点击按钮后会弹出一个下拉菜单，点击菜单中的“其他命令”。这时会弹出一个对话框，点击对话框中下图箭头所指的“从下列位置选择命令”处的下拉按钮。
点击下拉列表中“不在功能区中的命令”选项。然后在下方的列表中找到“朗读单元格”选项，点击选中。（列表中各选项的排列顺序是以汉语拼音的首字母为准，按英文字母表顺序排列的。“朗读单元格”选项的具体位置可参考下图其右侧滑块所在的位置。）选中“朗读单元格”选项后点击图示的“添加”按钮。点击“添加”按钮后，“朗读单元格”就添加到右侧的列表中了。
如果需要，也可以再把图示的“停止朗读单元格”按钮也添加到快速访问工具栏中。该按钮的作用是停止正在进行的朗读。添加后点击对话框中的“确定”按钮。这样，“朗读单元格”按钮就添加到Excel的快速访问工具栏中了。点击该按钮后Excel就会自动朗读活动单元格中的内容。要注意的是：实现Excel中文朗读功能的前提是Windows系统的“语音识别”功能没有被删除，而且语音识别中的“文本到语音转换”选项选择的是中文。一些Ghost版本的Windows系统为了节省空间，可能会把“语音识别”功能删除。查看Windows系统中是否有“语音识别”功能的方法是看控制面板中是否有“语音识别”项（如下图）。