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Excel二级下拉菜单设置

问题

给单元格设置下拉菜单,是数据收集类表格重要的操作。一方面方便填表人员快速填写,另一方面规范数据填写。对于一级菜单相信大家都不陌生,那如果是二级菜单该怎么操作呢?

原始数据

原始数据包含4个城市以及每个城市下面的区县

预期结果

  1. 城市列可以从原始数据中的4个城市进行筛选

  2. 区县单元格可以从对应城市的区县中进行选择

解决思路

  • 城市列正常通过一级菜单方法进行设置,数据范围选择四个城市名称即可

  • 区县列数据范围需要根据城市单元格动态变化,即需要城市名称和对应区县进行关联

操作步骤

  1. 选中城市列数据填写区域

2. 点击Excel操作栏中的 数据>数据验证>数据验证

3. 在弹出框中 允许(A):筛选框中选择序列,在来源(S):输入框中选中原始数据的城市名称

4. 点击确定,即可完成城市下拉菜单的设置

5. 使用名称管理器建立城市和区县的对应关系

  • 第一步:选中原始数据

  • 第二步:点击 公式>根据所选内容创建

  • 第三步:在弹出框中选择 首行

  • 第四部:点击确定

如果创建成功,我们点击 名称管理器 会在弹出框中看到已经创建的名称与引用,如图所示

6. 接下来我们选中区县数据范围

7. 然后点击数据>数据验证>数据验证

8. 在弹框中选择序列,在来源中输入公式=INDIRECT($F2),然后点击确定。

9. 至此我们已经完成了所有的设置。

公式解析

本案例中主要用到两个主要的操作:

  1. 名称管理器

其作用是建立名称与数据范围的关联,通俗讲就是给表格中的一组数据起个别名。为了更加直观展示名称与数据的引用关系,可以看下面的小例子:

例如我通过名称管理器将K1中的分数与K2:K6中的数字建立关联后,然后通过sum(分数)就可以直接求得数值之和。此时分数二字已经不单单是个字符串了,而是指代K2:K6,可以看到当我们打出公式sum(分数)的时候Excel会自动框选提示K2:K6的数据范围。

2. INDIRECT函数

INDIRECT函数的作用是返回字符串所指代的引用范围,在本案例中它接受城市名称作为参数,然后返回城市名称所对应的区县。这里对该函数做过多解释,以免造成混乱,感兴趣的同学可以自己去搜索。

总结

本案例中一个比较重要的知识点其实是名称管理器,它在报表自动化中有很大的戏份,后续我们在图表自动化更新的案例中还会与它在此相遇。

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