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Access学习要掌握哪些方面?

这里有一个前提,就是非专业开发人员,我仅仅想聊聊针对日常办公的人员,为了能在办公实战中发挥Access作用,需要学些啥。

有一种特殊的应用场景,是说只想用Access来存储数据,因为它存的数据很规范,那么主要使用Access的表和最简单的窗体就可以了,甚至边表关系都不需要建立。这种场景下,不需要特别学习,会设计表就行了,窗体一键创建,几分钟就搞定了。

更多的场景是贯穿从获取数据到输入报表的全过程(就像下图所示),这就要考虑学些什么了。

我画的这张表或许对初学者很有帮助,了解了Access的整个内容结构,至少你知道每个模块能做什么。事实上学习Access也是围绕上述这些模块来展开的。

首先表设计(包含表关系)无论如何要学好,然而不幸的是,表设计操作容易,思路却比较难,但它是根基,特别特别重要。结构清晰的表设计会给以后模块的设计和操作带来很多便捷。说它的思路难,主要是初学者的确难快速准确地知道怎样的表就是合理的了,需要你对查询、窗体报表、VBA基本能运行自如时,回过头来重新思考表如何合理地设计。总体意思就是,表设计容易、设计好了难,难是相对的,如果从头到尾做过几个Access应用,慢慢也就能感觉到怎样的表设计是合理的了。

接下来说查询,这个名称很容易让初学者产生误解。说白了,查询就是SQL语句,它在Access保存的就是那行SQL语句,不占用空间,设计原则就是,能在查询中实现的,就不要在表中实现(主要是说表中的计算字段)。微软的查询视图真是伟大的发明,把枯燥的SQL语句用可视化界面来做,用上几次就能得心应手,感觉很好。查询是在表基础上设计的,那么了解SQL语句就必不可少了,所幸它还算容易。总结起来,表和查询都是将来的数据源,名称有唯一性要求,这就是表和查询不能重名的原因。

再者就是窗体(含控件),作为与使用人重要交互界面,设计起来不难,也是最具趣味性的地方了。Access给我们提供了专门针对数据的窗体,难点在于属性(事件、方法)过多,除了可视化属性窗口中的,还有一些隐藏的属性,对于数据操作而言,隐藏的属性还很重要,要掌握,一定要掌握。难度嘛,关键在于理解,这些属性的原理明白了,写代码也许就是一种乐趣了。对于一般的办公应用,重点是掌握窗体(控件)与数据相关的属性(事件、方法),而且需要了解一些背后原理。比如窗体的Recordset和RecordsetClone属性,都能直接获取窗体的记录集,到底该用哪个呢?

对于报表,很纠结。不是说它难,是它的设计界面会吓退很多人,我一直没找到如何将界面放大缩小的功能(有知道的麻烦知一下,不胜感激),加上眼神也不好,唉,不想提了。我们一般都喜欢把报表做成表格,这就给报表设计增加了难度。在报表设计上我花了大量的时间,测试了各种方法,挖掘操作方法和快捷键,同时也总结了大量经验和技巧,旨在了解它的各种特性,能快速进行设计,将来可以做成教程,让更多的人不再为设计而发愁。不过对于有固定格式的报表(比如员工档案表)设计者而言,有个极好的消息,就是使用模板。用Word或Excel把报表画好,在Access中调用后将数据写入其中就OK了,这些代码你可以重复使用,复制粘贴加修改就好。当然如果你代码能力不错,也可以用Access去操控Word或Excel中设计的表格样式。

最后说说宏和VBA,对于宏,尽管不是这样子的,你也可以把它理解为它是可视化的部分VBA代码,大部分宏运行时,实际是在执行DoCmd命令。因为绝大部分宏命令,你都可以找到相对应的DoCmd对象方法。这实际上给我们提供了一个便利,如果你不知道DoCmd方法的参数怎么写,你可以在宏中设计好再转换为VBA代码,就一目了然了。了解和学习宏或VBA我认为是必然的(宏简单快捷、VBA更自由),除非你的应用特别简单,不然你会发现你的应用,功能会大打折扣。

对于办公人员,解决问题是关键,所以学习Access本身自有的功能就完全够了,实用就好,有兴趣再扩展学。顺带提一句,Access的集合概念简直是它的灵魂级范畴,等你学到代码的阶段你就会明白了。

下次再谈Access学习方法。

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