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你用了多年的Excel,但你可能从来没用过Excel的表格!

估计很多人看到题目就要像多年前我遇到的一位营销副总那样从鼻孔里发出冷笑:“你逗我?Excel不就是制作表格的?你居然说我从来没用过Excel表格!” 我还真没逗你,不信,试试看回答以下问题: 如何一秒钟内将你做的“表格”行列切换成不同背景、字体和样式?如何让你的长表格标题自动显示?如何在一秒钟内选中整个表格?假设这个表格有几十列几百行。如何让其他人一眼就看懂你的公式是在计算利润呢还是计算收入?如何确保表格增加记录后,公式自动包括新数据?如何给你的“表格”插入一个切片器来筛选数据?……如果以上问题你都不假思索地一口答出,那么恭喜你成功打了我的脸,可以关闭这个页面了。 如果以上问题有一个或多个你不确定,那么也恭喜你,你马上就可以知道答案了。上面6个问题的答案只有一个,就是使用Excel的表格。 你会问,难道我打开Excel看到的不是表格吗?还真不是! Excel的表格究竟是什么鬼? 当我们打开一个空白Excel,我们见到的是Excel的区域(range):我个人将区域理解为一块空白画布,你可以在上面画任何东西(最基本的单元是一个一个小方格,你叫它们“单元格”)。 而表格(table),是一组结构化的数据:按照上图操作后,就会生成一个表格:所谓结构化的数据,也就是我们常说的“二维表”,有行和列。每一行构成一条完整的数据,每一列构成数据的某个属性(维度?)。其中第一行是字段名称,也叫列标题。 通常情况下,Excel不会自动生成表格,表格都需要我们手动生成。我不太理解微软为何不把表格设置为打开Excel就自动生成,也许是为了便于上手? 用区域(range)就够了,干嘛要用表格(table)? 用table有且只有一个理由,快! 使用区域(range)做表和使用表格(table)做表,有几倍乃至几十倍上百倍的效率差异。 使用表格(table): 你不用再用鼠标拖半天选中区域为其设置格式;你不用再用鼠标小心翼翼地往下或往右填充公式;你不用再用老掉牙的方式去筛选数据;你不用再浪费口舌给人解释你的公式究竟是在计算什么;你不用再担心数据增加后公式没包括最新数据;你更不用担心一不小心设置了整行或整列的背景导致表格体积暴增成千上万倍;你也不用担心你的表数据乱糟糟、重点不突出被领导喷了一脸唾沫星子;从此,你吃饭也香了,睡觉也踏实了,和另一半的敦伦也和谐了。现在全国都在提倡996,出现过劳死的不仅有华为,最近还爆出基层民警过劳死的案例也较多,公务员系统也在哀叹工作做不完,让八零后都白发苍苍。 出现这种加不完的班固然有工作安排不合理的因素,但是不是在也有可能是工作效率不高导致的加班呢?就拿用Excel做表格来说,你用区域(range)吭哧吭哧做几个小时还做得领导不满意,别人用表格(table)几分钟就做出一个高大上的表来了。 当然,咱大中国有个特别不好的现象,就是能者多劳,也许你做表做得快,往往意味着有更多的表丢过来让你做,最后你还是要996乃至过劳那个啥。如何避免这个问题,我就没辙了。

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