原辅包入库流程——来介绍一个多行业通用的流程范式（下）
在前面两篇文章中，晓闲给大家介绍了原辅包入库流程的前面6个环节，按照整个流程看，还剩下4个环节还没介绍，在今天的文章中，晓闲将给大家介绍最后的4个环节。
一、生产流程
1.生产管理制度
B.管理流程
e.原辅包入库流程
为了便于大家理解原辅包入库流程的流程关系，晓闲这里把整个流程都放出来。
图1 通用原辅包入库流程
7.单据签收
单据签收是指：在采购方接收货物之后，对其接收货物的行为进行书面确认。
单据签收这个行为是非常重要的，对于采购方自身、供应商和物流公司而言，单据签收这个动作是一次交货活动的核心。
晓闲以前在这一块有过较多的接触，下面来谈一谈单据签收这个事情的重要性。
对于企业自身而言，单据签收这个动作是其内部进行原辅包的接收的凭证。
一个企业也是由多个部门构成的，而且企业也要面对税务局，因此，它需要有一个客观公正的凭证去应对内部的业务流程以及税务局的税务抽查。
如果企业在接收货物时，不做签收处理，那么，很容易出现多统计或者少统计接收的货物，不仅导致企业内部账务的混乱，而且还可能被税务局确认为偷税漏税。
多计成本，可能涉及增值税进项税虚增，实质是少交增值税，同时少交企业所得税，也就是偷税。
少记成本，这会导致企业多计增值税，同时多计企业所得税。
对于供应商而言，其客户接收货物的书面签收，代表了客户接收货物的实际动作，如果客户收了货却不在单据上进行签收，在形式上没办法进行货物交货的确认，因此，供应商将无法确认这次的销售行为。
而对于物流公司而言，收货方不签收货物，物流公司将无法向其委托方证明其下游客户接收到了货物，一般而言，如果物流公司无法出具下游客户签收的货物，它将无法结算这次的费用，而且如果因此导致这个供货商出现丢失货物的情况（因单据丢失，且下游客户拒绝承认已收货的），委托方还会找物流公司进行索赔。
那么，我们要问的是：单据签收是怎么做的。
单据签收很重要，但是签收行为发生非常简单。
正常来说，一般是由收货方的仓储收货人员进行签字件确认，当然，很多情况下，还会采取收货方的仓储人员与送货的物流司机同时签字的方式，以此来表明物流公司与收货方之间产生了一次货物的交付行为。
实际上，在单据签收环节，供货方是有一定的风险的。
如果收货方签收货物（签收收货单据）后，却拒绝承认其收货了，销售方可能不能证明其物流方真地将货物交付给了采购方，因为收货方指定的收货员是A，但签收单据上的人却是B。
而对于采购方而言，其面临的一个潜在问题是：签收人员不清楚货物接收情况就在供方的单据上进行签字和确认。
另外，在单据签收环节中，需要对数量异常或者数量偏差要做处理。
比如：供货方在送货单据中申明数量是30.25吨，采购方实际收货数量仅为29.87吨，存在偏差较大，对于存在较大数量偏差的情况，此时，并不是说买方直接按照该数量进行签收即可，而是：在发现这个问题时，收货人员应第一时间通知采购人员，由采购人员与供应商之间进行确认该异常如何处理。
其处理方式可能是采购方直接按照实际数量签收，也有可能是双方进行卸货数量的复核，待复核完成后再进行单据签收。
8.车辆离厂
车辆离厂是整个原辅包入库流程中最简单的一个环节。
在这个环节中，待物流司机完成货物卸货、卸货单据签收之后，将装货的车辆开离收货方的工厂为止。
在这个过程中，对于收货方而言，注意两件事：
其一、货物安全
物流车辆有没有携带走货物或者工厂的物品。
当然，晓闲提到这种情况并不是说物流司机会存在此类问题。
其二、倾倒货物
倾倒货物是值得注意的，这对于采购方而言是一种潜在的风险，其主要是发生在一些特殊的行业，比如化工品行业。
很多货物是危险化学品，或者更具体的说，是一些对环境有较大伤害的物品。按照法规的要求，这一类的物料是不能倾倒在地面上的。
很多司机可能缺乏相关的认知，在货物从其车辆上卸掉后，可能会存在货物残留，那么，司机可能会选择在收货的工厂外面将该货物残留从车上卸掉或者倒掉。
因为现在残留的货物可能与即将要装载的货物存在很大差异，甚至该货物残留不被下一次要装货的工厂以及委托方所接收，因此，司机选择了将该残留清理掉。
司机这样的行为对于采购方而言是一个潜在的风险，因为这发生在采购方工厂周边。
晓闲曾经服务的某家公司就遇到了这样的情况，当时一个物流司机就在工厂周边倾倒一些化学品。
9.物料入库
物料入库是指：采购方完成物料进入到指定仓库的事情以及完成物料进入指定仓库的过程中的一系列配套事项。
概括而言，在物料入库环节中，采购方内部要完成两件事，分别是：实物入库以及系统入库。
其中，实物入库是指公司所采购的货物要存放到指公司所规定的专门用于存放原材料或者包装材料的仓库中，且在进入到这样的仓库之后，公司就需要按照相应的流程和制度对进入的货物进行管理，包括后续的货物的再次出库等等环节和流程。
实际上，在该货物进入到指定仓库之前，公司可能是将货物暂时存放在暂存仓库中的。
晓闲曾经提及，某些货物的检测周期非常长，长达一周到半个月，甚至数个月，那么，这些未经完全检测结束的货物就会暂时存放在一个仓库中，待货物检测无误后再进入到相应的原材料仓库中。
通常而言，存放到暂存仓库的货物，依然要接受公司的管理，可能是按照暂存品管理流程或者制度来进行管理的，关于这一部分晓闲会在后续的篇章中进行介绍。
一般的，采取暂存管理模式的货物通常都是那些检测周期比较长的货物。
而系统入库一般是指采购方在其自身的ERP系统中完成货物的入库手续。
这样一样流程和环节往往是通过IT系统实施的。
比较常用的ERP系统有用友、金蝶、SAP等几种。
当然，因为ERP系统的使用是有成本的，基本上每年的费用至少需要几十万，而某些ERP系统的费用可能高达数百万，因此，某些情况下，企业考虑到降本增效或者节约资金，不会考虑使用ERP系统，此时，企业可能会选择使用excel表格进行系统入库流程。
当然，对于某些财大气粗的企业而言，它可能并不喜欢或者不信任第三方的ERP系统，反而可能会选择自己开发系统，但不管怎样，我们依然称之为ERP系统。
这里提示一下表格系统的入库要点。
对于采取表格入库的模式，企业要注意数据的可靠性。
数据可靠性问题是整个系统入库流程中最大的问题。
很有可能会出现实物已入库但系统未入库、系统入库数量偏离或者实物未入库单系统已入库等三种异常情况。
对于这些情况，企业需要根据自身的问题寻求解决方案。
上述3种问题都可以用一个问题概括，那就是账实不相符。
因此，对于企业而言，要特别注意账实相符的问题。
要想避免出现账实不相符的问题，这里晓闲提供一些解决办法。
其一、当天完成系统入库
要求企业内部（主要是对仓储人员）应当确保在实物入库的当天就完成ERP系统的账目入库。
如果可以做到及时进行入库，那么，出错的概率就会非常低。
其二、对入库情况进行复核
在每一次完成入库之后，都由第二人对入库情况进行一次复核，他需要实际检查当下即将完成入库手续的货物，是否存在该批货物，有无重复入库等情况。
其三、入库单据及时单独存放
在系统入库环节中发生重复入库的情况，往往都是因为单据被重复使用了。
因此，要想避免这种问题，最好的方法就是凡是已经完成系统入库的单据，应当及时单独存放在另一处，避免混淆。
当然，除了单独存放之外，更有效的做法可以是在完成系统入库时，在入库单据上做标记，表明已经完成系统入库手续了。
除了要完成系统入库和实物入库两个环节外，还有一项非常重要的工作有待处理，那就是，要及时做好实物单据的归档整理。
实物单据的归档整理非常重要，其重要性体现在两个方面。
其一、实物单据的档案是企业自身结算的核心资料
如果某项入库单据的资料丢失，可能就会导致公司遗漏该笔采购货物，从而造成一系列的问题，比如导致财务数据的混乱。
其二、可能会导致特殊档案的管理风险
从这个角度看，其重要性主要体现在对某些特殊的企业，比如使用易制毒化学品的企业。
在遇到采购的易制毒化学品时，企业还要专门建立易制毒化学品的购买台账，甚至包括后续的领用台账，这些都要求企业应当要及时进行入库手续相关单据的归档。
公安机关会定期抽查企业的易制毒台账，因此，台账丢失或者遗漏某一笔货物，极有可能导致企业面临被公安机关处罚的风险。
10.系统结账
系统结账主要是指采购方完成某一笔货物的结账以及结算。
通常而言，系统结账是在采购方的ERP系统中完成的。
一般，对于采购方来说，它要完成一笔货物的结账和结算，往往需要其与供应商之间进行一次确认，避免发生错误结算的情况。
常见做法是让供应商提供交货的数据和记录，比如当月累计送货的总数量，甚至可以让供应商提供每次交货的明细。采购方根据供货方的交货记录进行核对，以确认可以正常结算和结账。
通常而言，系统结账要完成的事情是确认采购价格有无错误，采购数量有无错误，以及采购结算金额有无错误。
以上3种错误是系统结账的核心错误之所在。
对于用ERP管理数据的企业而言，采购价格错误的产生原因主要是：订单价格出错以及仓储部门使用了错误的价格进行入库。
前者的主要成因一般是采购部门在录入订单时，误操作，导致订单价格出错。
而后者的主要成因是某个物品存在多个有效的价格，而仓储部门不清楚而使用了错误的订单进行关联入库，最终导致价格出错。
而采购数量错误的成因比较复杂，可能是因为货物交货次数出错，或者单次入库数量出错。
对于前者，往往成因是比较复杂的，最可能的原因应当在仓储部门。当然，如果是直接经销销售给第三方的，那么，其成因可能是因为内部信息传递出错导致的。
而对于后者，单次入库数量出错，则往往是由于双方结算数量异常导致的，对于这种情况，要结合ERP的规则进行设定，然后再调整或者制定相应的原辅包入库流程的管理细节，这里无法拓展介绍。
而对于采购结算金额错误，其原因就来自于单价错误或者数量错误，如果能避免单价和数量出错，则可以避免采购结算金额错误，因此，对该项不再介绍。
而如果企业采取的是非ERP系统管理，出错的情况依然是上面3种，但其成因可能更加复杂，比如：在完成今日货物入库时，误将10天前的入库信息修改而未发现。
在系统结账期间时，一般 采购方要完成两件事。
其一、系统亏损或者系统盈余
比如系统显示的数据量跟供应商交货量不一致的情况。
数量不一致，往往是与供货方的发票和单据核对后才发现，那么，在进行系统结账时，要根据合同约定要求进行系统结算处理。
其二、实际货物盘点
这个盘点是抽盘，因为货物要进行周转，很可能以前入库的货物到月底盘库时，找不到了，因为已经变成产品放在仓库中，甚至已经卖掉的。
以上内容为关于整个原辅包入库流程的详细介绍。
文章的最后，晓闲向大家提出几个问题，大家想一想，看你能不能回答出来。
在整个入库流程中，都有什么注意点？是不是可以随便安排一个人做入库呢？负责过磅的人是不是随便安排一个人都行呢？
晓闲将在下篇文章中介绍原辅包入库流程的要点，我也会谈到上面这些问题，感兴趣的朋友，请持续关注后续的文章。