时间管理——自律才有自由
你有没有过这种感觉，无所事事地玩乐好几天，或者长时间地追剧，追网络长篇小说后，你的内心会隐隐觉得不安，甚至产生懊恼的情绪。
按理说，你明明是在玩，应该觉得很开心啊，为什么事实并非如此呢？
原来，我们脑中的“自我”其实是由两部分组成的：一个叫作“享乐小人”，享乐小人主要由皮质下的原始大脑组成，它反应迅速、充满动力，但渴望立刻享受，缺乏规划和理智。享乐小人喜欢的是最原始的本能——吃喝玩乐；而另一个叫作“自律小人”，主要是前脑皮质，它反应比较慢、能量一般，但充满规划和理智，能够延迟满足，会追求更高层级的快乐，比如获得成就、被人尊重等。
这样说，相信你已经明白了，享乐小人会享受当下的玩乐，而自律小人却会不满于不上进的自己。这些都是你的“自我”。关键是——你怎么选？
显而易见，沉溺于短期享乐是无法带来成就和别人的尊重的，所以，如果你想过一个丰富有意义的人生，你需要给本身力量不是很大的自律小人注入强心剂，才能帮助它更好地指引你的行动。
而时间管理，就是这样一种能力，它可以帮你实现理想，让你更加自由。
时间管理最大的敌人其实就是不管理。很多人尝试过各种时间管理方法，但是坚持不下去，所以也感受不到任何好处。
本堂课的方法非常简单：三张清单，一个倒计时钟，再加一个记录表，就能帮助你方便、快捷地完成时间管理。
欢迎来到培养你的逻辑脑之第三课——时间管理。
本堂课借鉴了《番茄工作法图解》《博恩·崔西的时间管理课》《巅峰表现》《卓有成效的管理者》《每天最重要的2小时》等时间管理领域的经典书籍，以及线下时间管理培训课程，我将之统合为“时间管理三部曲”：
第一部：三张清单，让梦想落地
第二部：一个时钟，促效率翻倍
第三部：一张表格，使改变发生
时间管理，会让未来的你感谢现在努力的自己。
第一节 三张清单，让梦想落地
从管理学上讲，计划指的是“确定组织未来发展目标以及实现目标的方式”；对个人而言也是一样的——计划是“确定自己的目标以及实现目标的方式”。
计划有三个基本功能：明确目标、规划目标实现方式以及备忘。
明确而清晰的目标给你带来自驱力和行动力。当一个人脑中有着清晰的目标时，他往往表现出更多的自律——“我想这样做，是因为……”
而当一个人脑中目标模糊时，往往表现出更多的享乐倾向——不管这么多了，享受现在就好。
在现今的职业生涯中，动力变得越来越重要——懂得自我激励的人比同辈人收入更高，幸福感更强。而计划，就是一种极好的自我激励方式。
规划实现目标的方式能帮助你在执行的时候明晰方向，全情投入。伟大的理想需要伟大的执行，而执行的第一步，就是对目标的实现方式进行具体落地的思考。
如果没有这一步，也许你会发出这样的感叹：我今年的目标，就是搞定去年那些原定于前年要完成的计划……
备忘，其实是计划非常重要的一个功能。大脑的天然属性决定了它是CPU，不是硬盘。储存记忆不是大脑的强项，让我们的大脑同时记住3~4件事，并进行判断是容易的。而一旦超过了这个数字，大脑的运转速度就会变慢，记忆就容易产生混乱。
所以，利用好的计划工具让外脑完成储存功能，让大脑更好地思考，才是高效的做法。
虽然计划有着种种好处，但我在线下授课的时候也会有学员反馈说，做计划太麻烦，而且会花去很多时间；有些人虽然按照公司要求做了计划，但总觉得计划赶不上变化，还担心计划会束缚自己的创造力。
其实，这不是计划没用，而是计划的方式出了问题。
不够好的计划往往会有五个不明确：
不明确任务目的——别人想让我做这件事，但对我有什么好处？
不明确优先级排序——一堆事情摆在那里，先做什么，后做什么？
不明确行动项目——这个任务太庞大，该从哪里开始呢？
不明确预期指标——到底应该做到什么程度？
不明确反馈渠道——我做了以后，应该交给谁呢？
这么多的不明确，计划自然难以发挥作用。所以，计划失灵时，我们应该做的不是不在计划，而是学习科学的计划方法。
年度梦想清单：找到你的内驱力
自主感是激励人类行为不可或缺的因素。科学家发现，如果是自己决定为什么要做某件事，我们就能排除困难，达成目标。这就是年度梦想清单的意义——帮你找到内驱力。
自由书写法：写下理想中的你自己和人生状态。
你可以问自己这些问题：
1．如果用形容词描述理想中的你，会是怎样的呢？
美丽优雅，受人敬重，才华横溢，家庭美满？
2．那时候的你，会拥有什么呢？
家庭如何？事业如何？外貌如何？收入如何？
3．你将从事的领域，你会拥有怎样的成绩？
4．取得了哪些资格证书，去过哪些国家？
5．做了哪些让你想起来就觉得特别美好的事情？
给自己留出特定的时间，好好想一下理想中自己的样子，想得越具体越好，画面感越强烈越好——这些美好的画面将会成为你强大的驱动力。
说到这里，我想向大家介绍我的学员——肖律诗。
我们认识已经有十多年了，他有个很大的特点——喜欢立目标，并且立完以后会广而告之，恨不得让全世界都知道他的下一个目标是什么。最为神奇的是，他最后总能实现这些并不容易完成（甚至看起来遥不可及）的目标。
比如，他在大一参加法学院模拟法庭时，就告知了老师和同学们自己的目标——要开一家律师事务所。
毕业那年，他以全市第一名的成绩通过了司法考试，终于成为一名律师。今年年初，他的律师事务所真的开起来了。
再比如，他很喜欢金庸小说，于是三年前在金迷群里告诉大家，说要写《射雕英雄传》的前传。随后，他在知乎网上连载了这部小说的提纲，结果很快就火了。金庸先生在大陆地区唯一的版权公司也已经开始联系他，希望吸纳他成为该公司新媒体的签约作者。
前年春节，他看《中国诗词大会》第二季时，发了个朋友圈，说他明年一定要参加这个节目。结果，去年的七夕节，他真的拿到了《中国诗词大会》特别节目百人团的邀请函……
肖律诗到底是怎么完成这些看起来并不容易，甚至有点不可思议的目标的呢？
他告诉我，他会写下自己的“梦想清单”，找到自己的内驱力。而他之所以喜欢立目标，并且告诉其他人，就是为了在懈怠的时候警醒自己：“嘿，你的目标可是人尽皆知的哦，支持你的人在等你的成功，讨厌你的人在等着看你的笑话哦。”
有了这些想象做基础，你可以进行第二个思考——为了成为理想中的样子，我的年度梦想清单是什么？
写出你的年度梦想清单吧！
没错，只把今年的写下来就可以了。其实，对大多数人来说，对未来的感受是比较模糊的。我们很难预料五年后、十年后的自己到底在做什么。
所以，我们只需要好好想想今年的梦想清单就好了。然后，清晰地列出今年计划完成的目标。
如果是和职场相关的目标，就把它当作给未来的简历做准备。想一下今年完成的某件事情，如果会让你特别骄傲地把它写在简历上，那么，它就是个好目标。
不过要记得，清单中不要单单只有工作。
1938年，哈佛大学教授阿列·博克做了一项名为“格兰特”的著名研究：他追踪268位青少年的成长过程，只为求得一个问题的答案：什么样的人，最可能成为人生赢家？
研究结果表明，想要成为人生赢家，必须“十项全能”！这十项标准中，有2项跟收入有关，4项和身心健康有关，4项与情感有关。
所以，做年度清单时，记得思考下你的健康、家庭、爱情、休闲、成长、朋友……
卓越而不失衡的人生才是值得我们拥有的幸福人生，也是我们进行时间管理要实现的最终目标。
每年年初，写下自己的年度梦想清单。你可以把它写在本子上，也可以记在电脑里、手机上，这是你制定月度项目清单的灯塔，也是你动力的源泉。
当然，本书的大部分读者恰恰处于20～30岁的年龄段。这时候，事业会是一个非常重要的维度。所以，本书的时间管理方法也会更加聚焦于职场，让你在工作中卓有成效，成就斐然。
月度项目清单：让梦想落地
对于持续、重复性的工作，如果每天变化都不大，或者是几分钟就能够完成的小任务，其实不需要花时间做计划。如果我们的工作中充斥的都是这些持续的、重复的、被动的、简单的工作，真的很难实现真正的职场进阶。
我们需要一个个的职业成果，而这些成果往往是比较复杂、时间线比较长的，比如，“考取行业的某个资格证书”“1个月时间，完成某项目的市场调研及可行性研究报告”……对于这些目标任务，科学的计划就非常重要了。
所以，真正让梦想逐步落地的，其实是——月度项目清单。
正如世界闻名的企业家稻盛和夫所说：“人不应该设置太长周期的目标，以今天的努力看清明天，以今年的努力看清明年。最开始做时间管理，我们真正的计划周期以月度为单位就可以了。从自己的现实情况出发，由近及远逐步完成。”
使用思维导图制作月度项目清单
第一步，思考你生活中最重要的几个维度（每个人都是不一样的，你可以从事业、家庭、健康等角度思考）。
以我个人为例，在事业板块，由于我本身就承担了创业者、培训师和作者三个身份，每个身份都有重要的项目需要完成。所以，我把三者单独分拆了出来；对于工作相对简单的同学，可以直接用“事业”这个维度来概括。
第二步：思考在各个维度下，具体着力的方向。
例如，我本身的培训师工作，会分为企业培训、MBA培训以及喜马拉雅主播三个不同的方向。
第三步：参考年度清单，思考本月要完成的具体项目，这些项目应该是概括性的、成果性的。
第四步：对每个项目进行拆分，分解到天，对于没有明确时间节点的项目，要规定好Deadline（截止日期）。
同时，我们可以使用思维导图工具自带的进度管理工具，加入进度管理小圆圈，做完打钩，这样会有成就感！
例如，我每天的音频栏目的制作是没有人监督的，所以，我一定要自己设置监督机制：具体录多少期，什么时候录制……都要提前思考好。如果没有提前计划，这种无人监督的项目很容易搁浅。
月度项目清单的5个基本原则
1．一定要加上截止日期；
2．项目拆分尽量做到不重复、不遗漏；
3．对于没有人监督，自己又特别想要完成的项目，最好把截止日期告诉别人，或者把自己的计划发到朋友圈，让公众的力量来监督自己；
4．月度计划阶段不宜过细，分解到天就可以了；
5．做每个项目规划的时候，花时间想一想：自己要做什么？要做的这件事和年度目标的关系是什么？
尽管我们不能把工作任务的每件事情都变成自己的爱好，但科学原理告诉我们，如果花时间想一想自己为什么要做这件事，这件事和自己的关系在哪里，做好了对自己的好处……我们就更有可能办成这件事。
月清单在刚开始做的时候不必要求尽善尽美，在过程中只要灵活调整，做完打钩就好。这样，到了月底，一张计划清单就会变成总结清单，会带给你满满的成就感。
当日行动清单：千里之行，始于足下
“生命的价值不在于活了多少天，而在于我们如何使用每一个平凡的日子！”
在某种程度上，如何过一天就是如何过一生。每天用几分钟的时间，做一个当日行动清单，就能够提高一天的效率，增加愉悦感。
当日行动清单就是你这一天的任务清单。一个好的任务清单，不仅不会让你感觉过于疲惫，还会让你的工作成效显著。你可以给自己准备一个日程本（手账本），也可以就从一张纸一支笔做起。
当日行动清单有两个核心目的：做规划+排列优先级。一日之计在于晨，做规划和排列优先级都是很消耗能量的，不太适合下午做。所以，列出当日行动清单，可以是你每天上班所做的第一件事情。
你需要：
思考今天要完成的重要任务，不超过三个。
我们的大脑喜欢赢得小胜，但是，即使是小人物做得再多，也抵不上一项重要任务带给人的成就感。所以，在做计划的时候，我们先要认真思考今天的重要成果是什么。
要注意，重要任务不要超过三个——你想做的事情越多，完成的可能性就越小。同时，你的任务要有具体可衡量的工作成果。
例如，完成可行性研究报告的财务分析测算，完成月度工作总结汇报的撰写……
找到一天中状态最好，不受干扰的时间，专心处理重要任务
我们每天不同时间段的能量是不一样的，你要找到自己的高能量时段，专心处理重要任务。
时间管理大师博恩·崔西曾提过一个“大青蛙理论”：如果你每天早上做的第一件事就是吃掉一只活青蛙的话，那么你就会欣喜地发现，这一天里再没有什么比这个更糟糕的事情了。
“青蛙”代表的是那些极具挑战性，做了就能带来很大价值的事情，也就是我们刚刚规划出的大人物。由于它们往往比较复杂和困难，我们总会倾向于拖延和回避。
但是，博恩·崔西告诉我们，早晨第一件事情如果安排为“吃青蛙”，也就是完成有挑战的任务，那接下来的一整天都会非常愉快。
安排出“志愿者时间”，专门处理琐事
把琐事放在一个区域，安排一个时间段集中处理，不要让琐事处理和大任务执行交叉进行。
经过这样的梳理，我们就有了一张当日行动清单。
推荐给各位读者一款非常好用的手机APP——滴答清单。你可以把它当作你的当日行动清单工具。
每天早晨，打开滴答清单，把当日最重要的三件事写进去——软件自带了优先级排列、定时提醒等一系列功能，能够帮助你更高效地管理时间。
克服拖延
即使拥有了一张完美的当日行动清单，你可能偶尔也会和我一样，遇到这样的困扰：这个任务真的好难，做起来好累，明明知道它真的很重要，依然很不想开始，写在清单上好久了，就是不想做……这些话语不断地在你的脑海中回想，以至于一些重要的工作始终难以开展。
其实，作为一名培训师，比起声情并茂地表达，写作并不是我的强项，每每想到要写文章，我的心里其实都是抵触的。这时，有三个很有用的方法帮助我进入写作状态，你也可以试试看——
第一，把“以完成任务为标准”改为以工作时长为标准
不明确要求自己今天要写多少字，而是告诉自己，我今天只要坐在那里，写2个小时，无论写了多少，今天的任务就算完成了。调整为这样的心态后，对写作的抵触好像就没那么严重了。而且一旦真的开始写，就会发现这件事并没有想象中的那么困难。
第二，把任务拆分为细致的“下一步行动”
有时，拖延的原因是任务太大了，不知道该从哪里入手。这时，你可以做的事就是把任务进行适度拆分。
依然以写书为例，如果当日行动清单上写的是——完成时间管理章节的写作，我可能真的会无从下手。所以，我把这件事拆分为：
① 制作时间管理章节核心知识点思维导图；
② 查阅资料，为每个知识点补充案例；
③ 把思维导图转换为Word版本的文字描述。
拆分为三步之后，再聚焦到第一步——制作时间管理章节核心知识点思维导图。
如果还无从下手，可以再进行拆分：
a． 调出之前“时间管理道法术”思维导图；
b．在原有导图基础上，根据书籍受众进行调整。
拆分之后，思路马上清晰了很多，任务也简单了很多，自然就不会拖延了。
第三，重要不紧急的任务，一定要设置Deadline，并找人监督
在时间管理中，任务分为四个象限——重要又紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急。这其中，对于重要又紧急、不重要但紧急的任务，我们往往是不会拖延的，因为“紧急”本身就会让我们开始行动。如果不行动，就会有比较严重的后果。
我们拖延的，往往是那些重要不紧急的任务，比如学习提升、强身健体、与同事间的情感沟通，等等。这些任务如果不做，也许会在后期产生严重后果。比如，发现自己能力跟不上工作的要求、身体健康出了状况、和同事关系不好导致工作推进困难等，等到事到临头再抱佛脚，往往就来不及了。
所以，对于重要而不紧急的事情，我们要主动把它变成重要又紧急的事情。怎么做呢？你可以给自己设置Deadline，设置奖惩机制，并且找人监督或者公之于众。
比如，做培训师需要阅读大量的书籍，但我会担心自己有时犯懒不读书。于是，我的解决方案是——在喜马拉雅FM开设一档《每天听本书》栏目，每天对一本书进行解读，并宣布自己要做100期，还请身边的人来监督。
不知不觉间，这档节目的关注人数已经有数千人了。而目标立下后，哪怕是为了面子，我也要坚持做下来。有时候，下班回家已是凌晨时分了，我也要坚持把节目录制完。
通过这个方式，那些原本重要不紧急的事情就变成了重要又紧急的事情。而我自己也在完成任务的过程中得到了巨大的收获。
我的朋友Cindy一直想健身，但是总坚持不下来。后来，她加入了MBA组织的沙漠挑战赛。从此，她每天跟着团员们训练打卡。因为有了明确的目标、截止时间和监督机制，她完全像变了一个人，哪怕出差都不忘出去跑3公里打卡。从最初跑1公里都气喘吁吁，到3公里完全达标，她只用了一个多月的时间。
你也可以思考下，你是否也有什么重要不紧急的任务一直想做，却一直没时间做？有什么方式可以把它变成重要又紧急的任务呢？
第二节 一个时钟，促效率翻倍
一个当日行动清单，为我们开启了美好的一天。
你会发现，有些人用一张清单很好地管理了自己的时间。但大多数人的时间安排却不断被打断——计划永远赶不上变化。特别是在互联网时代，电脑弹窗、手机信息、微信提示……精彩的、无聊的讯息层出不穷，不断地吸引着、分散着我们的注意力。
所以，提升效率，让好的计划变为现实，就成了很多人的当务之急。
工作效率低？试试一次只做一件事
美国的一项研究显示，员工在办公室上班时，大约每3分钟就会被打断一次工作。这份研究还表明，人们的电脑屏幕同时开启的窗口平均为8个。
信息时代，我们生活在关注度不足的文化里，我们要面对来自电视、收音机、手机、视频游戏以及网络的各种信息。工作节奏频繁地中断，重复的活动，迫近的期限……常使我们力不从心。而那些真正想要你出色地去完成的工作，最需要的恰恰就是“专注力”——要激发出自己的最佳状态才行。
研究表明，同时开展多个工作会有损工作效率——也就是说，一心多用会延长我们的实际工作时间。
美国麻省理工学院的神经学家厄尔·米勒的相关实验研究也同样证实了：相比循序渐进地做事，同时做两件或者多件事需要付出更多的脑力。
当实验参与者们同时处理不同工作时，米勒对其进行了脑部扫描，他发现即使在他们面前有很多看得见的物体，但也只有1~2件会引起大脑的反应。
这就表明，我们实际上只能集中精力同时做1~2件事。
特别说明，多个工作指的是都会使用脑力的工作，例如，作报告和回复信息。但如果一项任务的完成主要依靠的是几乎不需要思考的体力活，那么，完成这件事的同时做别的事也是可以实现的。
对于同样耗费脑力的任务来讲，同时做两项任务的人比先后依次完成两项相同任务的人所花费的时间要多30%，并且前者的错误率是后者的两倍。这个发现已经被科学家们反复地验证了。
同时，如果我们在进行一些用脑较多的工作时，被突然插进的消息打断，可能要花十几分钟才能够重新厘清思路。如果用每次分心的损失乘以平均每天被打断的次数，你就会知道我们每天有多少时间被这样悄无声息地浪费掉了。
给任务分批
那么，“高效的、理想的一天”应该是什么样的呢？
研究表明，能够缩短工作时长，不那么费时费力的好方法就是给任务分类：把类似的任务放在一组。
其实这个工作我们在规划当日行动清单的时候就提过，把一些琐碎的任务安排在专门的志愿者时间里集中处理，而不是让它们混在“大青蛙任务”中。这样，我们就能够在不同任务切换的时候，节约大量的时间和精力。
与此同时，将“大青蛙任务”拆分成不同的工作内容，也会让我们的效率更高。比如，培训师开发一门课程，包括资料收集、思路梳理、制作课纲、制作PPT等多个步骤。资料搜集要让大脑完全开放，收集更多的信息；思路梳理靠的是逻辑思维，主要是理解能力；之后还要思考用户需求，匹配相应的知识点，并思考不同知识点的呈现方式……
如果最初就把PPT打开，希望自己能够一步到位地完成PPT制作，其效率反而会很低；而专心做好收集、理解、思考的工作后再制作PPT，就游刃有余了。
如果你想将任务按照类型进行分类，那么，可以分为哪些类呢？以下这些分类方式可以供我们参考：
1．深度思考或创意工作
2．回复邮件或信息
3．阅读和研究、学习工作
4．与他人沟通
5．志愿者项目
关于最后一类，其实是一个巧妙的办法。志愿者项目的提法来自《单核工作法》这本书。你既然是做志愿者，自然要对任务不那么挑剔才行。你可以把你不太想做的事情放进去，告诉自己说：“我现在就是个志愿者，专门为他人服务。”这样心情就会好很多。
找到自己的高能量时间
看看你的日程安排，找到不容易被打扰的时间段，专门用来执行“大青蛙任务”。还要试试，在什么时间段内做什么任务效率最高。没有必要迷信一天只有某个时间段适合做某一类任务。
时间管理是个极其个性化的技能，你可能是早起一族，或者是个夜猫子，无论你有哪种习惯，都需要找到你的“最佳状态时间段”，尽可能不受打扰地处理最复杂的“大青蛙”任务。
你真的想有所成就？那就让自己对那件事有足够的渴望
无论再怎么规划，其实“大青蛙任务”依然是最大的挑战。特别是一些没有具体时间限制的“大青蛙任务”，例如考证、学习、充电等。
我做在职研究生培训时，接触到大量工作后选择继续深造的同学，我发现，在基础相差不大的情况下，一个人是否能成功考取，与其对这件事是否有足够的渴望关系极其密切。
一旦这个学生发自内心地对考研有足够的渴望，那么，他就会主动安排出时间学习，无论工作再忙，都能够保证学习任务的完成。
话说回来，忙从来都是相对的，你觉得你太忙而没有时间做一件事，其内在的逻辑多半是——这件事情还不够重要。
一旦一件事情成为你的第一优先级，那么，就不存在“忙”这回事了。我建议，每年我们都应该有一个这样的“第一优先级事件”，比如学历提升、取得行业资格证书、精通一项技能等——不用太多，一个就够了。
重要的事情一年完成一个就够了。成功是成功之母，完成一个个的大人物，会给你带来持续的自信，让你相信自己可以更加优秀，这是我作为考研培训是亲眼见证的。
神奇的倒计时钟
倒计时钟是一个非常奇妙的工具，它不但是行动触发器，也是专注保护仪，还是休息提醒钟。
倒计时钟是时间管理的好工具。对于拖延的人，它可以帮我们快速启动；对于勤奋的人，它可以帮我们张弛有度地应对工作和生活。
建议你直接买一个轻便的倒计时钟（网购直接搜索倒计时钟、番茄钟均可），而不是使用手机计时，因为手机本身就很容易让我们分心。
接下来，我们说说倒计时钟怎么用。
行动触发器
很多时候，启动工作比推进工作要困难，特别是对于比较有挑战的“大青蛙任务”。就像骑自行车一样，最开始其实是最困难的。《深度工作》一书告诉我们，如果在工作生活中加入特别设计的惯例和固定程序，就能够令进入高度专注状态时消耗的意志力最小化。
那么，什么是特别设计的固定程序呢？有的时间管理老师会告诉你，在心里对自己说：“3、2、1，发射”——这是个蛮有趣的方式，使得启动倒计时钟更加可视化。
我们也可以这么做：对照当日行动清单，选取行动任务，预估工作时间，启动倒计时钟，开始专注工作。
一个启动倒计时钟的动作，接着深度认真地工作，长此以往，养成习惯，大脑就会把“启动倒计时钟”和“专注工作”连接起来，让我们快速进入专注的工作状态。
同时，通过这样的方法，我们把以往对时间的概念转化为一个时间单元。而通过工具“设定提醒”的方式，也大大减轻了由于时间的流逝导致的紧张情绪。
专注保护仪
大多数人都不太习惯一次只专注做一件事情，所以，你一开始可能会觉得有点难。这个时候，一个倒计时钟会是很好的专注保护仪。你可以从坚持25分钟开始，你会发现，随着倒计时钟一分一秒地过去，时间会流逝得非常快。
随着专注能力的提升，逐渐提升为50分钟，甚至更长。
有研究证明，人从觉醒状态转变为筋疲力尽状态的时间是90分钟，这期间的注意力是呈倒U形的状态，注意力一开始随着时间而增强，达到一定值后开始下降。如果在90分钟后没有得到很好的休息，注意力就会降低，容易出错。久而久之，人的思维能力、记忆力等都会下降，导致工作效率降低。
因此，我们需要在注意力开始下降之前进行休息，让大脑得到有效放松，以良好的状态进入下一阶段的工作。
时间管理是非常个性化的事，每个人能够保持专注的时间都不同，所以要根据自己的情况灵活调整。
刚开始，你可以工作25分钟，休息5分钟，再工作25分钟，休息……这是个比较科学的节律。待专注力增强后，可以采用工作50分钟、休息10分钟的节律。
休息提醒钟
有时候，我们一旦沉浸到工作中，很可能会忘记休息。这时候，倒计时钟就是我们的休息提醒钟。
休息之于大脑，就像维生素D之于身体一样不可或缺，有节律的休息会为我们迅速补充能量。
休息时，尽可能不要想工作的事情，要离开工作，做一些不消耗能量的事情。比如看电影、看书、玩手机这种消耗精力的活动，其实都不叫休息，它们只会让你更累。
而且，动起来比不动好，哪怕散步5分钟，都会有很好的效果。谨记，保持好的“工作—休息”的节律，会让你一天都感觉精力充沛。
休息时，还有件重要的事情要做，那就是评估一下，接下来的时间里哪件事情的优先级是最高的。这是因为，我们早晨制定的当日行动清单可能会由于白天发生的种种情况而变化，所以，每一个休息的间歇，就可以做一个评估，始终保证要事优先。
应对打断的四种方式
看到这里，不知道聪明的你有没有发现，我们在这个章节中所谈到的方法都有一个核心目的，就是帮你更加专注地工作。
因为，专注产生高效。而专注最大的敌人，其实就是“打断”。比如，明明你在25分钟倒计时中想要专注地做点事情，却被各种各样的事情打断，让设定的计划泡汤。
所以，想要保持专注，我们一定要学会如何应对“打断”。
线下培训的时候，我会让学员讨论日常被打断的情况。这些情况一般有以下几种：电脑或手机的各种提醒消息，临时安排的会议，同事临时找你帮忙或者讨论工作，自己突然想到有紧急的事情要处理，突如其来的绝妙灵感……
头脑内部念头多，头脑外部信息多，这些干扰就决定了我们很难“活在当下”，也很难专注地去做目前自己手头上的重要事务。
接下来，我将分享一些如何“应对被打断”的措施，让大脑有限的注意力集中在当下最重要的事情上。
第一种：关闭提醒
在你进行重要任务的时候，一定要把通信工具关掉，特别是微信的群聊提醒，一定要关闭！等休息时再去查看。不然，层出不穷的提示声会成为你最大的困扰。
手机上的通知功能一定要谨慎使用，绝大部分软件都会开启消息提醒——包括很多电脑软件自带的广告弹窗等，这些都是分散你注意力的因素。你可以设置禁止弹窗或消息弹出。
第二种：把手机锁起来
对很多人来说，仅仅关闭提醒是不够的，因为总会忍不住拿起来看看有没有新的消息。我一般采取的方法是直接把手机“锁起来”。其实，很多APP有这样的功能，比如安卓的“远离手机”，苹果的“Forest”，都是帮助你远离手机干扰的工具。
当你知道手机已经被锁起来不能用了，就不会总想去看看有没有新信息了。
你可能会问，如果有重要的信息错过了怎么办？对于这种情况，我建议你提前与同事或家人沟通好，告诉他们你有时会进入深度工作时间，不一定会及时回复信息，他们可以给你留言，等你的工作告一段落后一定会处理。如果事情比较紧急，就直接给你打电话，电话你还是接得到的。
如此，你会发现，90%的事情其实都没有那么紧急，如果你真的接到了紧急事件的电话，你确实要暂停手中的工作，那就先处理紧急事件。
一般而言，你会发现，你身边的人都会对你专注工作给予极大的肯定和支持。
第三种：把灵感统一安放，集中处理
即使你已经全身心地投入了，并且也没什么人打扰你，你仍会发现，大脑不时闪现出各种各样的想法，我们称其为“内部打断”。应对内部打断，最好的方式就是——马上写下来。
你可以统一写在你的“灵感记录”中，用记笔记的方式专门处理这些想法。还是那句话，大脑是CPU，不是存储器。对于头脑中的杂念，一旦写下来，就很容易被清空——这会让大脑倍感轻松，顺利回到之前的重要任务中。
要对新的想法和工作进行处理，可以采用4D法则来评判：
第一步，思考是否可以Delete（删除），这件事非做不可吗？如果不是，就把它果断地删掉。
第二步，思考是否可以Delay（延时），偏离目标的次要工作、资料信息不够完备的工作都可以暂时先放到一边，你可以把它放入月度项目清单。
第三步，思考是否可以Delegate（转交），这点对于管理者格外重要，要学会授权，将能够委派出去的活儿尽量交给别人干。
如果经过三步思考，这项任务依然存在，那么它就是比较重要和紧急的任务，就可以正式进入第四步——Do（做），将其列入你的当日行动清单中。
第四种：学会拖延和拒绝
对于临时的沟通邀请，你可以弄清楚对方的用意。如果不是紧急的事情，可以说明自己的情况，和对方约定好时间再进行沟通。
另外，你也要思考一下，这件事情是不是非你不可。如果有更适合的人，你可以推荐。有时，学会授权和拒绝，会让自己的时间更有价值，也能够得到别人的尊重。
当然，如果确实是非你不可得紧急事件，就要灵活处理。
第三节 一张表格，使改进发生
火箭发往月球的过程中，只有3%的时间是对准目标的，其余97%的时间都在根据目标方向不断地修正自己的运行轨迹。
管理学大师、《高效能人士七个习惯》的作者史蒂芬·柯维说过，结果要经过两次创造，一次在脑中，一次在现实中。脑中就是计划，现实中就是执行。
其实还应该加上行动之后的反思。行动后及时反思、改进计划，是保证目标清晰、计划合理、行动有效的法宝。
的确，对于真正有效的时间管理，除了科学的计划（Plan），高效的执行（Do），还要有对计划完成情况的分析反思（Check），并根据反思情况对计划和行动方式进行调整（Action），即Plan—Do—Check—Action——PDCA形成一个闭环。
PDCA也叫“戴明环”，是管理学中的通用模型，主要应用在项目管理和质量管理领域。它能保证项目顺利完成，持续改进产品质量。
其实，我们丰富而有意义的生活又何尝不是由一个个项目组成的呢？一个又一个项目的完成，积累着一个个成就事件，最终拥有自己的职场品牌——这也是职业生涯中时间管理最重要的目的。
之前的两个小节中，我们分别讲了Plan——如何做计划，以及Do——怎样高效专注地工作。这一节，我们来思考一下Check和Action——如何进行有效的反思和调整。
记录和分析时间
好的反思始于对时间的记录
时间管理领域的经典书籍《奇特的一生》，记录了世界著名昆虫学家柳比歇夫做时间管理的方法。柳比歇夫一生发表了70多部学术著作，涉及领域有昆虫学、哲学、遗传学，等等。他在自己26岁的时候创造了一种“时间统计法”——通过记录每件事情需要花费的时间，通过每月的小结和每年的年终总结来统计并分析自己的时间，以此来改进工作方法，以及计划未来的事务，从而提高对时间的使用效率。
这个时间管理法他一直坚持用了56年，直到逝世。
通过记录时间，柳比歇夫获得了精确感知时间的能力，所以他才能在自己的一生发表那么多学术著作，在那么多领域里取得旁人无法企及的杰出成就。
而管理学大师彼得·德鲁克也同样告诉我们，我们应该首先记录自己的时间，然后，通过记录分析自己的时间花在哪儿了。
从以上两位世界级大师的人生经验和著作中，我们可以知道，记录时间，是一切时间管理的基础。
时间的记录非常容易，有很多手机APP可以做到这一点，关键是要有记录时间的意识，并且养成记录时间的习惯。
当然，每个人使用这个方法是感受不同，我做时间记录已经快7年了，之所以能做这么久，完全是因为它给我带来了非常多的收益。而且，我在记录和分析的过程中也感受到了快乐。
如果你觉得收益不大，那么，每2~3个月记录一次也是可以的，有了记录内容，你才能进行好的反思和调整。
记录时间，一张Excel表格就可以
尽管有很多APP可以实现时间记录的功能，但我坚持时间最长的，觉得最好用的，其实是一张时间记录的Excel表格。
在这张表里，横向是重点关注的几个维度，纵向是以半小时为单位的时间分隔。我们每天只需要花几分钟时间，把具体哪个时间段在做哪个维度的事情记录下来就好了。
有了这张表格，我们就能够清晰地对比计划和完成的区别在哪里：我们当日行动清单上的任务是否都花费时间去做了？是不是有些时间在无意识地刷手机、浏览网页中悄然溜走了呢？
时间记录会帮助我们检视自己的人生。正如古希腊大哲学家苏格拉底说的——不经过检视的人生是不值得活的。
很神奇的一件事情是，柳比歇夫在《奇特的一生》中虽然推荐了时间记录法，却并没有具体说怎么记。所以，最开始的Excel表格完全是我自己摸索着制作的，并根据实际情况一点点调整成了现在的样子。
后来，我看了艾力的《你一年的8760小时》，发现他也在大力推荐时间记录法。翻到他书籍的最后一页，是一张和我自己使用的时间记录表几乎一模一样的表格，这让我顿时产生了一种“英雄所见略同”的感觉。
艾力是这样描述时间记录法的神奇之处的：
一个人应该知道自己做了些什么，应该了解自己，这些都可以从时间记录开始。订计划是时间管理的一部分，但不是最重要的部分，如果直接通过订计划来改善时间管理，就好比医院不诊断病情，直接开药。你还不知道你的时间是如何浪费的，怎能确定未来的时间会用得更好呢？
因此，比起管理，时间记录或许更加有效。时间记录会带给你极大的成就感，从而提升自控力。其实，一个人无法成就目标是因为缺乏自控力，而自控力来自成就感，成就感又源于对自己生活轨迹的记录。这也是为什么，习惯记录时间之后，你会觉得这是一件很享受的事情。
分析时间，重点看以下几个要素
1．分析哪些时间是被我们浪费掉了的。例如，哪些时间的使用既损害我们的健康，又伤害我们与他人的感情联系；哪些时间的使用既不能为我们的人生增加价值，也不能让我们获得身体的放松和心情的愉悦，等等。
2．分析哪些时间的使用是有意义的。是会对自己的人生产生价值，还是会让我们接近自己的目标，实现自己的梦想。
3．分析自己能够专注工作的时间为多少。它们都分布在哪个时间段，我们就可以知晓自己有没有在精力最充沛时做最重要的事。
调整计划，持续迭代
时间记录表的分析是自己和自己的对话，因为有了持续的记录和反思，给迭代创造了空间和机会。
我有一个学员糊糊，考研初期，她是独自复习得。当她开始学习的时候已经是7月份了。也就是说，她只剩下5个月的复习时间了。
因为没有科学化、体系化的学习方法，所以，复习的初期她进行得很不顺利，每次制订的计划，例如“两周内复习完第3章数学”“本月背完一本单词书”等都没能按时完成。于是，她逐渐产生了放弃的想法。
在一次考研线下分享会上，我把PDCA方法告诉了她。回顾过去，她发现了自己的问题——所有的计划都没有“Check”这个环节！而且，她制订计划的周期太长——“两周”“一个月”，并且任务量也很大。
这些都使得任务很难在规定的周期内完成，而且由于缺乏检查机制，总是让计划延后，学习任务总是堆在Deadline的前两天，这些都严重影响了她的信心。
后来，她开始用PDCA的方法制订季度计划，并逐步拆分成月度计划、周度计划，每天复习完毕后，整理第二天的TO—DO清单，修正周计划……糊糊最终以227分的高分顺利通过了考试。
不要担心自己最初的时间记录和分析是否做得足够好，只要你开始做，就为持续迭代提升创造了可能。一步步调整，直至找到自己的“高能时刻”，将其用来处理最重要的事情；找到合适的“志愿者时间”，用来处理琐碎的事务，如果发现计划和执行严重偏离，那就分析原因，解决问题，小步快跑，快速迭代。
相信你一定会拥有一套最适合自己的时间管理方法论！
最后，推荐给各位读者一款手机APP——“块时间”，它可以随时随地记录你的时间，还能够自动统计每个项目的总时长，并计算百分比，非常好用。
工具&实战
通过本章，我们了解了时间管理的PDCA闭环是如何形成的，知道了怎么科学地制作自己的三大清单，用倒计时钟辅助自己高效工作以及如何反思。
工具
1．月度项目清单思维导图
2．当日工作清单思维导图
3．时间记录与分析表
【实战作业】
个人2020年度规划（思维导图版，以此类推）