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在分类汇总之前，必须先对数据排序

本文依次介绍：（1）创建各类分类汇总；（2）分级显示分类汇总结果；（3）分页打印分类汇总结果；（4）删除分类汇总。

本文示例使用的原始数据如下图所示：

创建分类汇总

多级分类汇总。

1、按照单个字段分类汇总

计算每个月的销售总额，即按“月份”对销售额汇总，效果如下图所示。

首先数据按照“月份”排序，然后单击【数据】-【分类汇总】，打开分类汇总对话框。

（1）【分类字段】选择“月份”；

（2）【汇总方式】选择“求和”；

（3）【选定汇总项】勾选“销售额”。

单击确定。

2、分类汇总多个字段

计算每个月的销量和销售额之和，效果如下图所示：

数据按照月份排序后，单击【数据】-【分类汇总】。【分类字段】选择“月份”；【汇总方式】选择“求和”；【选定汇总项】勾选“销量”和“销售额”两项。单击确定。

3、多种统计方式的分类汇总

统计每个月的销售总额和最大销售额，效果如下图所示。

第一步：先按“月份”对数据排序，然后打开【分类汇总】对话框，【分类字段】选择“月份”；【汇总方式】选择“求和”；【选定汇总项】选择“销售额”。

；【选定汇总项】选择“销售额”。注意一定要取消勾选“替换当前分类汇总”，否则第一步设置的分类汇总就会被第二步的分类汇总替换。

除了求和、求最大值，还可以选择求最小值、平均值、计数等汇总方式。

4、多级分类汇总

计算每个月的销售总额，并计算当月每个负责人的销售总额，效果如下图所示：

第一步：首先按照月份、负责人对数据排序。单击【数据】-【排序】，打开【排序】对话框。【主要关键字】选择“月份”。单击【添加条件】，增加【次要关键字】排序。【次要关键字】选择“负责人”。选择按升序或降序排序。

排序结果如下图所示：

第二步：创建第一级分类汇总。打开【分类汇总】对话框，【分类字段】选择“月份”。

注意一定要取消勾选“替换当前分类汇总”。

分级显示分类汇总

对数据进行分类汇总后，在行号的左侧会出现“1、2、3”等数字分级显示按钮，以及“+”、“-”分级显示按钮。

对于数字分级显示按钮，“1”的级别最高，数字越大，级别越低。级别越高，显示的数据越少。

单击数字“1”，仅显示“总计”。

单击数字“2”，显示每月小计和总计。

单击数字“3”，除了显示汇总数外，还显示所有明细数据。

“-”表示展开明细数据。

分页显示分类汇总

在实际工作中，对数据进行分类汇总后，可能需要将汇总结果按分类字段分页打印出来。

在【分类汇总】对话框中勾选“每组数据分页”，即可在打印时分组打印。

按<Ctrl+P>进行打印预览。

第一页：

第二页：

打印的第二页缺少字段标题，可以在【页面设置】对话框的【工作表】选项卡下，设置打印“顶端标题行”。

再次按<Ctrl+P>打印预览，第二页就会显示字段标题。

如果不希望在打印的第二页出现“总计”行，可以先将“总计”行隐藏后，再打印。

删除分类汇总

当不需要显示分类汇总信息时，可以将分类汇总从工作表中删除。打开【分类汇总】对话框，单击【全部删除】。

删除分类汇总只是将分类汇总行删除，原来的明细数据仍然保留。

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