Excel 很棒！它价格实惠，简单明了，而且易于使用。
但是，Excel也阻碍了很多协会发展。
一、它处于离线状态
Excel 离线工作，这意味着您无法将 Excel 工作表连接到相关且非常有用的工具 - 这真是太可惜了，因为有很多创造性和更有效的方法来集成和连接您的数据。
更不用说，Excel 工作表的副本不可避免地会泄漏、被借用或在内部甚至外部各方之间共享。你还记得哪张纸是你最新的吗？哪张工作表有上个月的更新？谁拥有最新的工作表？
有很多方法可以备份数据并集中主文档，但是一旦制作了副本，该副本的所有者就会心血来潮，是否会找到返回主文档的方式，众所周知，这是组织真的不应该承担的风险。
二、你所有的鸡蛋都放在一个篮子里
您的财务数据和所有客户信息都可以轻松被组织中的每个人访问，更不用说使用简单的密码在设备中保护它非常容易被破解。
这对任何人都没有好处。你不希望你的实习生看到你所有的私人财务信息，你的客户绝对不希望他们的私人信息被整个组织看到，甚至更糟的是，被偷得无影无踪。
70%的人不相信公司在保护他们的个人数据方面做得足够。他们在网上时感到不安全，并且通常不容易信任很多组织。您能相信 Excel 会考虑到您的安全性吗？
三、随处可见的副本
使用 Excel 时，您需要的副本数量令人筋疲力尽，更不用说让每个人都感到困惑了。你怎么可能让一切都保持最新？如果有人离线并且您进行了更改，他们会回来并且不知道更改了什么，甚至不知道是否更改了以及谁更改了它。
虽然 Office 365 Web 版本会自动保存，但 Excel 的可下载版本（由于功能完整而经常在 Web 版本上使用）如果发生崩溃，则可能是有害的。
有一些方法可以检查副本，但这些第三方工具通常需要花钱，而且没有办法知道该第三方是否值得信任这些数据。
四、您的备份在哪里？
备份数据非常重要。可悲的是，只需单击一个按钮，您的 excel 表（包含所有关键数据）很容易被盗、损坏或删除。您需要一个主表，一个人们可以编辑和更新的主表，如果它被删除，它仍然可以检索。
如果没有主副本，人们就无法对他们的更改负责，而且由于人们无法实时访问、更新和编辑，因此讨论要困难得多。
好消息是，最新版本的 Excel 正在利用组织登录来跟踪所采取的操作，因此，使用主表，如果出现未及时发现的错误，管理员可以回顾更改日志，这些日志显示更改的对象或内容以及何时进行。
这确实提供了返回和撤消损害的能力，但绝大多数组织没有运行最新版本的 Excel，而是选择更简单的过去版本。
五、不适合移动设备
Excel 不适合移动设备。这意味着每次您希望以清晰的图片或没有错位的数据访问它时，都需要在办公桌上用笔记本电脑完成，一点也不方便。
那么，我们现在应该告别 Excel 吗？
使用协会会员管理系统上云
协会会员管理软件，它非常好地解决了您的组织可能遇到的许多头痛问题。在过去几年里，协趣AMS一直在与协会和商会客户接触，以了解会员管理软件如何以 Excel 无法做到的方式帮助您的协会管理会员。
它在线
更准确地说，在云上。
根据该软件和其他类似软件的性质，可以在任何有互联网连接的地方访问该软件。
但除此之外，该软件处于实时数据和活动的永久状态。这意味着您完全在线，并且不受 Excel 在过去几十年中可能灌输给许多专业人士的离线世界的约束。这也意味着会员采取的操作可以使用最近的活动（例如活动签到、会员到期警报、延迟付款标签等）更新您的联系人列表。
这意味着，不仅运行该软件的工作人员会用相关信息更新联系人，而且成员们也会通过简单地进行他们通常在不知不觉中进行的活动来更新它。
通过云存储和使用，会员管理软件能够将所有内容保存在一个安全、备份和集中的列表中，在许多情况下称为 CRM。这也允许开发人员定期提供更新和错误修复，从而改善用户体验。
它提供用户权限控制
使用协趣（同公众号），您不必担心数据隐私问题会悄然出现，至少在您的内部使用方面是这样。它为您提供了一种更安全的方式来存储您的私人信息，几乎没有泄露和未经授权访问的风险。
使用 Excel，安全性与使用它的设备一样好，并且在与其他用户共享或只是在没有像样的安全功能的设备上后，它可能容易受到攻击。
但是，很多时候，甚至会有人未经授权访问组织内部的Excel文件，协会秘书长经常认为这是一个大问题。考虑到这一点，会员管理软件为组织经理提供了利用用户权限来决定员工角色的能力，从而进一步减少了数据失效、副本甚至盗窃的可能性。
只有一个版本
会员管理软件由于其位于云端并可集中访问，是组织所需的任何联系人数据库的唯一版本。
没有副本被放错地方和四处传播的风险，因为可以而且永远只有一个地方可以找到该联系人数据库。
随着主版本的实时备份和更新，通过按某些特征、人口统计、调查答案等过滤联系人来制作子列表变得更加容易。对于任何临时项目或活动，这些列表都是临时存在的，但无论情况如何，所做的任何更改都将对主 CRM 列表进行。
它适合移动设备
简而言之，会员管理软件是移动友好的。软件包通常与可下载的应用程序配对，这些应用程序在设计时考虑到了移动用户，不仅适用于您自己，也适用于您的会员和活动参与者。
这意味着操作可以归结为简单的按钮、触摸友好且大小适合特定设备，同时将来自现实生活中的相同数据收集到云中。
Excel 无法获得的集成选项
组织不仅依靠 Excel 工作表而蓬勃发展，但如果没有适当的数据收集和托管，当您插入 Excel 工作表时，不良或旧数据也会传播到其他工具。
例如，如果联系人已离开组织怎么办？你已经知道了，但你正在使用一个过时的联系人列表，因为它是一个副本，存在于你包里的闪存驱动器上。您可能甚至不知道它是旧数据，它只是与最新文件同名，然后您就随它去了。
你把它插入你选择的电子邮件营销工具，现在你只是向错误的人发送了错误的电子邮件。
这就是集成从以更无缝的方式连接到您选择的工具中受益的地方。
活动管理
活动管理对成员来说是一个很好的接触点，收集和记录参与度，甚至更精细地记录组织可能举办的活动的转化率至关重要。在这样做的过程中，重要的是要完整地规划会员在活动中的旅程，从营销到注册，再到签到，直到最终他们是否以预期的方式进行转换或参与。
正如我们在这篇文章中已经指出的那样，Excel 工作表是一个手动过程，这意味着在活动中执行的任何操作都需要手动输入。
在前门办理登机手续很容易完成，后续的转换记录可以稍后完成。但是你能识别谁来自营销电子邮件吗？谁来自社交媒体上关于该事件的帖子？谁在合作伙伴的网站上注册，而不是在您的网站上注册？
协会会员管理软件取代了 Excel，成为一种完全实时的产品，可以记住将他们带到活动页面的链接、他们回答的活动调查问题、他们加入了哪些活动社区以及他们后来是否更新了会员资格，或成为赞助商，等等。
有了这个系统，并以移动为接触点，二维码签到和会员跟踪等功能可以更深入地分析用户在活动或整个组织中的体验。
电子邮件营销
使用协会会员管理软件进行电子邮件营销可让您可靠地吸引会员，当您拥有健康的列表时，这通常是一项成功的尝试。同样，这又回到了你是否有一个健康的清单。在 Excel 上，很难确定您的列表是否是最新的。
但是，这不仅仅是拥有一个健康的列表，使电子邮件营销成为一种特殊的功能集成，而且还能够将目标受众从您的列表中钻取到电子邮件列表中（通常是不会影响主联系人数据库的列表，但可以从主数据库中抽取用于临时电子邮件活动）。
这样，您可以通过筛选哪些成员或联系人参加了免费活动、付费活动或从未参加过任何活动，为以前的活动参与者创建列表。您可以创建失去会员资格 20 天后的成员列表，以便向他们发送带有折扣的电子邮件促销活动，以鼓励他们留下来。
您刚刚进一步深入研究的这些受众现在已经成熟，可以获得正确的内容，只要您的组织能够识别他们想听的内容，那么电子邮件营销与您的会员管理软件的集成可以成为您的续订工作或活动管理活动的核心策略。
通过数据跟踪，您将永远不会再次失去会员资格续订，因为您也可以为到期续订的会员设置短信通知，当会员距离会员资格到期还有一周时间时，可以触发，因此可以收到自动提醒。
此外，举办和推广活动变得更加容易，因为无需导入或导出列表即可找到完美的短信通知活动目标，您只需要过滤正确的受众，并且平台可以在不中断主联系人数据库的情况下定位列表。
Excel 绝不会提醒您或会员他们即将到来的续订日期。让它沉入片刻。
付款处理
使用 Excel 时，您的付款未集成。您很可能会失去对付款的跟踪，人为错误会损坏数据并浪费时间。
通过协会会员管理软件的集成工具，您将能够像往常一样使用首选会计工具开具发票和处理付款，但现在您将能够将付款详细信息和操作提供给会员数据库中的特定联系人。
将您的支付流程与会员管理软件相结合，将提高您的支付安全性，节省时间并消除大量人为错误事件。它同样使购买者的付款过程变得不那么复杂，可以开具收据，可以退款，并且数据将相应地自动更新。
更好的客户服务
组织应始终确保他们跟进消费者。无论是在购买、新会员资格还是续订之后。人们重视伸出援手所花费的时间。借助嵌入式 CRM，数据跟踪使您的组织能够实施更成功、更有意义的客户服务。
使用 Excel 或其他手动过程时，您会忽略这一点，或者可能会花时间手动记录相关信息。
相信我们
我们都知道 Excel 舒适且易于使用，但是，由于使用专用的会员管理软件提供了所有明显的好处，因此您和您的组织可能是时候采取行动并开始在没有 Excel 的情况下表现出色了。
我们也不是说你应该完全放弃 Excel，Excel 具有在其他地方很难找到的功能，特别是如果您已经更新到最新版本，其中有更可靠的云和虚拟副本自动保存功能，可以解决我们讨论过的许多问题。
然而，传统用户仍然必须应对这些挑战。
但归根结底，您的工作表不应该成为会员和联系人管理的首选列表，因此是时候打破这些单元格并进入会员管理的新时代了。