前几天，让同事帮忙做了一份表格，登记一下将要参加培训的人员名单。但是结果却令人大跌眼镜，同事不是把部门写错了，就是把员工姓名弄错了。
为此，我觉得有必要说一下，如果使用Excel，如何规避这种情况？
下面是一张登记员工名单的表格，需要将员工姓名和部门名称填入空白表格里，而右边是本公司将要参加培训的部门名称和所有人员名单。那么如何保证这份名单的准确性呢？
答案很简单：按照要求填列，即部门就三个部门，你不能凭空捏造一个部门，或者将“财务部”的名字改成“财物部”。因此，我们就要锁定B2所在的列，只能填入这三个部门。部门锁定了，那么员工就应该在部门范围内，不能说部门填入的是“销售部”，而员工写的是采购部的员工。
下面我们带领大家来解决这个小问题
一、学会【定义名称】
1.找到工具栏【公式】→【定义名称】，分别：定义“部门”（单元格范围是：所有部门名称）、“销售部”、“财务部”和“采购部”（单元格范围分别是各自部门的人员名单）。具体操作步骤如下图所示：
2.定义名称操作完后，就可以看到左边的【名称管理器】，在这里可以看见刚刚所定义的名称，也可以在这里进行新建、编辑和删除名称。
二、学会【数据验证】
1.对部门列B2单元格进行如下设置：选中B2单元格，找到【数据】→【数据验证】，【验证条件】允许“序列”，“来源”填入“=部门”，点击确定即可。这样，点击B2单元格，可以看见右下角多出一个倒三角形。
2.运用同样的方法对C2进行数据验证设置，到最后一步“来源”处填入公式“=INDIRECT(B2)”，这个公式的意思是间接引用B2单元格的内容，由于B2我们设置填入的是部门，也就是说假如B2填入的是销售部，C3就会根据销售部的内容填列。而我们已经将销售部员工的名单定义成了名称“销售部”，因此C3只能选择销售部的员工。具体操作如下：三、定义名称和数据验证这种组合还可以应用在哪些地方？
在一些财务核算不健全的小企业，如果需要做一些费用统计的话，可以使用EXCEL来统计数据。最常用的比如说，可以用来对每月支出的费用进行分类统计。
如上图所示，统计的原理和上面设置公式的原理是一样的，只不过是又在后面加了一列。如果把这些东西理解了，就自然而然会使用这些功能去设置我们想要的表格。而且用公式锁定单元格内容，可以防止有时候直接打字输入出错。在这里的话，如果输入出错，EXCEL会立刻弹出信息，而且不允许输入其他内容。
四、总结正如在前面的文章中所提到的，如果只是单纯地掌握这些函数的用法，而不懂得如何把函数公式和EXCEL最基本的功能组合起来，去应用在我们实际工作中的话。那么即使把EXCEL中400多个函数记地再牢，也不会有太多的实际意义。
我常和身边的同事说，当你使用EXCEL时，你应该觉得它什么都可以做。当你觉得你现在的工作效率有些低的话，肯定会有其他简便的方法，只是你未曾发现而已。当你遇到这些问题时，可以充分利用我们现有的网络去寻找合适的方法，现在基本上网上的教程是非常完善的，相信可以帮助大家解决很多问题。