一、项目总述
学校基建工作包括校园建设规划编制、项目立项申报、招投标、投资计划编制、项目实施、竣工验收、竣工结算、资产交付等工作。根据学校事业发展规划，学校面临多区域、多地块、多项目开发建设现状，建设规模大、建设周期长、建设资金量大、成本控制严格、审批手续繁琐，要实现对工程全过程的有效控制和管理，职责多，任务重，难度大。一个实用、信息共享的管理信息系统对提高基建工作效率和管理水平具有重大意义。
基本建设管理信息系统系统以信息化建设为突破口，创新基建工作管理模式，运用科学的管理方法，利用信息化手段对基建项目从项目决策、立项、报建、设计、招投标、合同管理、施工管理、投资控制、竣工结算与决算、固定资产交付至档案管理、项目后评价全过程的数据进行归纳、统计、分析，实现项目全过程监控、管理信息分析查询、信息辅助决策，推进项目管理规范化、程序化、科学化。同时通过OA系统等功能辅助日常办公，提高事务性工作处理效率和质量。
系统以学校各建设项目为基础建立电子台账，以国家法规、教育部基建工作风险点要求、学校基建管理制度、内控制度为依据，以项目工作流程为主干、电子台账为基础、协同工作为目标，将所有任务流程进行分解，并落实到部门、个人，在规划建设全过程中充分实现系统性的交互配合与协调，做到事项办理提醒、风险点及时提醒、过程事项办理实时提示、超期事项逾期实时预警、基建档案资料全过程电子留痕，同时便于实现全过程实时监、管、控，高效实现全过程管理和考核。
系统的应用将大大有利于推进基建项目管理模式，有利于提高基建管理工作质量和效率，强化建设过程规范性，加强廉政建设，强调基建工作全盘性、计划性，实现工作的流程化、信息化、痕迹化。同时，可形成基建大数据库，便于学校各部门随时提取基建工作数据信息。
系统建设目标主要包括以下几个方面：
1.加强制度建设，建立责权分明、健全完整的制度管理体系。
2.全面贯彻实施目标管理。将实施目标细化，按责权进行分层、分重点落实到具体岗位，并按目标责任，展开检查、考核和追究等各个环节。实现各流程内控管理。
3.实现对整个建设项目包括从酝酿、决策到建成使用全过程中形成的工程资料电子化。
4.强化投资控制。系统要以项目设计概算为项目投资控制参照系，加强合同管理、变更管理、支付管理等各环节，建立各类动态台账，加强投资过程控制。
5.在管理者之间建立网络化、系统化的信息交流、沟通的方式，实现信息资源共享和网络协同办公，全面实施无纸化办公。通过手机端实现办公实时化，提高各项事务办理效率。
6.建设项目远程监控。学校项目管理人员和时间有限，跨校区项目施工管理难度很大，系统的监控及考勤功能可使各级领导实时把握工程现场情况，便于对工程建设质量、进度、安全等方面有效监管。
7.基建管理过程全程纪实、环环留痕、同步监督、依法追责。
8.保障基建相关信息和数据的安全性。改善日常管理工作中基于广域网的缺乏安全防护情况下工程管理信息数据的传递，通过系统数据传输加密、认证、密钥等安全措施实现信息和数据的安全传输和存储。针对不同层次的用户，设定不同级别的用户权限，保证系统安全性及数据的真实性和可靠性。
二、系统功能
拟建设具备“两级应用平台”、 “多项基本功能”、 “多个子系统”的基本建设管理信息系统。
A.两级应用平台
在应用层面上，系统划分为两级平台：基建项目综合管理平台和校园网对接平台。
基建项目综合管理平台：项目信息由基建处管理人员录入及管理，相关业务资料由基建处、各参建单位和学校相关职能部门录入；不同人员不同权限，实现资料共享；选择性的对部分条目在校园网对接平台显示。
校园网对接平台：与学校门户网站对接，显示指定工程项目概况（题目、时间、进度）及有关信息数据，针对不同用户对基建信息的需求设置不同阅览权限。预留审计处、财务处、国资处、采招办等职能部门系统对接接口，待具备条件时授权对接使用。
B.基本功能
1.基建业务处理功能
（1）通过协同办公实现工作纪实管理功能。以现行法律、法规、规章制度、学校有关制度规定以及内控制度流程为基础，贯穿项目决策、立项、报建、设计、施工、验收、备案、固定资产交付等过程，在招标文件审核与会签、合同审核与会签、投资估算及设计概算管理、施工许可证办理、工程管理（安全管理、质量管理、进度管理）、甲供材料设备管理、合同管理、付款管理、变更与签证管理、投资控制与预警管理、预结算及竣工财务决算管理、档案管理、项目后评价等具体工作中，将工程项目建设流程按阶段分解为具体的工作环节，并进一步变成可操作的系统流程，做到建设管理制度化、程序化。通过系统实现工程管理和日常行政管理工作信息和任务的流转审批，并对处理过程实时汇总统计记录，过程记录信息可由指定权限人员查看和输出，实现无纸化办公。协同办公功能以各项目基建管理和审批流程为线索，以学校基建相关业务内控流程为依托，进一步确保依法依章依规办事。
（2）五年基本建设规划及年度投资计划（含年初投资计划、投资调整计划）管理，通过系统制作、存储、查阅计划，便于计划管理和使用。
（3）各类校舍面积管理。系统按照《普通高等学校建筑面积指标》（建标191-2018）进行各类校舍面积统计、计算与缺额分析，为基建项目申报等提供数据支撑。
（4）项目信息管理功能。在工程建设过程中，由工程参与人员实时的通过管理模块对包括所有工程项目信息进行录入，汇总形成电子资料库，便于管理使用。
（5）档案管理及资料提取功能。具备行政档案管理、工程资料管理功能，对行政办公档案资料、工程档案资料进行系统的归档、查询、借阅管理，同时在规范化管理检查、巡视、审计等过程中，管理人员根据检查要求通过系统提供指定电子资料，生成相应的资料清单明细，授权检查人员查看，提高工作效率，。
（6）校园总体规划管理。通过系统管理各个版本总体规划及历次修编资料，便于资料查询使用。
2.远程监控、考勤功能
学校目前除青岛校区外，还有附属幼儿园及专家公寓、古镇口科教园区两处项目工地。学校项目管理人员和时间有限，跨校区项目施工管理难度很大。为方便和加强现场施工管理，实时了解项目的整体建设情况、施工质量、施工进度、施工安全等情况，同时满足基建项目纪实工作要求，需对建设项目进行远程监控管理，接入建设各方建立的安防监控系统，通过监控的方式随时查看现场情况，并保留项目的建设过程视频和图片记录作为档案资料。
3.统计查询分析功能
按建设流程设计对应各基建工作环节的工作台账模板（可由授权用户对其进行个性化编辑）。通过建立各环节工作台账及其不同台账间的关联，实现各环节工作情况的实时更新。具体数据的采集可由经办人输入。
该模块主要提供工程相关信息的统计、各种条件的组合查询、数据对比分析等功能，包括对各项目合同数量、合同金额、完成进度、支付金额、累计拨款、资金缺口、与批复和计划的对比分析等，以便随时了解工程进度、成本及单方造价、各类成本的构成分析等，通过直观图形和数据界面反映基建项目的综合情况，辅助各级预警机制、为基建管理决策提供决策依据。
4.项目实施监控预警功能
按照管理制度对各环节工作设定完成期限，通过系统结合统计查询分析功能模块的基础数据对管理数据的边界或临界点进行动态跟踪和警示（例如合同审批、工程签证、工程付款、投资控制、工程进度过程跟踪）可提高项目审批效率，也可以有效防控基建管理风险。
5.辅助决策支持功能
除了完成工程信息数据采集、存储外，应能对业务管理所需的数据进行动态分析，为决策层提供投资管理、建设管理、综合管理等问题的辅助决策支持。
6. 内控管理功能
系统各管理模块均以基建项目规范化制度为基础，以基建业务内控制度管理流程为依托，通过系统OA功能进行协同办公，达到规范化管理和内控管理要求，进一步促进依法依章依规办事，实现以软件为线索、流程内控为约束的管理。
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C.工程管理功能模块
1.项目信息管理
以项目的静态与动态信息管理为实现重点,主要包括以下阶段有关信息和附件资料（包括word、excel、pdf、图片、AUTO CAD文件等）：① 项目概况：工程总体情况概述、项目名称、项目编号（与目前教育部直属高校统一使用的基建财务系统一致）、计划建筑面积、总投资、开竣工日期、实际建筑面积、总投资、开竣工日期等；② 建设过程信息：包括项目建议书阶段－可行性研究阶段－初步设计阶段－施工图设计阶段－施工建设准备阶段－建设实施阶段－竣工验收阶段－固定资产交付阶段－后评价阶段，项目整个建设历程的主要时间节点列表，并可链接查询其代表性文件档案；③ 合同信息：勘察、设计、施工、监理、材料、设备、服务采购合同等；④ 建设月报：监理月报、施工月报等； ⑤ 建设、勘察、设计、监理、施工、材料设备供应商等各方的单位信息（单位名称、营业执照、资质证书、安全生产许可证、统一社会信用代码、法定代表人、开户行、账号、单位地址、项目负责人、联系电话、传真、邮箱、项目名称、合同信息等）；6投资控制情况：累计完成投资（国拨、自筹）、本年投资计划、本年完成投资、本月完成投资等；
项目资料应至少包含以下内容：项目名称、资料编号、资料类别、资料编制单位、资料编制日期、内容摘要（如：合同要注明对方单位信息、合同金额、签订日期等）、重要页扫描件、备注。
项目信息有关内容与其他系统关联，每个工程项目实施过程中，由各部门和有关参建单位人员使用各系统管理模块时实时录入相关信息并上传附件。对于已完工程，可以集中录入相关信息和附件，以便于利用系统进行信息查询。
系统要具有强大的查询功能，可以灵活、方便地组合各种查询条件，进行模糊查询、排序、分类统计并方便将报表导出和打印。
2.项目立项报建及验收管理
为了使基本建设合法合规，每项工程都要按照基本建设法律法规逐项办理前期手续，项目立报建阶段主要是到相关部门办理核准、备案、审批等手续，主要包括：校园整体规划审查、项目建议书、可行性研究报告审查批复、选址意见书、建设用地规划许可证、房地产权证、建设工程规划许可证、投资估算评审、初步设计概算评审，施工图审查、工程招标、工程质量安全监督、施工许可证，验收包括：规划验收、环保验收、消防验收、人防验收、竣工验收、结算登记备案等。系统按照各项手续办理具体要求，逐项建立手续办理指南，列出各项上报资料，便于用户了解办事流程、要求及需要提交的资料，具体负责人按照相关要求逐项落实上传有关资料，系统按照项目报建的进度，更新各个环节的状态，对相应的上报和成果文件建立台账。
3.勘察设计管理
设计管理涵盖设计功能需求征集、设计任务书编制、方案设计、初步设计、施工图设计，以及招标阶段的答疑和项目施工过程中的图纸会审、设计变更洽商等阶段。包括征询职能部门意见、组织专家论证、可行性分析、预算编制审核、设计文件审核审批、修改、确认等具体工作内容。勘察管理包括勘察技术要求编写、勘察报告审核等工作内容。系统须实现每个阶段的协同办公，并上传存储相应的文件资料。根据设计项目各阶段的工作完成情况，自动形成台帐，对产生的文件、图纸进行电子存档，供相关工作人员查询，实现以时间轴为线索的图纸、资料查阅，并可与控制价编制、结算审核等数据信息进行对比分析。
4.采购及招投标（文件）管理
基建采购按照不同采购额度分为自行采购和学校集中采购，采购文件包括采购招标（询价）文件的编制、采购招标信息的发布、采购开标会议的召开，中标人的确定等，均需严格执行相关国家法律、法规及规章制度。
对于50万元以上工程、30万元以上的材料、设备及服务实现招投标文件管理，实现招标文件、工程量清单、控制价（预算价）起草、审核、会签流程，并保留痕迹；对50万元以上工程、30万元以上的材料、设备及服务实现采购过程管理，即围绕采购工作计划，将采购过程中产生的招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、会议纪要等文件资料按业务流程与采购计划对应，使系统成为采购日常工作支撑平台和资源共享平台，定稿文件电子版的系统存档供查阅。可智能提醒待办或催办事宜。可自动形成相关文档，如招投标活动日程安排表和中标通知书等。基建项目招投标文件管理信息内容应至少包含以下内容：项目名称、招标类别（勘察、设计、施工、监理、设备和材料、咨询服务等）、招标内容、招标文件、招标公示时间、投标单位信息、中标通知书扫描件等。
内部的采购、招标文件等经会签批准认可后分类形成标准文本并构建标准文件库，同时设置成特殊条款，经会签批准后可以根据实际调整。
5.合同管理
学校基建项目中，签订的基本建设合同主要涉及可行性研究、环评、征地、绿化、日照分析、勘察、设计、施工、监理、材料设备采购、材料检测、咨询、室内环境检测、消防检测、节能环保检测、防雷检测、竣工测量等方面，合同是工程管理和款项支付的重要依据。
合同管理模块要解决合同谈判、起草、审核、签订、履行、监督、验收、变更、终止等过程审查、会签手续繁琐的问题，实现合同签订过程网络化，通过系统完成网上审查、会签，系统提供合同文件过程审批管理模块，形成合同修改、审批记录和合同台账。用户根据标准合同模板，输入项目特征数据，生成标准格式的合同文本。合同网上签转的信息应至少包含以下内容：项目名称、合同编号、合同名称、合同类别(同招标类别)、合同单位、合同签订日期、合同产生方式（进场招标、校内招标、处内招标、询价、谈判、委托）、合同内容摘要、合同金额、备注等。由经办人在系统中发起新合同转签事项，上传合同文本，录入合同信息，再依次由各相关部门负责人员、主管副处长、基建处长、审计处等相关负责人在系统上审签，审签完成后由经办人打印审签转单作为合同会签凭证。待合同签订完毕后，由经办人在系统中补录该合同的重要页扫描件。合同管理模块要具备合同的档案存储和管理功能。各类合同文件经会签批准后，按照类别形成标准合同文本，构建标准合同文本库，通过设置专用条款即可产生合同文件，经会签审核对合同文本进行调整，形成最总合同文本。
合同管理要和工程进度、工程洽商、资金支付、档案管理、资料提取等模块关联，能方便记录和查询合同相关内容执行情况（如合同实施进度、合同付款记录、合同累计支付金额、合同尾款等）。系统记录合同金额和付款记录，实现资金、合同执行与进度的信息关联。该部分要注意权限分配和网签的安全性问题。
6.安全管理
在高校基建的管理中，施工现场安全生产与文明施工极其重要。基建项目安全监管内容应至少包含：施工单位上传安全培训手册、定期上报安全监督培训内容、监理单位提供日检报告、项目负责人提交安全检查工作记录、月报等文件。通过系统实现安全监督与考核。
7.质量管理
基建项目质量监管至少应包括：质监体系、施工报告、施工单位自检制度、监理单位和建设单位质量验收体系、质量控制要点资料、原材料资料、检查数据方法、质量检查评定体系、施工质量总结、监理监控质量总结等重要信息。
通过输入施工现场工程质量监管过程资料和数据，可实现工程质量验评项目的建立、维护、与验评标准的关联、提供质量验评表的录入、审核和汇总，能及时分析工程的质量状态，为项目管理者制定质量预控措施提供可靠依据。用户可对现行质量管理规范进行查询和对照，并提供建筑材料跟踪管理功能，实现建设全过程工程质量情况追溯查询。
8.进度管理
在高校基建管理过程中，及时全面的了解工程进度，有利于工程质量、成本、安全等工作内容的监控和管理。系统以项目生命周期理论为基础，通过计划跟踪和控制来实现项目实施进度动态、过程管理。强调计划对项目成功的重要作用，通过制订详细、完善的全面计划来指导项目的实施（施工进度计划、设备采购计划、资金支出计划、质量检查计划等）。在实施的过程中参建各方通过系统随时提交项目的进度信息，包括工程进度、投资进度、形象进度、材料设备供应计划、设备到货情况和交付成果进度等信息（工程实施阶段有关图片、文字说明等），将实际进度与计划进行对比，自动对其中存在的偏差提醒预警，切实保证项目的工期。系统对每项工程的施工关键节点时间信息进行存档，用户可随时检索，与在建工程情况对比，形成工程进度横向对比。可根据实时掌握的项目最新进度和过程资料数据，提供直观明了的周、月、年度、总体进展分析图，反映项目状态和瓶颈关注点。
基建项目进度信息内容应包含：项目名称、合同名称、施工单位及监理单位工程进度报表、工程进度报量、本次完成工程量、累积完成工程量、累积完成百分比、工程形象进度描述、工程形象进度电子版照片、施工单位的支付申请文件、监理的支付证书、收货单扫描件、竣工验收单及其他阶段性重要成果扫描件等。
9.材料管理
具备材料管理、材料账目管理功能，与采购及招投标管理、合同管理、资金支付管理模块联动，实现甲供材料的计划、采购、验收、入库、出库、付款、转账等功能，实现各环节网上会签，可输出符合财务部门要求的材料转账明细单。可对材料进行“三量对比”，对材料招标计划数量、合同数量、实际进场数量进行对比分析。
建立材料设备信息库，汇总常用材料、设备技术参数、历史价格信息等资料，便于项目实施过程中材料设备的询价、选样、送样、报价分析、样品封存，以及施工现场材料设备使用情况的监督。历史价格信息包含造价部门发布的材料价、市场材料综合价及历史价格，材料设备价格信息至少包含以下内容：材料名称、单位、型号、规格、单价、产地、时间。
10.变更洽商及现场签证管理
在高校基建管理过程中，变更管理是项目管理中的最重要过程之一，其主要任务是分析变更的可行性及对工程投资的影响。项目变更管理应至少包含以下内容：变更内容、变更造价分析、变更可行性分析、变更审批表、变更会议纪要等。工程洽商、现场签证管理至少包含以下内容：项目名称、合同名称、洽商及签证单位、内容、日期、金额、有关资料扫描件等，工程洽商、签证相关费用通过资金支付管理模块统一处理。
当变更、洽商及现场签证发生的时候，由具体经办人员在系统中发起事件，填写相关信息并上传附件，相关人员进行审签。系统实现工程联系单、设计变更单、技术核定单、工程洽商、现场签证等各种工程施工过程中产生的变更文件的起草、审批、会签、登记、发放及存档等全过程的流转功能
工程变更、洽商、现场签证管理模块需与合同管理、资金支付管理模块关联，相关费用通过资金支付管理模块统一处理。每笔变更、洽商及签证，均应在系统中反映出其对合同及项目总投资的影响，按照项目形成台账信息。
11.投资控制及资金支付管理
投资控制及资金支付管理模块要与采购及招投标管理、合同管理、进度管理、工程洽商和结算管理、竣工验收及保修等模块关联，对投资估算、初步设计概算、工程量清单及控制价（预算价）、投标报价、合同价款、工程进度款、工程变更、签证、竣工结算编制审核、保修金支付等过程中的投资、造价内容统一进行控制管理，对各版本造价文件进行存档，对工程费用支出情况进行测算，对工程造价情况进行分析评价。系统可把投资估算、设计概算、控制价、变更、签证费用、结算费用及其他费用进行对比分析，对实时的工程进度、工程投资情况进行分析及预测，对各种因素（设计变更、材料涨价、政策性调整、功能性变更）影响投资控制进行动态的比较分析。可按照总体、年度、月份比较不同的投资数据，以便发现偏差后及时采取纠偏措施。可基于工程付款最新数据和定量分析项目总投资的变动因素，预测项目最终总投资。可统计查询整个工程概算、合同支付情况和资金的流转情况。可根据项目合同、计量和财务支付信息，实时提供直观明了的总体投资分析图、年度投资分析图、各月份投资分析图，反映投资状态和投资控制指标。
项目资金支付管理，一方面是为了录入和统计项目付款情况，一方面是为了解决工程款申请支付流程转签不便的问题，实现资金支付申请流程的网上转签。网上转签信息应至少包含以下内容：项目名称、合同名称、付款日期、付款事由、付款金额、资金来源（自筹、国库直接支付、国库授权支付）、收款单位、收款单位的开户行、银行账号等支付信息、附件张数、累计付款金额（由系统自动计算）、累计付款比例、当年预算批复金额，以便于分析付款、合同履行和预算执行。由经办人在系统中选取系统中已录入的合同，提出付款内容申请，录入以上内容事项，附上相应支付附件的扫描件（如进度管理中已经录入相应资料，则直接调用。如没有，则在此模块录入，同时提供给进度管理模块查询），根据相关规定由项目经办人、主管副处长、基建处长、审计处相关负责人、主管副校长、财务处相关负责人在本系统登陆后实行网上审签，审签完成后由经办人打印审签转单作为支付凭证。该部分要特别注意权限分配和网签的安全性问题。
12.竣工验收及保修
竣工验收资料管理，对竣工验收有关资料进行记录上传、统计查询等。工程项目竣工验收是施工过程的最后一道程序，也是项目现场管理的最后一项工作。项目竣工验收及保修应至少包含以下信息和资料：工程信息、竣工验收时间、工程验收通知书、验收证明书、竣工验收报告、竣工验收单、验收备案表、工程移交书、工程质量监理评估报告、工程质量保修书，保修期满交接书等。
13.决算审计
高校基建项目的竣工财务决算是正确核定新增固定资产价值，反映竣工项目建设成果的文件，是办理固定资产交付使用手续的依据，需满足财政部《基本建设项目竣工财务决算管理暂行办法》要求。财务竣工决算资料信息应至少包含以下内容：项目名称、勘查单位、设计单位、施工单位、监理单位、占地面积、批复建筑面积、实际建筑面积、结构类型、层数层高、批复总投资、开竣工时间、可行性研究报告批复、设计概算评审资料、投资估算评审资料、实际总投资、建安工程投资、设备投资、待摊投资、其他投资、资金来源（自筹、国拨）、完成主要工程量、设备清单文件、竣工财务决算文件、竣工决算评审报告扫描件及电子版稿件等。决算审计责任单位为财务处，系统根据相关要求为财务处提供账号和数据端口，以便于财务处获取决算审计信息，同时决算审计完成后，由财务处具体负责人登陆系统填写最终数据，便于基建处使用。
14.资产交付
每一项工程竣工后均需办理资产移交手续，通过系统给财务处、国资处提供账号和数据端口，以便于获取工程信息，系统对资产交付过程审签进行记录，形成资产转账单存档，涉及与国有资产与实验室管理处、财务处的会签、交接。
15. 项目后评价管理
工程项目竣工验收后各部门通过不同角度和途径对项目的投资目标、执行过程、效益、作用和影响进行分析、总结。各部门负责人分别按照职责上传走访项目管理运行情况、保修期内维修情况、材料设备运行维修情况、竣工结算、、审计和决算评价投资控制情况、实验室技术改造评价设计功能情况等，对项目建成后所达到的实际效果进行绩效评价，总结经验收获，提出改进建议，提高后续建设项目管理水平。系统可通过链接等形式征集用户意见建议，绩效评价情况向可通过系统向有关部门公开。
