创建文档目录
目录主要是指书籍正文前所载的目次，是揭示和报道图书的工具，其功能主要包括检索、报道和导读等。创建目录的前提是为文档的各级标题应用样式，最好是内置标题样式。
1.使用内置样式创建目录
Word中提供的“目录库”中包含多种目录样式，使用这些样式创建目录的方法：将光标定位到要插入目录的位置，通常是在文档正文的开始处，在【引用】【目录】组中单击“目录”按钮[插图]，在弹出的下拉列表的“内置”栏中选择所需的目录样式。
2.自定义目录
自定义目录包括设置目录的显示级别和字体格式等。
【例2-28】在“会计文档.docx”文档的最前面插入仅包含第2级标题的目录，将目录项设为小二号字、3倍行距。具体操作如下。
步骤1：打开“会计文档.docx”文档，将光标定位到文档最前面，在【引用】【目录】组中单击“目录”按钮，在弹出的下拉列表中选择“插入目录”选项。
步骤2：①打开“目录”对话框，在“目录”选项卡中单击“选项”按钮；
②打开“目录选项”对话框，将“标题1”和“标题3”对应的“目录级别”文本框中的“1”和“3”删除，只保留“标题2”对应的“2”；
③单击“确定”按钮。
步骤3：返回“目录”对话框，单击“修改”按钮，打开“样式”对话框，单击“修改”按钮。
步骤4：打开“修改样式”对话框，在“格式”栏的“字号”下拉列表框中选择“小二”选项；单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表中选择“段落”选项。
步骤5：打开“段落”对话框，在“间距”栏的“行距”下拉列表中选择“多倍行距”选项，在“设置值”数值框中输入“3”，单击“确定”按钮返回“修改样式”对话框，单击“确定”按钮返回“样式”对话框，单击“确定”按钮返回“目录”对话框，单击“确定”按钮，保存文档完成自定义目录的操作。
提示
完成自定义目录后，返回“目录”对话框，可以在“打印预览”和“Web预览”两个列表框中查看创建目录时使用的样式。在“打印预览”列表框下面单击选中“显示页码”复选框，创建目录时将包括标题和标题所在的页码；
在“Web预览”列表框下面单击选中“使用超链接而不适用页码”复选框，可以为所有的目录标题创建超链接，单击即可跳转到对应的文档内容。
3.更新目录
文档中插入的目录也是一种域代码，所以在创建目录后，如果对文档中的内容进行了修改，涉及目录项的，可以通过更新目录的方法进行修改。更新目录的方法：在【引用】【目录】组中单击“更新目录”按钮，打开“更新目录”对话框，单击选中所需的单选项，就可以设置更新目录的选项。
审阅和修订文档
Word能够协助多人共同完成文档的审阅操作，另外，文档作者还可以通过审阅窗格来快速对比、查看、合并同一文档的多个修订版本。
1.修订文档
在文档的修订状态中，Word将自动记录文档中所有内容的变化情况，并对修改、删除和插入等操作的内容进行标记。
（1）进入修订状态
Word默认关闭文档的修订，进入修订状态需要在【审阅】【修订】组中单击“修订”按钮[插图]，使其处于按下状态，当前文档即可进入修订状态。
在修订状态中对文档进行编辑，所有的修订操作都会在文档右侧的修订区域中进行记录。
（2）更改修订选项
修订可能涉及多个参与者，通常可以使用不同颜色来区分不同修订者的修订内容，这时可以通过更改修订选项的方式对修订样式进行设置，方法为在【审阅】【修订】组中单击“修订”按钮下面的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“修订选项”选项，打开“修订选项”对话框，在其中可以根据浏览习惯和具体需要设置修订内容的显示情况。
（3）设置修订的标记和状态
设置修订的标记和状态主要有以下3种操作。
设置显示标记：在【审阅】【修订】组中单击“显示标记”按钮，在弹出的下拉列表中选择修订标记的样式和显示方式。
设置修订状态：在【审阅】【修订】组“显示标记”按钮上方的列表框中可以选择一种查看文档修订建议的方式。
更改修订者名称：在【审阅】【修订】组中单击“修订”按钮下面的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“更改用户名”选项，打开“Word选项”对话框，在“常规”选项卡的“对Microsoft Office进行个性化设置”栏的“用户名”文本框中输入新名称。
（4）退出修订状态
当文档进入修订状态后，在【审阅】【修订】组中单击“修订”按钮，就可使其恢复正常状态，即退出修订状态。
2.添加批注
批注是审阅者对文档内容的更改情况的一种说明，或者是向文档作者询问的问题。批注和修订的区别在于是否对文档进行了修改，批注并没有在原文档上进行修改，而是在文档页面的空白处添加注释信息。
添加批注：选择需要添加批注的文本，在【审阅】【批注】组中单击“新建批注”按钮，在批注文本框中输入批注内容即可。
删除批注：选择某个批注，在【审阅】【批注】组中单击“删除批注”按钮即可删除该批注；单击“删除批注”按钮下面的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“删除文档中的所有批注”选项，可以直接删除文档中的所有批注。
显示审阅者：在【审阅】【修订】组中单击“显示标记”按钮，在弹出的下拉列表中选择“审阅者”选项，在弹出的子列表中单击选中审阅者名称左侧的复选框，可以查看该审阅者的修订或批注意见。
3.审阅修订和批注
由于修订和批注都不是由文档作者进行的，在完成文档前，还需要作者审阅这些修订和批注，并确定最终的文档，主要有以下3种操作。
查看修订和批注：在【审阅】【更改】组中单击“上一条”按钮和“下一条”按钮，在文档中定位修订和批注的内容。
接受或拒绝修订：在【审阅】【更改】组中单击“接受”按钮，接受当前的修订并转到下一条修订；单击“拒绝”按钮，拒绝当前的修订并转到下一条修订。
接受或拒绝所有修订：在【审阅】【更改】组中单击“接受”按钮下面的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“接受对文档的所有修订”选项，接受当前文档的所有修订；单击“拒绝”按钮下面的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“拒绝对文档的所有修订”选项，拒绝当前文档的所有修订。
管理和共享文档
Word的管理和共享文档功能包括检查拼写错误、统计文档字数、在文档中检索信息和进行简单的即时翻译等。
1.检查拼写和语法
在一定的语言范围内，Word能自动检测文字的拼写与语法错误，便于用户对文档进行检查。开启Word的拼写和语法功能后，将自动在认为有错误的文本对象下面标记波浪线，红色波浪线标记拼写错误，绿色波浪线标记语法错误。
开启拼写和语法检查的方法：选择【文件】【选项】菜单选项，打开“Word选项”对话框，在左侧的列表框中单击“校对”选项卡，在右侧列表框的“在Word中更正拼写和语法时”栏中单击选中“键入时检查拼写”和“键入时标记语法错误”复选框。
当文档中出现拼写和语法错误时，在【审阅】【校对】组中单击“拼写和语法”按钮[插图]，打开“拼写和语法”对话框，在其中进行设置和操作即可。
2.比较与合并文档
经过审阅的文档可能存在多个版本，这时就可以通过比较文档的功能来显示版本间的差异，并将两个版本合并为一个。
比较文档：在【审阅】【比较】组中单击“比较”按钮，在弹出的下拉列表中选择“比较”选项，打开“比较文档”对话框，在“原文档”和“修订的文档”下拉列表框中选择对应的原文档和修订的文档，单击“确定”按钮，将会在一个新建的文档中突出显示两个文档之间的不同之处。
提示
在“比较文档”对话框的“原文档”和“修订的文档”下拉列表框右侧单击“打开”按钮[插图]，打开“打开”对话框，在其中可以选择进行比较的文档。另外，在【审阅】【修订】组中单击“审阅窗格”按钮，在打开的审阅窗格中将显示Word统计的原文档和修订的文档之间的具体差异情况。
合并文档：在【审阅】【比较】组中单击“比较”按钮，在弹出的下拉列表中选择“合并”选项，打开“合并文档”对话框，其中的操作和比较文档基本相同，单击“确定”按钮，将会在一个新建的文档中合并所有的修订。另外，合并文档后还需要对合并的文档进行审阅，确定接受还是拒绝修订，最后才保存合并的文档。
3.删除个人信息
通常文档中存储了许多个人信息和隐藏数据，在共享前需要将这些信息删除。
【例2-29】在“会计文档.docx”文档中删除个人信息。具体操作如下。
步骤1：打开“会计文档.docx”文档，选择【文件】【信息】选项。
步骤2：展开“信息”窗格，在中间的窗格中单击“检查问题”按钮，在弹出的下拉列表中选择“检查文档”选项。
步骤3：①打开“文档检查器”对话框，在下面的列表框中选择检查的对象，这里取消选中除“文档属性和个人信息”复选框外的所有复选框；
②单击“检查”按钮；
③检查完成，在对话框中将显示所有的检查结果，这里在“文档属性和个人信息”栏中单击“全部删除”按钮；
④Word将删除指定的信息，然后单击“关闭”按钮。
提示
删除个人信息的操作不仅可以在Word 2010中使用，也可以在Excel 2010和PowerPoint 2010中使用，操作方法完全相同。
4.共享文档
共享文档是指除了打印文档外的电子化的文档共享。主要有电子邮件共享，转换成PDF文档，Office数据共享，将Word发送到PowerPoint中和使用Word为幻灯片创建讲义等几种方式，下面分别介绍。
（1）电子邮件共享
这种共享文档的方式是直接将文档通过电子邮件发送给对方，方法为选择【文件】【保存并发送】选项，在展开窗格的“保存并发送”栏中选择“使用电子邮件发送”选项，在“使用电子邮件发送”栏中单击“作为附件发送”按钮。
（2）转换成PDF文档
对于那些没有安装Word软件的用户，可以通过将Word文档转换成PDF文档的方式进行共享，方法为选择【文件】【保存并发送】选项，在展开窗格的“文档类型”栏中选择“创建PDF/XPS文档”选项，在“创建PDF/XPS文档”栏中单击“创建PDF/XPS”按钮，然后打开“发布为PDF或XPS”对话框，在其中设置文件名称和保存位置，单击“发布”按钮。
（3）Office数据共享
Word与Excel和PowerPoint之间共享数据最常用的方法是通过剪贴板和插入对象进行。
通过剪贴板：这种方法主要是通过选择性粘贴操作进行，相同操作在前面的小节中已经讲解过，这里不再赘述。
插入对象：在【插入】【文本】组中单击“对象”按钮，打开“对象”对话框，在“新建”选项卡的“对象类型”列表框中可以选择一种Excel表格类型或者PowerPoint幻灯片样式；或者在“由文件创建”选项卡中单击“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，在其中选择一个Excel或PowerPoint文件，单击“确定”按钮就可以将其插入到Word文档中。
提示
在插入的对象上双击即可进入对象的编辑状态，如同在Excel或PowerPoint中进行编辑操作一样，完成后在对象区域外单击即可返回Word文档。
在“对象”对话框中单击选中“显示为图标”复选框，将显示对象插入Word后的图标样式，单击“更改图标”按钮，打开“更改图标”对话框，还可以更换图标的样式。将插入的对象显示为图标后，在Word文档中双击该图标，将启动Excel或PowerPoint软件对该对象进行编辑。
（4）将Word发送到PowerPoint中
Word内置的样式与PowerPoint演示文稿中的文本存在对应关系，利用这一对应关系，可以将设置了内置标题样式的Word文档快速制作成演示文稿，方法为选择【文件】【选项】选项，打开“Word选项”对话框，在左侧的列表框中单击“快速访问工具栏”选项卡，在右侧列表框的“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”选项，在下面的列表框中选择“发送到Microsoft PowerPoint”选项，单击“添加”按钮，单击“确定”按钮，即可将按钮添加到快速访问工具栏中，单击该按钮，Word会将应用了内置样式的文本自动发送到新创建的PowerPoint演示文稿中。
（5）使用Word为幻灯片创建讲义
在PowerPoint中制作完成的幻灯片可以在Word中生成讲义，方法为使用前面介绍的方法将“使用Microsoft Word创建讲义”按钮添加到PowerPoint 2010的快速访问工具栏中，然后单击“确定”按钮，PowerPoint中的幻灯片就会按选择的版式发送至Word文档中。