为什么有些人做的报表清楚且美观，效率非常快。领导需要数据，一个电话过来，都不用挂就能立刻收到准确数据。而有些人，领导要查个东西，半天才能把数据算出来，效率很低。
我们要明白，Excel的工作步骤是：数据录入或者导入→数据处理→数据分析。
因此，在我看来，Excel报表常常设计的规范模式是2+X的形式，即1张明细表（数据源），1张属性表，多张汇总表。下面我们具体看一下设计报表的流程。一、确定目标报表
中国有句古语叫“有的放矢”，比喻说话或做事有明确的目的，有针对性。那么做报表也一样，要和报表使用者充分沟通好，需要哪些内容以及对报表的格式有什么要求。当然在这个过程中，我们也不能一味地只是听，在对方说完后，我们要适当提出一些自己的建议，以免对方一时没有考虑周全，过后花费更多时间去修改报表。
1.报表的内容
报表的内容涉及到哪些项目数据，这个是核心的内容。比如领导需要销售报表，关注最多的肯定是销售金额，销售量，销售的产品，客户等等数据。如果有模糊的地方，我们要及时提出来，消除我们的疑虑，比如产品需要统计到哪一类？我们也可以向对方提出，是否增加一个"数量"字段。
2.报表的格式
一般在设计报表的时候，我都先和对方说，格式我先来设计，需要调整再和我沟通。我也遇见过这样的领导，他会事先把格式用铅笔画出来，让我去设计。那么这样子就更好了，说明他有经过长时间的考虑。二、建立数据源
数据源就是我们常说的明细表，经常使用Excel数据做报表的朋友们都知道，做报表大部分时间不是花费在数据分析上，而是浪费在数据整理上。
数据源主要有两种来源：一种是手工直接填列；另一种是ERP系统或者供应链系统导出的Excel数据。前者错误的概率很高，后者已经通过软件系统规范，一般出错的概率较低。
对于手工录入的表格常常存在以下缺陷：
1.存在标题
明细表是数据源，是自己看的数据，没有必要去添加标题，更严重的是很多人习惯于在添加标题的同时去合并单元格。这个在后面引用表格里面的内容时，会造成很大的不便。实在想添加标题的话也可以，但请不要去合并单元格。
2.字段不规范
①如上表第一列"日期"字段不规范，否则软件会自动修正为【日期格式】，同时单元格里面的内容会自动右对齐。上述第一列左对齐的都是不规范的日期格式，被Excel软件认为是文本格式。在Excel中，文本格式在默认状态下都是左对齐。正确输入日期格式，只要掌握一点，数字中间的连接符要就用“/”，或者用“-”，但是千万别用“.”。
②其他文本类型字段不规范，有些人在输入一些专门的字段时，如上表第二列，有时候输入“南京”，有时输成"南京市"，其实是同一个字段。但是计算机是不会自动识别的，除非你设置公式的时候，为了以防万一，把“南京”，“南京市”，“江苏省会”，“金陵”，“健康”，"建邺”等都考虑进去。不过那样的话，公式也太复杂了。
3.合并单元格
合并单元格，会造成公式引用不便，尤其是引用某一列的时候，就会默认引用到整张表。今后在我们使用公式的时候就会发现这个问题。
4.有合计行
不建议用合计行，合计是汇总表该做的事情，而不是明细表该做的。
三、认识字段属性
字段的属性很重要，学会利用字段的属性，可以变被动为主动，降低出错的概率。
比如对于上述字段不规范的问题，如果城市名称只有“南京”、“合肥”、“广州”和“厦门”。那么为了防止你乱输或者无意中输错，我就主动给表格设置成这样：你只能填入这四个字段，而且可以勾选。如下图。再举个例子，比如手机号码这个字段是11位数字，工作表定义11位就好了。你输入的数字不是11个就不能保存，这种方法虽然不能够完全避免录入人录错，但是可以降低错误率。
因此，对于字段属性较少的，可以直接输入在【数据验证】→【数据有效性】里。而对于字段较多的，比如有些公司客户非常多，那么“客户”这个字段，就可以整合在【属性表】里。同时，“客户”这个字段也有若干个属性，比如“客户简称”、“客户全称”，“业务员”，“区域”，“国内贸易”，“国际贸易”等等。把这些属性单独建立一张工作表，那么就是客户信息表，对于我们日后的统计汇总非常方便。
四、自动生成报表
数据都处理完后，接下来就是数据分析。数据分析的基础是分类汇总的内容，从单个明细表我们看不到整体。数据的汇总分类有以下两种方法。
1.利用数据透视表
数据透视表很好做，但是表格格式不好看，我本人不是很喜欢用数据透视表。
2.填充函数公式
我更喜欢用函数公式的方法，把报表给做出来。尤其是内容不会经常发生变化的报表。这样的做法可以一劳永逸，主要需要使用的函数是SUMIFS函数，IF公式等。报表制作很简单，公式用条件函数SUMIFS等去汇总就可以了。五、小编总结
报表的制作无非就是，一方面减少手工输入，这样子能够降低错误。二是要有效率，汇总报表要能够自动生成，这个也要求我们在设计报表的时候要考虑全面点。第三，在美观性方面，一般内部使用报表，得体就好，不必过渡追求美观，可以适当增加一些图标，便于报表使用者更直观地理解报表。