本文于2023年7月24日首发于本人同名公众号：Excel活学活用，更多文章案例请搜索关注！
内容提要
用印管理系统项目开发随想
大家好，我是冷水泡茶，很多公司都有印章管理制度，对日常用印的管理都有详尽规定。对于印章管理不善给公司造成损失的也不鲜见，所以说印章管理还是蛮重要的。
最近，我有个材料要盖章，于是经历了一次用印流程：
1、用印人填写“用印申请单”，（经部门审核、公司领导审批）
2、将用印申请单及需要盖章的材料交到印章保管人处
3、印章保管人审核无误后，盖章，并复印盖章文件留存备查。
这又引发了我的思考：
1、可否将用印流程电子化？
2、可否将用印申请单的明细项目存到数据库里，便于查询？
3、复印的留档文件可否保存扫描件？可以节省纸张。
于是就有了开发印章管理系统的设想，一方面梳理一下思路，另一方面也想听听大家的意见，我们一起来看一下吧：
一、目标：把用印申请单电子化
1、申请人填写用印申请单，信息存入数据库，同时上传用印文件：
（1）企业资料
（2）自写文档（申请书，说明书，报告等）
（3）外部物理文档复印扫描件
（4）外部物理文档原件
除第（4）项外，用印文档可由印章保管人打印后盖章，也可由申请人打印。
2、数据保存后，自动打印用印申请单，走线下审批流程。
3、审批完成后到印章保管人处盖章或领取盖好章的文件。
4、保管人在盖章后，应先扫描盖章的文件（建议PDF格式，一次用印保存一个文件），并上传到数据库（指定目录），然后再将文件交给申请人。
5、流程结束，后续可查询。
二、设计方案：在局域网共享文件夹，以EXCEL作为客户端，ACCESS作为数据端
1、EXCEL程序文档，作为操作界面，存于申请人、各级审核人、保管人电脑；
2、ACCESS文件作为信息数据库，存于某台类似于服务器的电脑上，普通电脑也可以，共享编辑权限；
3、可实现多公司管理，文件存于类似“印章管理数据库”的文件夹下：
（1）每个公司建立一个以公司全称命名的文件夹，
（2）其下建立一个以公司全称+Date命名的ACCESS数据库文件，如“甲有限公司Date,accdb”；
（3）再建立一个以公司全称+OriginalFile命名的文件夹，用于存放申请人上传的原始文件，如“甲有限公司OriginalFile”；
（4）再建立一个以公司全称+StampedFile命名的文件夹，用于存放保管人上传的盖章留存文件，如“甲有限公司StampedFile”。
三、基本流程：
1、客户端：选择登录单位、输入用户名、密码登录
2、填写用印申请，基本要素：
（1）印章名称（公章、财务章、法人章）
（2）用印事由
（3）用印方式：盖章、外带
（4）文件提交
（5）打印申请单
（6）审批（一般走线下，如果审批人愿意在电脑上审批也可线上审批，那么流程要稍微调整一下，需要在审批完成后再打印申请单）
3、线下通知各级需要在电脑上操作的人员进行相关审核、审批、确认操作，可同时在申请单上签字。
4、印章保管人在系统中打印盖章文件（需要原件盖章的除外），盖好章。
5、印章保管人将盖章文件扫描，并在系统中上传存档。
6、印章保管人将盖章文件物理档交于申请人。如果是外带印章的，将印章交于申请人，申请人在申请单上签收。
7、外带印章交回核销，申请人将印章交还保管人，并在申请单上签字注明回收日期时间。（也可考虑在系统中进行核销确认）
8、用印事项物理文档保管：可只留存用印申请单，盖章资料由于已扫描存档，可不再留存复印件。
总结
1、以上文字，整理于本人的笔记本，以备忘，可能存在描述前后不一以及逻辑相悖的情况，毕竟是草稿嘛，待到实际开发的时候可能会有较大变动。
2、本文亦可作为印章管理制度、流程的参考。
3、如果要实现用印管理电子化，总体设计难度不高，就是要花点时间。
4、至于为何没有直接做出来，一方面是空余时间不多，另一方面还是觉得实用价值并不是很高，盖完章基本也就结束了，后续利用场景很少（事后追责？），也就没那么迫切了。
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