本文将为大家讲解：1、员工档案纸质OR电子？2、员工档案需要记录哪些数据？3、清楚要保留什么数据以及保留多长时间；4、员工档案管理软件该怎么用？
员工档案怎么管理？有没有能管理复杂员工档案的人事软件？
本文将尽可能完整捋清整个员工档案管理流程，包括——
员工档案管理准则
员工档案管理工具怎么用
员工档案管理Q&A
废话不多说，直接进入正题。
01 员工档案纸质OR电子？
我的答案是：电子
不可否认，很多企业对于员工档案的记录都是从纸质版开始的。
在公司只有几个人的时候，纸质档案确实是方便且低成本的，但一旦公司人数始增多，纸质档案的整理维护将会变成一项非常耗时耗力的工作！
所以对于大多数成长型企业来说，电子员工档案的维护、组织和存储更容易且成本更低。
我举个例子——
就下面这一张电子表，放在纸质档案的逻辑里，你至少需要8个总文件夹、20+分文件夹，并且要仔细给每个文件打好标签并分类。
而在在线的人事管理系统中，你只需要这一张表就能看到所有全局数据，参考这个模板：
员工档案管理（即开即用）：http://s.fanruan.com/gdynk（可在线安装和编辑）
02 员工档案需要记录哪些数据？
注：以下数据示例皆取自上文的人事管理系统模板。
一般来说，HR需要维护三类员工数据——
人事
工资单
医疗档案
1.人事档案
涵盖工作经历，应包括招聘信息、员工和紧急联系信息以及公司员工手册的签名确认书。
处理逻辑图
最终效果图
当然随着时间的推移，也可以添加绩效评估、纪律表格、员工奖励、培训记录和离职调岗等信息。
2.工资单
与工资、福利和财务奖励相关的文件应归档在工资单下。示例包括工资明细、薪资结构、五险一金基数，专项附加扣除等模块。
3.医疗档案
医疗档案应包括健康体检、人寿保险和其他员工福利的申请表。
注意：一致性是有效保存记录的关键。
例如，如果招聘记录按员工姓名排序，则以相同的方式组织工资记录。对所有类型的记录保持相同的系统，并确保文件具有准确、统一的名称。
建议为每位员工保留一个文件，其中包括每个类别的子部分（单独的文件夹），如下所列：
03 清楚要保留什么数据以及保留多长时间
做人力资源的应该都熟悉，很多员工档案记录是有明确规定必须保存多长时间的。
同时，不建议保留文件超过必要的时间，因为在发生诉讼时，任何保留的记录仍可能对公司不利。
以下是一些需员工记录和保留期限的建议：
公司内部人事档案信息，保存年限至少保存2年。
简历、工作申请和招聘测试– 1 年（无需主动提供简历）
工资单文件，包括工资和晋升信息以及考勤记录- 大多数文件为 3 至 4 年
绩效评估– 2 年
体检结果– 根据体检结果采取行动后 1 年后
福利计划– 计划终止后 1 年
员工合同终止记录– 自终止日期起 1 年
04 员工档案管理软件该怎么用？
上面说了员工档案的管理技巧，下面就简单来延申一下，员工档案搞定后，基于人事管理软件，企业还能做哪些事情。
以这个员工档案管理软件为例——
员工档案管理模板>>>>http://s.fanruan.com/gdynk（可在线安装和编辑）
一共分为五大核心模块：
【组织人事】
【考勤管理】
【绩效管理】
【薪酬管理】
【招聘管理】
1.组织人事管理
一体化人事管理系统，覆盖员工的全生命周期。管理员可以一站式维护员工档案、管理员工的入转调离。通过个性化数据分析指标，管理员还可以轻松洞察每月员工异动数据以及其他人员统计数据。
2.招聘管理
这是整个人事管理系统最核心的部分，员工的入职、转正、调岗、离职、档案信息全部记录在案，覆盖了全生命周期的管理。
员工入职管理：人事将自动生成的二维码打印出来摆在新人报道的地方，入职员工扫码自主填写相关信息：
提交信息后台会自动生成数据统计表格，支持导出/导入Excel，还可以直接在后台进行数据修改/新增，同时生成数据分析报表，满足数据分析的需求：
图片仅作为效果展示
员工信息管理：入职后，HR会补充员工的合同、薪资、岗位鞥信息，后台会根据信息源自动生成【信息统计表】和【数据分析表】。
后面的【转正管理】、【调岗管理】、【离职管理】都是同样的逻辑，填写信息——生成统计报表——生成数据分析报表，就不多赘述了。
3.考勤管理
主要亮点在于优化考勤与审批流程，自动生成考勤报表，帮助企业解决复杂考勤难题，降低考勤管理系统落地成本，提高组织效率。
4.绩效管理
全自动考核计划制定、标准计分卡、评分规则明细、考核计划逐层审批
员工自评与上级评价结合，自动核算绩效总分与绩效等级，支持补充考核目标外的补充考核项
针对员工的绩效表现给以绩效辅导，确定员工存在的问题及改进计划
各个部门、岗位、员工的绩效结果分布及明细
5.薪酬管理
自定义员工/部门薪资结构，灵活处理企业复杂的算薪需求，一键导入假勤、绩效数据自动算薪、算成本。薪酬发放数据可分析，为成本控制提供直观依据。支持个税累计预扣算法。
以上就是关于员工档案需要记录哪些数据、清楚要保留什么数据以及保留多长时间以及员工档案管理软件该怎么用的讲解，希望对大家有所帮助。