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利用MailMerge实现EXCEL信息的模板化输出2024-04-25 19:39:14
大家好，我们今日讲解“VBA信息获取与处理”教程中第十五个专题“将Excel数据信息传递给WORD应用”的第三节“利用MailMerge实现EXCEL信息的模板化输出”，这个专题是非常实用的知识点，希望大家能掌握利用。教程会提供配套的程序文件。
第三节 利用MailMerge实现EXCEL信息的模板化输出
大家好，我们今日讲解利用MailMerge实现信息的模板化输出。对于MailMerge，很多朋友比较陌生，确实，对于WORD的这个功能，如果不是专业人员，一般的场合是很少利用到的，我们今日的内容也仅仅是利用这个功能完成我们信息模板化输出的目的。
实现场景，我们有一些数据在excel中，要利用这些数据，按照模板做出一些word文档。如下图是我们存储在电子表格中的数据：
我们要根据这些数据生成一些交货单，交货单的格式如下：在交货单的格式中，商品编号值，收货人值，地址值，以及数量值，检验值分别要对应excel表格中的相应数据，形成一个以商品编号为文件名的word格式出货单。相信看到我上述实现场景的描述后，很多朋友都会觉得非常熟悉，对的，这个流程就是出货的流程，大小公司大同小异。那么如何实现这个场景呢？我们这讲就来实现这个任务
1 实现excel中数据模板化输出的思路分析
为了实现上述的场景，我们要做一些流程的规范，上面的输出格式要作为一个模板文件来存在，对于excel中的每一条数据，要首先复制一个模板文件，打开它。然后将MailMerge的OpenDataSource设置成EXCEL的对应数据。在打开的那个模板文件中查找到每个字段，然后用数据源中数据替换即可。最后把那个打开的模板文件另存为我们需要的文件名。
在复制模板文件的时候，我们需要CreateObject("Scripting.FileSystemObject")引用，利用FSO来完成。在完成源数据和模板数据合并后，要及时回收内存。
整个过程的思路是比较清晰的，主要是代码的实现，在我的各套教程中都在极力推崇“积木编程”的思想，大家要学会修正积木，组合积木来完成自己的实际工作，尽可能不要自己去写源码，当然，源码要弄懂才更有利于我们的使用。
2 实现excel中数据模板化输出的代码实现
我还是先贴出这讲的实测代码，然后再进行简单的讲解：
Sub mynzC() '将excel文件与WORD模板文件合并成新的文件
Dim objWord As Object, objWordNew As Object
Dim objMerge As Object, objFso As Object
Dim avntField As Variant
'复制模板
strCopyMyPath = ThisWorkbook.Path& "\015M模板.docx"
strNewPath = ThisWorkbook.Path& "\模板temp.docx"
Set objFso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
objFso.CopyFilestrCopyMyPath, strNewPath
strMyPath = ThisWorkbook.Path
Set objWord = CreateObject("Word.Application")
With objWord
Set objWordNew= .Documents.Open(strNewPath)
objWord.Visible = False
With .ActiveDocument
.MailMerge.OpenDataSource _
Name:=ThisWorkbook.FullName, _
Connection:="Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=" &ThisWorkbook.FullName& "; ", _
SQLStatement:="SELECT * FROM `Sheet2$`", SubType:=1
avntField = Array("商品编号", "收货人", "地址", "数量", "检验")
'将光标移动到首行
objWord.Selection.HomeKey Unit:=wdLine
For i = 0 To UBound(avntField)
'查找avntField(i) & "域"
objWord.Selection.Find.Execute (avntField(i) & "值")
'将选定内容替换为名称为avntField(i) 的邮件合并域。
.MailMerge.Fields.Add Range:=objWord.Selection.Range, Name:=avntField(i)
Next
Set objMerge= .MailMerge
With objMerge.DataSource
For j = 1 To .RecordCount
'将记录J与主文档合并。
.FirstRecord = j
.LastRecord = j
'提取记录的名字
strMyName= .DataFields(1).Value
'执行合并
.Parent.Execute
'保存文件
objWord.ActiveDocument.SaveAsstrMyPath& "\" &strMyName& ".doc"
objWord.ActiveDocument.Close True
'指向结果集内的下一条记录。
.ActiveRecord = -2
Next
End With
End With
objWordNew.Close
objWord.Quit
Kill strNewPath
End With
Set objWordNew = Nothing
Set objWord = Nothing
Set objFso = Nothing
Set objMerge = Nothing
MsgBox "文件处理完毕"
End Sub
代码的部分截图：代码讲解：
1）'复制模板
strCopyMyPath = ThisWorkbook.Path& "\015M模板.docx"
strNewPath = ThisWorkbook.Path& "\模板temp.docx"
Set objFso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
objFso.CopyFilestrCopyMyPath, strNewPath
上述代码利用FSO复制015M模板.docx为模板temp.docx 文件。
2）strMyPath = ThisWorkbook.Path
Set objWord = CreateObject("Word.Application")
With objWord
Set objWordNew= .Documents.Open(strNewPath)
objWord.Visible = False
打开模板temp.docx 文件文件
3）.MailMerge.OpenDataSource _
Name:=ThisWorkbook.FullName, _
Connection:="Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=" &ThisWorkbook.FullName& "; ", _
SQLStatement:="SELECT * FROM `Sheet2$`", _
SQLStatement1:="", _
SubType:=1
以上代码设置MailMerge的OpenDataSource。对于OpenDataSource方法，其作用是将一个数据源附加到指定文档，如果该文档不是主文档，则将变成主文档。
设置可以参考一下下面的语法：
Expression.OpenDataSource(Name,Format,ConfirmConversions,ReadOnly,LinkToSource, AddToRecentFiles,PasswordDocument,PasswordTemplate,Revert,WritePasswordDocument, WritePasswordTemplate , Connection , SQLStatement , SQLStatement1, OpenExclusive, SubType )
参数非常多：我们仅就几个重要的参数说明一下：
aName 必需 String 数据源文件名。
b Connection 可选Variant 一个范围, SQLStatement指定的查询将在该范围内执行。
c SQLStatement 可选 Variant 定义查询选项以检索数据。
dSQLStatement1 可选 Variant 如果查询字符串超过 255 个字符，则SQLStatement指定字符串的第一部分，SQLStatement1 指定第二部分。
4) For i = 0 To UBound(avntField)
'查找avntField(i) & "域"
objWord.Selection.Find.Execute (avntField(i) & "值")
'将选定内容替换为名称为avntField(i) 的邮件合并域。
.MailMerge.Fields.Add Range:=objWord.Selection.Range, Name:=avntField(i)
Next
以上代码完成了数据源与模板文件的合并规范。
5）With objMerge.DataSource
For j = 1 To .RecordCount
'将记录J与主文档合并。
.FirstRecord = j
.LastRecord = j
'提取记录的名字
strMyName= .DataFields(1).Value
'执行合并
.Parent.Execute
'保存文件
objWord.ActiveDocument.SaveAsstrMyPath& "\" &strMyName& ".doc"
objWord.ActiveDocument.Close True
'指向结果集内的下一条记录。
.ActiveRecord = -2
Next
End With
以上代码完成了源文件及模板文件的合并及输出保存。
3 实现excel中数据模板化输出的实现效果
我们点击运行按钮，这时候会在同一个文件夹下产生几个输出文件：
我们打开第三个看看数据的输出结果：我们看到，输出的结果完全符合我们的预期。
本节知识点回向：
① 如何将EXCEL按模板输出到WORD？
② MailMerge的作用是什么？
本讲代码参考文件：015工作表.xlsm积木编程的思路内涵：
在我的系列书籍中一直在强调“搭积木”的编程思路，这也是学习利用VBA的主要方法，特别是职场人员，更是要采用这种方案。其主要的内涵：
1代码不要自己全部的录入。你要做的是把积木放在合适的位置然后去修正代码，一定要拷贝，从你的积木库中去拷贝，然后修正代码，把时间利用到高效的思考上。
2 建立自己的“积木库”。平时在学习过程中，把自己认为有用的代码放在一起，多积累，在用到的时候，可以随时拿来。你的积木库资料越多，你做程序的思路就会越广。VBA的应用界定及学习教程：
VBA是利用Office实现个人小型办公自动化的有效手段（工具）。这是我对VBA的应用界定。在取代OFFICE新的办公软件没有到来之前，谁能在数据处理方面做到极致，谁就是王者。其中登峰至极的技能非VBA莫属！
我记得20年前自己初学VBA时，那时的资料甚少，只能看源码自己琢磨,真的很难。20年过去了，为了不让学习VBA的朋友重复我之前的经历，我根据自己多年VBA实际利用经验，推出了六部VBA专门教程，目前教程均通过32位和64位两种OFFICE系统测试。
第一套：VBA代码解决方案是VBA中各个知识点的讲解，教程共147讲，覆盖绝大多数的VBA知识点，提供的程序文件更是一座不可多得的代码宝库，是初学及中级人员必备教程；目前这套教程提供的版本是修订第二版，程序文件通过32位和64位两种OFFICE系统测试。
第二套：VBA数据库解决方案数据库是数据处理的专业利器，教程中详细介绍了利用ADO连接ACCDB和EXCEL的方法和实例操作，适合中级人员的学习。目前这套教程提供的是修订第一版教程，程序文件通过32位和64位两种OFFICE系统测试。
第三套：VBA数组与字典解决方案数组和字典是VBA的精华，字典是VBA代码水平提高的有效手段，值得深入的学习，是初级及中级人员代码精进的手段。目前这套教程提供的版本是修订第一版，程序文件通过32位和64位两种OFFICE系统测试。
第四套：VBA代码解决方案之视频是专门面向初学者的视频讲解，可以快速入门，更快的掌握这门技能。这套教程是第一套教程（修订一版）的视频讲解，听元音更易接受。这套教程还会额外提供通过32位和64位两种OFFICE系统测试的程序文件。
第五套：VBA中类的解读和利用这是一部高级教程，讲解类的虚无与肉身的度化，类的利用虽然较少，但仔细的学习可以促进自己VBA理论的提高。这套教程的领会主要是读者的领悟了，领悟一种佛学的哲理。目前这套教程提供的版本是修订第一版，程序文件通过32位和64位两种OFFICE系统测试。
第六套教程：《VBA信息获取与处理》，这是一部高级教程，涉及范围更广，实用性更强，面向中高级人员。教程共二十个专题，包括：跨应用程序信息获得、随机信息的利用、电子邮件的发送、VBA互联网数据抓取、VBA延时操作，剪切板应用、Split函数扩展、工作表信息与其他应用交互，FSO对象的利用、工作表及文件夹信息的获取、图形信息的获取以及定制工作表信息函数等等内容。程序文件通过32位和64位两种OFFICE系统测试。
上述教程的学习顺序：1→3→2→6→5或者4→3→2→6→5。提供的程序文件更是一座巨大的代码库，供读者使用，如需要可以WeChat: NZ9668
学习VBA是个过程，也需要经历一种枯燥的感觉
“众鸟高飞尽，孤云独去闲。相看两不厌，只有敬亭山”。学习的过程也是修心的过程，修一个平静的心。在代码的世界中，心平静了，心情好了，身体自然而然就好。心静则正，内心里没有那么多邪知邪见，也就没有那么多妄想。利人就是利己。我的教程助力给正在努力的朋友。
“水善利万物而不争”，绵绵密密，微则无声，巨则汹涌。学习亦如此，知道什么是自己所需要的，不要蜷缩在一小块自认为天堂的世界里，待到暮年时再去做自欺欺人的言论。要努力提高自己，用一颗充满生机的心灵，把握现在，这才是进取。越是有意义的事情，困难会越多。愿力决定始终，智慧决定成败。不管遇到什么，都是风景。看淡纷争，看轻得失。学习时微而无声，利用时则巨则汹涌。“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”
每一分收获都是成长的记录，怎无凭，正是这种执着，成就了朝霞的灿烂。最后将一阙词送给致力于VBA学习的朋友,让大家感受一下学习过程的枯燥与执着：
浮云掠过，暗语无声，
唯有清风，惊了梦中啼莺。
望星，疏移北斗，
奈将往事雁同行。
阡陌人，昏灯明暗，
忍顾长亭。
多少VBA人，
暗夜中，悄声寻梦，盼却天明。
怎无凭！
分享我多年工作实际经验的成果，随喜这些有用的东西，给确实需要利用VBA的同路人。回向学习利用VBA的历历往事，不胜感慨，谨以这些文字以纪念，
分享成果，随喜正能量
标签: vba实现excel邮件合并