，和相应的数据来源表里的合计数字相减，看是否有差异，有差异说明上述公式取数有问题，找到原因修正，保证数据的有效性。
朋友们，有空可以自己动手尝试设计一下，可以设计出属于自己的一套模板。
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