档案管理
档案用一句话来简单概括，就是用来记录企业的技术成果、管理经验及日常经营过程中必须要留存的相关资料，这些资料是公司发展的基石，如果不进行合理的管理，导致技术外泄、重要合同遗失等，会给公司造成较大损失，甚至是法律风险。而企业在管理过程中，往往是明白道理，但是真正执行起来却很难，而高效且保证安全的执行更难。所以这一章就是和大家一起探讨如何高效、安全地管理公司档案。
在信息化普及的今天，大部分企业基本依靠线上系统管理档案，但是也存在小部分处于起步阶段的企业还没有能力或者还没找到适合自己的线上管理系统，所以我们跟大家分享的时候会以线上管理的方法为主，但是对于线下管理也有一定的参考性，如果线下管理按照该思路进行，虽然比线上多花费了一点人工，但是也能保证档案管理的规范性和安全性，且对日后上线信息化管理系统也有较好的衔接。
档案管理的基础功能设置
档案的基础功能设置是整个档案管理的基石，基础功能设置得清晰合理，才能为高效、安全的档案管理打下基础。
一、档案分类
二、管理流程
表5-2 管理流程三、保管期限
保管期限分为5年、10年、15年、30年和永久五种。
说明：对于保管期限的设定，主要根据国家相关要求确定，如国家税务局对凭证的保存时间要求是15年，房产证是长期有效，再比如有些合同到期后为方便追溯，再保存5年即可，在满足国家保管要求和规避公司风险的前提下，平衡档案室容量后确定。
四、密级
●绝密：是公司发展经营中直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料，是最重要的公司秘密，平时仅有负责部门员工或部分高层领导因工作查阅，泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害。
●秘密：是公司发展经营中产生的重要秘密，部分员工会因工作查阅、借阅，泄露会使公司的利益受到较大的损害。
●普通：是指对公司经营有保存价值且需要公司大部分员工经常查阅或可以学习参考的资料，如果外借使用不当有可能对公司利益造成一定的损害。
五、档号组成规则如下
六、档案标签
（一）档案背脊
档案背脊应包括：公司名称、类别、档案盒题名、盒号。例如：
（二）盒内文件目录
盒内文件目录应包括：档号、文件题名、文件时间、文件编号、备注。例如：
表 盒内文件目录
档案归档
现在的档案分为电子档案和实物体档案两种，但是无论是电子档案还是实体档案，归档都必须遵循第一节的档案管理的基础功能设置，才能做到清晰有序，方便日后查找。
一、电子文档归档要求
1．归档的电子文档必须整理清晰，内容逻辑合理；
2．归档的扫描件类电子文档，必须扫描原件彩色文档，且文号命名和纸质原件需统一。
二、实物文件归档要求
1．归档的实物文件材料必须是原件且要完整、系统、准确，原件用于报批不能归档或上交政府部门保留的，必须向档案室提交清晰的复印件或扫描件，并加以说明；
2．归档文件必须经过系统的分类整理，保持文件材料之间的有机联系，组合合理，装订规范，编号准确；
3．档案管理员必须建立各类档案归档文件目录、移交目录，并定期进行检查、校对，对字迹褪变、损坏的档案，应及时进行修补和复制；
4．公司人员变动工作时，必须在工作变动前将属于归档范围的文件材料移交到档案室。
三、其他要求
1．任何部门或个人不得拒绝公司档案资料的归档要求，个人无权保存公司档案或据为己有；
2．各部门档案员需按照《档案分类表》中的分类对档案进行管理，档案中心负责监管；
3．对于时间跨度较长的项目资料，应该在项目完结时归档，对于在项目过程中产生的绝密档案资料应立即归档，与单个项目、业务或事项相关的要素应组合成一个文档，建立清单目录，经部门领导审批，确认完整齐备、准确无误后再归档，如资金申报项目、工程基建项目、招标投标项目等。
档案保管
档案的保管依然分为电子档案保管和实体档案保管，载体不同，所以保管的注意事项略有差异，但是最终目的都是保证档案的安全。
一、电子档案的保管
（一）服务器
一般使用OA办公系统的公司，服务器都是自己部署，相对比较安全，对于单独购买档案管理系统的公司，最好同样使用自己的服务器，避免资料被他人复制或者攻击盗取。
（二）电脑
档案管理系统管理员账号所用的电脑必须设置密码，且应由技术人员安装防病毒软件，日常管理过程中，该电脑也不可随意安装软件或点击非工作网页，以防病毒入侵。档案管理员离开座位时必须锁定电脑。
实体档案的管理
实体档案大部分以纸质档案为主，纸易潮湿和损坏，而有些档案的管理年限又比较长，所以最好有特定的空间存放，即设置专门的档案室。
（一）档案室（库房）的建设要求
●档案库房门窗既要便于通风，又要便于密闭，门应具备防火防盗功能，密封性能好；窗户设纱窗。
●档案库房要避阳光直射，窗户要安装防光窗帘，避免阳光直射档案。
●档案库房墙体要求光洁、平整、不易生尘、坚固耐久，具有隔热、防潮、防尘、防火功能。
●库房的电源开关应设于库房外，并应设有防止漏电的安全保护装置，上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。
●防火：档案库房应配备消防器材，采用气体或干粉型，并定期检查更换。
（二）档案室常规设备清单
（三）日常保管
●定期打扫卫生，避免长期集尘。
●定期查看档案室内温湿度，避免潮湿或者温度过高，档案损毁。
●定期检查归档档案，对字迹褪变、损坏的档案，应及时进行修补和复制。
●未经允许，非档案管理人员严禁进入。
档案借阅与归还
档案借阅必须进行借阅登记，对于保密程度较高的档案，必须经相关部门负责人审批后方可借阅，并留意借阅出的档案不被恶意外泄或者遗失。
注意事项：
1．对于原件类需要归还的档案，需要及时查看是否按时归还；
2．查看电子件，一定要给有水印的，避免恶意传播无处可查。
档案销毁
档案管理员应定期查看档案列表，对到期档案及时进行销毁鉴定，鉴定完毕后，对需要销毁的档案进行销毁，并做档案销毁记录。
档案管理制度
第一章 总则
第一条目的为规范公司的档案管理，实现档案管理的程序化、规范化，保证档案的完整性和安全性，更好地为公司经营管理提供服务，特制定本制度。
第二条适用范围为全公司。
第二章 名词定义
第三条制度中的“档案”是指公司在经营活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料总称，包括但不限于纸质档案、电子档案、证书、奖杯、奖牌等，电子档案包括但不限于Word、Excel、PPT、PDF、视频、音频、图片等多媒体文件。
第四条制度中的“密级”是指根据档案的保密程度和重要程度设定的保密等级。档案密级分为“秘密”“机密”“绝密”三个等级。
第三章 各部门职责
第五条档案管理部门职责
1．档案管理制度的制定和修订；
2．建立公司档案管理系统，负责档案管理系统的维护和管理；
3．负责对各职能部门、业务部门档案管理工作进行指导和监督；
4．负责对各职能部门、业务部门档案管理员指导与培训；
5．负责档案室的建设及维修管理工作。
第六条各职能部门、业务部门职责
1．负责本部门的档案管理工作，对本部门产生的档案有归档、保管的职责；
2．负责本部门的档案借阅审批工作；
3．任命档案管理员管理本部门档案；
4．负责其他与本部门档案管理相关的事项。
第四章 档案管理员的职责
第七条总档案管理员的职责
1．负责档案管理的整体把控与指导；
2．负责各部门档案管理员的指导和培训；
3．负责档案管理系统功能维护与设置。
第八条各部门档案管理员职责
1．负责本部门档案的鉴定、收集整理、保管、利用、销毁、安全、保密等档案基础业务工作；
2．执行公司档案管理工作的各项规章制度；
3．执行公司下达的其他与档案管理相关的工作。
档案使用人职责
1．档案借用、领用人对公司档案有保管、保密职责，不能丢失、损坏或者泄露给公司内没有查看权限或者公司以外的人员、机构；
2．档案借用人对借用档案有按时归还的职责；
3．档案借用、领用人需严格按照公司要求使用档案，不得超出公司要求的范围。
档案借阅
第九条档案借阅
流程
进入档案管理系统——搜索需要借阅的档案——加入借阅车/立即借阅——填写借阅申请信息——进入审批流程——审批完成后直接查阅电子文件或者到相应档案室领取纸质档案。
注：档案借阅相关操作详情请参考附件《档案管理系统使用手册》。
借阅审批流程
借阅要求
1．档案借阅需严格按照档案系统借阅流程操作，不可擅自进入档案室翻阅档案。首先需在档案管理系统进行借阅登记，由相关领导审核及档案管理员确认后方可查看或领取借阅的档案。
2．借阅者不得拆散档案或撕掉其中页面，不得在文件上画线、打圈或涂改，查阅档案资料时未经允许不得对其进行复制和保存复印件。
3．档案原则上不得外借，如因工作需要外借的，借出期间，借阅者不得随意公开档案资料的内容，泄露公司机密，不得擅自转借他人，借阅者应对档案的安全、完整、保密负完全责任，阅后需及时归还档案，档案如有丢失、损坏或泄密，一经发现追究当事人责任。
4．调离本单位的员工，必须归还借阅的档案文件后方可办理调离手续。
附则
第十二条
本制度由××公司行政部负责解释，并根据实施情况出台补充规定，补充规定与本制度具有同等效力。
第十三条
本制度自发布之日起开始实施。