编辑数据
在表格中输入数据后，有时也需要对数据进行修改、删除和分列等操作。
1.编辑数据的常用方法
输入单元格中的数据可根据实际情况随时更改，而且可供选择的编辑方法也较多。最常用的编辑单元格数据的方法有以下几种。
在编辑栏中编辑：选择需要编辑的单元格，在编辑栏的编辑框中进行编辑。
覆盖编辑：选择单元格，输入数据后按【Enter】键可覆盖该单元格中原有的内容。
在单元格中编辑：双击单元格定位文本插入点，然后在其中进行编辑。
利用快捷键编辑：按【F2】键，直接在单元格中进行编辑。
2.删除数据
选择数据所在的单元格，按【Delete】键；或者在【开始】【编辑】组中单击“清除”按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的选项，指定删除的对象。
3.导入外部数据
导入外部数据主要有以下2种方法。
导入外部数据：在工作表中选择导入数据后用于存放数据的起始单元格，在【数据】【获取外部数据】组中单击对应的按钮，在打开的对话框中选择需要导入的数据文件。
复制粘贴：通过复制粘贴的操作，将Word中的表格复制粘贴到工作表中。
【例3-2】将以分隔符分隔的“员工档案.csv”文本文件自A1单元格开始导入到“员工档案”工作表中，具体操作如下。
步骤1：打开“年终统计表.xlsx”文档（参见素材\第3章），单击“员工档案”工作表标签，然后在该工作表中选择A1单元格。
步骤2：在【数据】【获取外部数据】组中单击“自文本”按钮。
步骤3：打开“导入文本文件”对话框，选择需要导入的外部数据文件，这里选择“员工档案.csv”文件，单击“导入”按钮。
步骤4：①打开“文本导入向导-第1步，共3步”对话框，在“文件原始格式”下拉列表框中选择导入数据的格式，这里选择“20936：简体中文（GB2312-80）”选项；
②单击“下一步”按钮；
③打开“文本导入向导-第2步，共3步”对话框，在“分隔符号”栏中设置分隔符号的样式，这里单击选中“逗号”复选框；
④单击“下一步”按钮。
提示
在简体中文的代码格式中有3种不同的代码格式，代表的是3种不同范围的字符集，简单来说，包含字符集的范围大小是GB18030 ＞ GB2312 ＞ GB2312-80。
步骤5：①打开“文本导入向导-第3步，共3步”对话框，在“数据预览”栏中选择需要设置数据对应的数据列，这里单击“身份证号”列；
②在“列数据格式”栏中设置该列数据的类型，这里单击选中“文本”单选项；
③然后按照相同方法，将“出生日期”和“入职时间”列设置为“日期”类型，单击“完成”按钮。
步骤6：打开“导入数据”对话框，保持默认设置，单击“确定”按钮，保存电子表格，完成导入外部数据的操作（参见效果\第3章\年终统计表.xlsx）。
4.数据分列
Excel分列功能可以对有一些规律的数据进行分列处理，以便得到想要的结果。
【例3-3】将“员工档案.xlsx”中第1列数据从左到右依次分成“工号”和“姓名”两列显示。具体操作如下。
步骤1：打开“员工档案.xlsx”文档，将光标定位到工作表中A1单元格的“号”字之后，在键盘上按2次空格键。
步骤2：单击A列的列标，选择整个A列内容，在【数据工具】组中单击“分列”按钮。
步骤3：①打开“文本分列向导-第1步，共3步”对话框，在“原始数据类型”栏中选择合适的文件类型，这里单击选中“固定宽度”单选项；
②单击“下一步”按钮；
③打开“文本分列向导-第2步，共3步”对话框，在“数据预览”栏的“姓名”列之前的位置单击，添加分界线；
④单击“下一步”按钮。
步骤4：①打开“文本分列向导-第3步，共3步”对话框，在“数据预览”栏中选择“工号”列；
②在“列数据格式”栏中单击选中“文本”单选项；
③单击“完成”按钮；
④打开提示框，提示是否替换目标单元格中的内容，单击“确定”按钮，如图3-12所示。
步骤5：保存电子表格，完成数据分列的操作。
设置数据有效性
数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制，这样就可以依靠系统检查输入数据的正确性，提高工作效率。
1.基本方法
设置数据有效性的基本方法：选择设置数据有效性的单元格或单元格区域，在【数据】【数据工具】组中单击“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表框中选择一个选项，对话框的内容将基于选择而显示相应的控件；然后单击“输入信息”选项卡，在其中设定当用户选择单元格时提示输入信息；最后单击“出错警告”选项卡，在其中设置当输入一个无效数据时的提示信息，单击“确定”按钮。
2.允许设置的有效性标准类型
在“数据有效性”对话框的“设置”选项卡的“允许”下拉列表中可设置的数据类型包括以下几种。
任何值：当选择“任何值”选项时，Excel会取消当前单元格及区域的数据有效性设置。但是该数据类型仍然允许设置输入信息时，在用户选中单元格或区域时给用户相应的提示。
整数：当选择“整数”选项时，用户的输入必须为一个整数，否则无效。可以通过显示的“数据”下拉列表框和“最大值”、“最小值”文本框指定输入数值的范围。
小数：当选择“小数”选项时，用户的输入必须为一个数值，否则无效。可以通过数据下拉列表指定输入数值的范围。
序列：当选择“序列”选项时，需要设置输入项列表来限定可以输入的内容，非列表项的输入无效。设置完成后，当用户选择单元格时会出现一个下拉列表，列明所有有效值，用户可以从中选择来完成输入。
日期：当选择“日期”选项时，用户的输入必须为一个日期，否则无效。可以通过显示的“数据”下拉列表和“开始日期”与“结束日期”文本框指定输入数值的范围。
时间：当选择“时间”选项时，用户的输入必须为一个时间值，否则无效。可以通过显示的“数据”下拉列表框和“开始时间”与“结束时间”文本框指定输入数值的范围。
文本长度：当选择“文本长度”选项时，将限制用户输入文本的长度或数据的位数，可以通过“数据”下拉列表框指定文本长度或数据位数的范围，超过该范围的输入将无效。
自定义：当选择“自定义”选项时，用户必须输入一个控制输入项有效的逻辑公式。
需要注意的是，即使数据有效性起作用，用户也可能输入无效的数据。当对已经有数据的单元格或区域设置数据有效性时，并不影响之前已经输入的数据，之前输入的数据仍保存在单元格中。同时，数据有效性规则不适用于公式计算的结果，如果某单元格或区域有公式，则该单元格和区域的数据有效性设置无效。
3.利用数据有效性创建下拉列表
创建单元格下拉列表是数据有效性的常用应用之一。
【例3-4】在“责任人”表格中限定C3单元格的内容只能是员工姓名刘松、李波、朱建兵、张燕、郭永新中的一个，并提供输入用下拉箭头。具体操作如下。
步骤1：打开“责任人.xlsx”文档，选择C3单元格。
步骤2：在【数据】【数据工具】组中单击“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框。
步骤3：①在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“序列”选项；
②在“来源”文本框中输入“刘松，李波，朱建兵，张燕，郭永新”（这里的逗号是英文状态下输入的）；
③设置完成后单击“确定”按钮。
步骤4：完成以上步骤后，选择C3单元格，单元格右侧会出现按钮，单击该按钮将弹出下拉列表，可以通过选择其中的选项来完成输入，保存电子表格，完成利用数据有效性创建下拉列表的操作。
4.使用数据有效性规则限定输入范围
利用有效性规则限定单元格中数值的输入范围也是数据有效性的常用应用之一。
【例3-5】在“准考证号”表格中检测B列数据的有效性（正确的准考证号为12位长度的文本），当输入错误时给出提示信息“超出范围请重新输入！”。具体操作如下。
步骤1：打开“准考证号.xlsx”文档，选择B列。
步骤2：在【数据】【数据工具】组中单击“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框。
步骤3：①在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“文本长度”选项；
②在“数据”下拉列表中选择“等于”选项；③在“长度”文本中输入“12”，如图3-16所示。
步骤4：①单击“出错警告”选项卡；②在“样式”下拉列表中选择“信息”选项；③在“错误信息”列表框中输入“超出范围请重新输入！”；④单击“确定”按钮，如图3-17所示。
步骤5：完成以上步骤后，选择B列中的任意单元格，这里选择B24单元格，在其中输入13个“1”，按【Enter】键，将会打开提示框，显示“超出范围请重新输入！”，如图所示，单击“确定”按钮关闭该提示框。
步骤6：保存电子表格，完成利用数据有效性规则限定输入范围的操作。