前言：随着社会信息化数字化进程加快，OA办公系统的应用范围在逐步扩大，更多中小企业重视并引进OA办公系统，用来提升工作效率。目前，市面上的标准化OA产品很多，功能分类齐全，本文将聚焦OA办公系统的多个应用维度，浅谈OA办公系统应该具备的功能。
本篇文章将以某知名OA系统为例，回答以下问题：
什么是OA办公系统
OA办公系统的功能分类
一、什么是OA办公系统？
OA办公系统通常缩写为OA（Office Automation），是办公自动化系统的简称。OA办公系统是一种将现代化技术和计算机技术结合到日常办公场景中的集成软件。正确的使用OA系统可以有效提高办公效率，优化管理组织结构，增加协同办公的能力，提供科学决策辅助，实现更具发展潜力的新型高效办公模式。
二、OA办公系统的功能
1.工作流程审批流转功能
OA办公系统的出现，打破了传统以纸质填写/基础电子文档填写-手工传递-传真或邮件发送的工作流模式。避免整个流程状况缺乏有效监控，出现人为失误和时间上的延时等问题。可以实现各种业务流程的电子化、标准化、自动化，提高流程的效率和质量。
1.1审批流转模块的功能概述：
审批模板-流程设置-起草申请-我的申请-待我审批-经我审批-待我阅读 -我的承办-审批数据查询-代理申请-转发查阅-我的关注-审批监控-历史审批一览-审批设置 -审批超时统计-审批效率排名-耗时流程排名
1.2使用场景：
审批流程可以分为分固定流程、动态决定、协同工作流程、表单数据决定、分支流程、并发流程、正常的流程中的不确定环节、人员屏蔽流程等，满足各种类型的工作流审批需要。
2.公文管理功能
公文发文和公文收文管理，是OA办公系统实现公文管理的途径。覆盖公文从起草、审核到发布、传阅、归档全工作链路，从而减少纸质文档的使用和传递，提高公文的速度和质量，规范公文的格式和流程。
2.1发文拟稿功能
OA系统公文发文模块完全贴合日常公文管理过程。线上发文可围绕组织内公文管理的发文需求，灵活搭建办公场景，实现一键发文、格式标准化、线上原笔迹签批、修改正文留痕、套红、电子化签章、PDF智能转换等特色应用，系统从安全、易操作角度出发，全面护航电子公文环境，发文过程动态监控，降低信息流通风险。
2.2待办发文功能
OA系统会提示需要当前用户审核的相关单据信息，点击提示信息可直接跳转到审核界面，直接进行批阅。
2.3发文监控功能
发文监控功能可以查看所有正在审批和审批完毕的发文单，包括查看申请信息、当前状态、当前流程、审批流转记录等并进行催办操作。
2.4收文监控功能
收文监控为客户提供了一个集中管理所有流转收文的操作界面。正在审批和已经审批完的所有收文都能被监控和管理。在收文监控中可以查看收文主题、来文字号、登记人、收文登记时间以及正在进行中的流程步骤。
3.人事档案管理功能
人事档案是企业员工信息的载体，是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据，是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施。OA办公系统根据大量的需求调研以及资深HR指导，研发高效的管理人事档案功能，解决合同、离职、奖惩、调转等人事管理事务。
3.1人事信息管理功能
新建人事档案：其中包含基本信息、学习经历、工作经历、职称信息、职业证书、社会关系、证件副本、兼职岗位等内容。
已有员工签订合同：设定合同的类型、编号、有效期、是否签订培训协议、有无固定期限合同等内容
离职员工管理：在人事信息中给予离职，记录离职的办理人、最后工作日、办理日期、离职类型、离职去向、离职原因等，并对离职后的数据处理情况进行确认
员工的奖惩：如授予单位、奖惩名目、奖惩日期、奖惩金额、奖惩原因等内容
3.2人事合同管理功能
人事合同管理可通过姓名、工号、合同类型、合同编号、失效期等条件进行检索，来观察记录员工合同情况，支持相关数据的导入和导出。
3.3人员简历管理
在人员简历画面可以展示出人事信息的相关内容并支持进行人员简历页签设置和导出；并且与培训管理、资质管理、项目管理相关联，相关数据会自动展示在人员简历中。
3.4组织架构图
系统根据部门信息的录入会自动生成组织架构图，此图可根据任一部门进行收缩和展开显示，调整至需要的架构图后，生成图片文件，其文件会在门户的组织架构标签中显示。
3.5HR报表
系统根据人事档案信息的录入内容，自动生成16个HR报表，供人事统计和分析。报表管理中的所有记录均可导出为Excel文件，支持按照时间、人员、部门、岗位等多维度进行数据筛选。
3.6计划管理功能
OA工作计划管理模块通过上下级关系的设置，把公司、部门与个人的工作计划有机连接，分别控制。每种工作计划又可划分为日、周、月、季度、半年和年计划，使得企业有明确的计划，能够区分轻重缓急，保证企业整体战略的实现。
3.7领导查看下属工作计划并评论
领导可在个人计划中按照日、周、月、季度、半年、全年等多种时间周期查看下属员工的工作计划，并可对员工的工作计划给予合理的指导和订正。
4.项目管理功能
OA办公系统项目管理功能，以信息共享，数据共通为目标，管理项目的进度、监控项目的质量与成本，把政府机关及企业管理中的财务控制、人才资源管理、风险控制、质量管理、信息技术管理（沟通管理）、采购管理等有效的进行整合，以达到高效、高质、低成本的完成政府机关及企业内部各项工作或项目的目的。
4.1项目立项
项目立项可建立完整的项目信息，立项时可与客户进行关联，选择对应的客户以及与此客户相关的合同，可设置项目过程中的文档规则，自动按照文档规则进行归档、可以设置项目组成员，如项目监理、工程师等，各个角色拥有不同的权限、可以设置对应的审批模式，审批通过后正式立项。
4.2立项审批
项目立项可以设置审批功能，如果开启审批功能后，项目立项需要经过审批才能进入到项目库，项目审批有3种形式可以设置：项目立项不需要审批、项目立项需要内部审批 (由项目监控人审批)、项目立项需要通过流程审批完成
4.3项目分解
此模块将项目分解成具体的工作任务，设置任务完成周期，落实任务的责任人、参与人员以及设定项目里程碑，项目相关人员可定期反馈项目进度，此处可查看具体任务的项目进度情况。
4.4项目甘特图
通过甘特图能够直接进行任务的设置。能够很方便的进行任务的增加、删除；通过升级、降级可以轻松实现任务树；支持前置任务的设置；支持里程碑的设置。
4.5项目预算申报
4.6项目预算调整
4.7项目经费报销
4.8项目费用
5.任务管理功能
OA办公系统有的任务管理功能，是基于提高管理效率、激励员工进取的考虑，为明确目标、识别关键成功因素、分析关键性能指标，对如何将“精细化管理”及量化绩效考核理念融入到企业的信息化管理中的尝试。
5.1我的任务
我的任务模块中，可实时查看我参与的、我负责的、我监控的、我分配的工作任务，可提交任务工时、汇报任务进度、反馈任务完成情况。
5.2下级任务
可以通过下级任务菜单进行查看下级员工任务。此处上级领导可点开任务标题查看任务的具体内容、任务进度以及反馈情况，能随时了解任务的状态信息。
5.3汇总统计
系统支持多维度任务汇总统计，其中分为：公司汇总、部门汇总、个人汇总、下属汇总、反馈汇总、延期汇总、超期汇总、待考核汇总、终止汇总、待确认汇总。
5.4会议管理
OA办公系统会议管理模块，为企业能顺利开展会议，并在开会后做好会议决议的执行工作，为企业决策提供保障。
5.5会议日历
会议日历可为用户提供日、周、列表三种形式的查看视图，让会议展现清晰，需要参加的会议一目了然。
5.6会议发起
会议发起时，支持快捷选择本单位会议室，可查看会议室占用情况，防止会议冲突，选择人员时不仅可从系统中选择本单位内部人员，如有外部参会人员，可导入外部人员，或从通讯录中选择需要参会的外部人员。
5.7会议预定
5.8会议回执
会议的与会人员对需要参加的会议可以进行回执操作，回执后会议的发起人可以在查看回执中查看回执的信息，方便了解与会人员是否参会，及时做出调整。
5.9会议纪要
会议结束后需要由会议纪要员对会议内容做出记录，同时将会议纪要发送给指定的人员知晓。如果会议中有工作需要落实的，则可以直接点击“发送会议纪要并转任务”按钮，将会议工作进行分配，任务相关人员可在自己的工作任务模块接收任务，并进行定期任务反馈。
5.10会议室报表
会议室报表可以统计单位会议室使用次数占比情况，通过图形分析各个会议室的使用况。
6.客户管理功能
通过数字化手段实现客户管理，加强与客户在营销、服务上的信息交互，能够提升客户满意度，有助于业务增量，提高企业核心竞争力。
6.1跟单功能
跟单的作用就是记录销售员对客户服务的进程，跟单可以准确的记录客户所处阶段，方便管理，避免因为遗忘而造成误解，如果不知道客户所处阶段，则将会大大降低产品在客户心目中的形象。
6.2客户分类及查询功能
OA提供了强大的客户分类及查询功能，按客户类别分为：我的客户、当日跟进客户、共享给我的客户、7日未跟进的客户，让您第一时间了解客户的状态，避免有些客户因为长时间得不到了解而错失机会。
6.3客户共享及移至客户池
对于需要共享的客户，销售人员可以将其勾选并“共享”给其他销售人员；已经共享的客户需要在“共享给我的客户”中进行查看客户的信息、联系人信息、跟单记录、相关文档、合同信息、付款信息等内容。
6.4客户报表
客户报表中根据销售人员录入的相关数据，系统自动生成客户级别统计、销售阶段统计表，同时在合同报表中也可查询月度销售统计、季度销售统计、年度销售统计、收款明细报表、合同收款概览等。
6.5销售岗位关系
客户管理在使用之初需要先创建销售岗位信息，此处可明确销售的上下级关系。上级销售领导可通过“下属客户”菜单查看下属人员的客户信息以及跟进情况，便于销售领导进行销售管理。
7.门户管理功能
OA系统门户管理功能，可以解决以下问题：
提供登陆OA系统后快速便捷地找到对应的待办事项的办公平台。
提供企业或单位新闻、资讯的信息展示平台。
为管理层提供汇总日常工作数据报表，运营管理数据汇总的数据平台。
为新员工提供快速融入集体，迅速了解掌握日常工作的学习平台。
7.1系统门户搭建
系统默认包含：工作门户、新员工门户、普通用户门户、系统门户、知识门户、公文门户、领导门户、驾驶舱、信息门户、审批门户、HR门户等。
7.2门户管理
门户设置包含标签设置、门户模板制作、参数值设定、标签默认值设置、门户模板预览、默认门户设定、门户模板权限设置、门户模板复制等功能。
7.3标签设置功能
在标签维护中，系统内置了80多个标签供用户使用，并根据类别和展示样式做了分类展示。包含标签名称、标签类别、标签展示样式、引用标识和适配平台等信息。每个标签都有其特定的属性，可用于门户的灵活配置和展现。
8.其他常用工具功能
8.1单位通讯录
单位通讯录可自动采集人事信息中的通讯数据，生成单位内部人员的通讯信息。
8.2公共通讯录
8.3企业论坛功能
版主能够查看所负责的版块，进入版块内查看所有发帖内容。
当用户进入版块的时候，可以发新帖或发起投票，回帖和跟帖等；投票可以设置单选或者多选，并可以设置投票人员。
8.4企业大事记
OA系统的大事记模块用于记录企业发展历程中的重大事件，建立企业的历史档案，便于企业的宣传及新进员工的培训工作。
8.5问卷调查功能
OA调查问卷系统可以为用户提供方便快捷的服务，快速、经济、高质量收集用户真实反馈。
8.6其他方便日常办公生活的小工具
例如计算器、万年历、天气预报、新闻资讯等。
OA办公系统的功能始终随着企业应用需求的变化而变动，在基础功能之上的深度定制开发能力，是众多OA厂商的核心竞争力所在，相信随着社会、技术、理念的不断更新发展，OA办公系统也会迎来持续升级，在政企单位办公和生活场景中，发挥着更强大的作用。