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基础数据表在实际工作中的运用2024-05-18 20:21:38
理论讲得再多，也不如具体实例有说服力。今天，结合公司临时工作实例与大家一起学习基础数据表在实际工作中的运用和作用。
背景：
公司临时成立一个项目指挥部，从全公司抽调了一批员工，总经理一小时后开会布置工作，下面就开始“建立抽调人员名单表”。
在正常情况下，这个名单是人资部提供，但是，实际行政工作中变数很大，这个名单只是通知名单，因为过年放假，很多员工在外地，不能按要求及时返回公司工作，导致通知人员表和实际到岗表有很多不同，时间又非常急，下面开始按工作步骤设计数据表：
1、以录入方式直接新建人员名单
实际工作人员名单与人资部人员名单有较大的区别，小甚选择直接录入建立新的人员表格，报到1人，录入1人；封存人资部通知名单作为档案。
2、按工作需要设计表的列
新建基础数据表，既要准确、快速，还要避免表格设计太复杂，录入信息时间过长。所以分三步进行：
一是建立最基本的信息，直接手工录入。对于报到的员工，采取签到的方式，直接录入“工作部门”、“姓名”“性别”。以五笔打字的速度，每个员工录入时间不超过5秒，只有三列上百号人，分分钟就录完。
二是现场分配人员和职责。按照报到员工原工作部门，结合人资部对员工个人综合素质能力的了解，在签到的时候直接分配员工组别，基础表设置第四列“组别”。
三是预留“联系电话”和“职务”列。由组长组织本组人员填写并上报汇总。这样不会增加签到时统一填写时间，也能确保信息填写准确，还加深了各组内人员的沟通和了解。
至此，指挥部人员名单表结构设计出炉，签到时录入“工作部门”、“姓名”、“性别”，直接分配“组别”，预留“联系电话”和“职务”。（见下表，为保密姓名用代码替代）
要说明的是：
一是录入时是乱序的，而这种乱序录入也正是高效之处，不需要管谁先来后来，只要来一个录入一个，最后排序、统计就行。
二是五笔打字的重要性，特别是在行政管理中，最基础的、最简单的办法也是最直接最有效的办法，有时候熟练五笔录入姓名新建临时表比用函数调用更高效。
三是列的排序以录入方便为标准。之前EXCEL中列的调整需要剪切或者复制，如今已经可以用SHIFT+鼠标实现自由拖动了，完成不成为问题。
3、将“联系电话”等信息分散补充上报
一是补充录入组长资料信息。各组组长人选确定后，可补充直接录入各组组长工作部门、姓名、性别、职务等。
二是运用数据透视表，汇总分配各组人员名单。基础数据表的作用，首先是统计，抽调人员到位共多少人，对比人资抽调比例，哪几个部门尚未到位，各组分配人员名单可直接分开打印。
三是核对修改人员名单。组长可根据自己的职责，现场从全公司再点名要人，直接录入并分配，也可以现场调整人员组别，直接在基础数据表上进行修改、添加、更新，会议结束，即时生成最新各组人员名单。
四是补充联系电话等列。集中录入，6个组每组15人的手机号码，费时费力还容易出错，而且分配到各组录入，形成合力缩短了工作时间，准确率也高。
4、用PQ功能快速汇总同结构数据表
各组上报数据表结构相同，按上一篇用PQ功能批量汇总同结构数据表的方法，汇总成最终数据表，如下表。至此，指挥部成员名单及基本信息表汇总完成。
在实际工作中，各种汇报和制表是结合工作进展随时变更的，既要准确还要快速，还要随时为领导决策提供依据，并为以后的工作预留拓展空间。
在工作中，如果人员有调整，可随时存档现有表格，在新表格上进行更新和修改，而且只需要在基础数据表上进行修改就可以刷新数据透视表各组成员名单。
今天的例子很简单，但是包括了：录入、列设计、数据透视表、列的移动、PQ汇总等功能，希望大家都学会啦！！！
标签: Excel中统计到岗人员的作用