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大部分人使用透视表,都会遇到这11个问题!

数据透视表是非常常用的表格处理方法,与函数公式不相上下,但我们在使用透视表处理数据过程中,经常会遇到一些问题。轩哥大体总结了一下,或多或少大家都会遇到其中几个,可以收藏起来。相信我,用得上。

1.将多行内容转变成一行显示

将姓名放在部门后面,同一行显示。

点设计,报表布局→以表格格式显示。

2.将汇总去掉

在隔壁的分类汇总,不显示分类汇总。

3.填充相同的部门

重新回到报表布局,重复所有项目标签,低版本没有这个功能。

以上3个问题,是一系列问题,只要你截图第1个,后面基本可以将答案背诵出来。

4.重新显示透视表字段

有的人不小心关闭了,就不知道上哪找。

右键,显示字段列表。

5.正确排序

当行区域有多个内容的时候,你会发现透视表排序的结果是错的。

其实,透视表的排序是受最左边的列影响的,比如这里最左边的是部门,它是按同一个部门里面的基本工资排序。相当于平常的多个条件排序,部门是主要条件,基本工资是次要条件。

如果一定要按基本工资降序,可以将部门取消勾选。

6.正确去除求和项:

直接将求和项:去掉,会弹出警告已有相同数据透视表字段名存在。

正确的方法是,按Ctrl+H,查找内容为求和项:,替换为 (也就是输入一个空格),全部替换。

7.无法对所选单元格进行更改。

在数据透视表中,不可以插入列或者删除列。

8.数据透视表字段无效。

01 这种是数据源的标题有的没写,必须全部填写。

02 使用合并单元格的标题。

合并单元格为万恶之首,不管是标题还是下面的内容,都会带来极大的麻烦,需要改成单行标题。

9.要引用透视表的单元格就出现一串长长的公式,如何不显示?

Excel选项→公式,取消勾选使用GetPivotData函数获取数据透视表引用。

再重新用鼠标点就恢复正常。

10.基本工资本来应该是求和,这里却变成计数。

只要数据源存在一个单元格没输入基本工资,用数据透视表统计默认就是计数。

如果没有基本工资可以写0,填写后再创建数据透视表。

针对已经创建好的数据透视表,可以右键将值汇总依据改成求和。

11.智能统计

数据透视表如何获取动态数据源,实现智能统计?

根据数据源创建数据透视表,80%以上的人都采用下面两种方法选择区域。

01 点击数据源任意单元格,创建数据透视表,这时默认会将有数据的区域选中。

这种创建完数据透视表,会出现一个问题:数据源会增加记录,这样原来的数据透视表统计就不正确了,需要再重新更改数据源。

Step 01 点击分析→更改数据源。

Step 02 将新增加的一条数据也选进去,点击确定。

这样就将数据统计进去。

这时就又出现一个问题:难道每次更新数据源都要改一次区域,这样多麻烦?

02 有一些比较聪明的人,就采用了一次性选择整列区域,这样就不用每次去更改数据源。

理论上讲,这种选择是可以的,实际上如何,我们一起来看看。

创建完数据透视表,会发现基本工资这里用计数而不是求和,行标签这里也多了一个(空白)。

这个是小问题,更改值的汇总依据为求和,筛选的时候取消(空白)这一项的勾选就可以。

还有一个问题是针对低版本的,当数据源存在日期,用这种选择整列就无法组合,按年月汇总。高版本不存在这种问题,不管如何选取区域,日期都可以组合。

针对动态数据源,卢子一般采用第3种方法。

03 将数据源转换成表格的形式,表格可以提供动态数据源。

根据表格创建数据透视表,数据透视表选取的区域就是表格的名称。

在数据源增加了一条记录。

右键刷新,数据透视表自动统计。插入表格,因为没有空行,基本工资可以直接汇总,日期低版本也可以顺利组合。

以上问题,你曾经遇到过几个?

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