你已经在Microsoft Word或Excel中创建了一个重要或机密文件，你希望将其保密或至少保持安全。也许你想确保只有你和某些人可以阅读或编辑它。也许你想限制某人可以对文件进行的修改类型。你甚至可以向读者保证这是最终版本。如果你知道在Word和Excel中使用哪些工具以及它们是如何工作的，你就可以做到这一切，甚至更多。
最新版本的Microsoft Word和Excel提供了多种保护文档的选项，包括只读模式、密码保护、编辑限制和数字签名。你还可以将文档标记为最终文档，以便人们知道自上次保存以来该文档没有更改。
这些选项适用于Word和Excel 2010及更高版本，但我们将在本指南中使用这两个程序的Microsoft 365版本。在这个版本中，将文档标记为最终文档和只读文档是两个独立的选项，但在旧版本中会结合使用。
在Word中使用只读模式
通过将文档设为只读来确保其他人无法编辑文档。在Word中，单击“文件”菜单。选择“信息”>“保护文档”以查看你的安全选项。选择始终以只读方式打开。现在保存文档，关闭它，然后重新打开它。
Word会闪烁一条消息，作者希望你以只读方式打开此文档，除非你需要进行更改。单击“是”以只读模式打开文档。此时会显示一条消息，告诉你由于没有编辑文档的权限，因此只能查看该文档。
当然，当被问及是否以只读方式打开文件并以编辑模式启动时，任何人都可以拒绝。相反，目标是让人们更容易以只读方式打开文档，以减少进行意外更改的机会。
若要删除只读限制，请在编辑模式下打开文档。单击“文件”菜单，转到“信息”，单击“保护文档”按钮，然后选择“始终以只读方式打开”。
在Excel中使用只读模式
Excel中的步骤几乎相同。单击“文件”菜单，选择“信息”，单击“保护工作簿”按钮，然后选择“始终以只读方式打开”。保存并关闭工作簿。打开它，你会看到作者希望你以只读模式打开它的消息。若要删除限制，请在编辑模式下打开工作簿。单击“文件”菜单，转到“信息”，单击“保护文档”按钮，然后选择“始终以只读方式打开”。
在Word或Excel中使用密码加密
你可以加密文档或工作簿，以便只有具有正确密码的人才能编辑或查看它。在Word中，转到“文件”>“信息”>“保护文档”。在Excel中，转到“文件”>“信息”>“保护工作簿”。选择“用密码加密”选项。系统会提示你为文件创建密码。键入然后重新键入要使用的密码。一定要使用复杂但令人难忘的密码，因为如果忘记了密码，就无法检索或重置代码。
保存文件，关闭文件，然后重新打开。Word或Excel会提示你（以及其他人）输入密码以访问文件。
要删除密码，请返回“文件”>“信息”>“保护文档”或“文件”>“信息”>“保护工作簿”，然后选择“用密码加密”选项。在出现的弹出窗口中，删除隐藏的密码，然后单击“确定”。重新保存并关闭文件。下次打开它时，不会要求你输入密码。
限制Word中的格式编辑
你可以限制Word文档的编辑方式。在Word中，转到“文件”>“信息”>“保护文档”，然后选择“限制编辑”。
在文档的右侧，会出现一个“限制编辑”窗格，用于设置格式和编辑限制。在这里，你可以授予人们阅读你的文档的权限，选择他们可以编辑的部分，并选择他们的操作方式。
选中“将格式限制为选定的样式”旁边的框，以防止用户更改文档的格式。单击“设置”打开“格式限制”弹出窗口，其中显示默认情况下允许的所有样式更改。你可以保持原样，将其更改为“推荐的最小值”，或将其改为“无”。如果不确定要选择哪个设置，请选择“推荐的最小值”。
也可以选中“格式”下的三个选项中的任意一个，以允许“自动套用格式”覆盖格式限制、阻止切换主题或方案以及阻止切换快速样式集。如果你不确定，请取消选中这三个设置。单击“确定”关闭“格式限制”窗口。
限制内容编辑
在“编辑限制”下，选中“仅允许在文档中进行此类型的编辑”旁边的框，以设置文档的读者更改文档内容的方式。单击下面的下拉菜单，在四个选项之间进行选择：
“跟踪的更改”将启用“跟踪文档中的更改”，并限制所有其他类型的编辑。
注释允许读者在文档中插入注释，而无需进行修改。
填写表单可以让读者填写你创建的表单，但不会更改内容。
无更改（只读）使文档处于只读模式，因此无法进行任何更改。
应用编辑例外
如果选中“注释”或“无更改（只读）”选项，则可以创建例外，以便用户能够编辑文档的某些部分。在“例外”部分，选择文档中要编辑的任何部分，然后选中“所有人”复选框。
强制实施保护
设置完所有内容后，单击“是，启动强制保护”，然后键入并重新键入密码，然后单击“确定”。保存文档，关闭它，然后重新打开它，以确认顶部功能区上的编辑控件已变灰。如果你允许在文档的某些部分进行编辑，请单击该区域，控件将再次可访问。你也可以单击“查找下一个我可以编辑的区域”或“显示所有我可以编辑区域”按钮来查找可编辑区域。
要关闭保护，请单击“审阅”选项卡，然后单击“限制编辑”图标。单击“限制编辑”窗格底部的“停止保护”按钮，输入密码，然后单击“确定”。取消选中窗格上显示的“格式化和编辑限制”选项。
保护Excel中的工作表
你可以保护Excel工作簿中的特定工作表，以控制允许用户对其进行哪些更改。为此，请转到“文件”>“信息”>“保护工作簿”>“当前工作表”。
在当前工作表中弹出的“保护工作表”窗口中，创建并键入密码以保护工作表。选中“保护工作表和锁定单元格的内容”复选框，以防止编辑任何锁定单元格。在“允许此工作表的所有用户：”的设置下，选中任何复选框以允许用户执行相关操作。否则，保持设置不变，然后单击“确定”。重新键入密码以继续。
保存工作簿，然后重新打开它。尝试删除或修改任何单元格，你会收到一条消息，告诉你要更改的单元格或图表位于受保护的工作表上。要进行更改，请单击“审阅”菜单，选择“取消工作表保护”，然后键入密码。
保护Excel中的工作簿结构
你还可以保护整个工作簿，以防止用户添加或删除单个工作表。转到“文件”>“信息”>“保护工作簿”。单击“保护工作簿结构”选项。在工作簿中，键入并在提示时重新键入密码，然后单击“确定”。
在任何图纸选项卡上单击鼠标右键，你会注意到“插入”、“删除”、“重命名”、“移动或复制”、“隐藏”和“取消隐藏”的命令都变灰。若要取消工作簿结构的保护，请返回“文件”>“信息”>“保护工作簿”。单击“保护工作簿结构”选项。提示时输入密码，然后重新保存工作簿。
在Word或Excel中添加数字签名
若要使用数字签名保护文档或工作簿，请转到“文件”>“信息”>“保护文档或文件”>“信息”>“保护工作簿”，然后选择“添加数字签名”。这告诉阅读你文档的人，你和其他人都没有在文档上签名，这表明你是最后一个修改和保存文档的人。
若要创建数字签名，你需要一个签名证书。第一次这样做时，Word或Excel会闪烁一条消息，询问你是否要设置数字签名。单击“是”，将弹出一个Microsoft支持页面，帮助你查找数字ID。请尝试各个提供商的链接以获取数字ID。然后，单击“在Office文件中添加或删除数字签名”链接。向下滚动页面以了解如何添加数字签名。
添加数字标识后，返回“保护文档”或“保护工作簿”按钮，然后再次单击“添加数字签名”。填写必要的字段，然后单击“签名”按钮。系统可能会要求你确认数字签名，然后单击“确定”。
你的文档或工作簿现在已进行数字签名并成为只读。一条消息解释说，该文件已被签名并标记为最终文件，如果有人篡改了该文件，该签名将无效。任何打开文档的人都会看到你的数字签名通知。
在Word或Excel中标记为最终
你仍然可以以更非正式的方式将文档标记为最终文档，而不是使用数字签名。转到“文件”>“信息”>“保护文档”或“文件”>“信息”>“保护工作簿”，然后选择“标记为最终”。你将被告知该文档或工作簿现在是最终文档或工作簿，并将被保存。通过将文件标记为“最终”，你将禁用键入、编辑和校对功能，并且任何读者都会看到一条消息，说明文档已最终确定。
任何打开文件的人都会在屏幕顶部看到一条消息，通知他们文件的状态。但是，如果读者单击“无论如何编辑”按钮，他们仍然可以对其进行更改。单击该按钮后，他们可以编辑并重新保存文档。
此选项的最终目标不是阻止任何人编辑文件，而是告诉读者这是推荐的最终版本。如果有人仍然想进一步编辑文件，他们的操作将被记录下来。当文档或工作簿被标记为“最终”，然后再次编辑时，锁定该文档或工作簿的原始人仍显示为作者，而其他人将保存为上次修改该文档或工作薄的人。