本期,我将为大家介绍EXCEL筛选功能的操作技巧。

一、定义解释:
EXCEL筛选功能是指,为表单中“竖直列项”的单元格,增添带有下拉选项的菜单,从而达到“定向甄选数据”的操作技巧。
二、EXCEL筛选功能 相关说明:
(1)功能所在位置:在开始选项卡下的编辑栏里,便可找到“筛选”选项!
如下图:

三、EXCEL筛选功能,操作重点:
(1)框选目标范围,设定下拉菜单
筛选功能所在的“目标行”,通常为表单中最上方的“项目行”,即各分项的“标题”部分,具体方法为,在打开的表单中,根据工作需要,先框选“筛选目标范围”,之后点击开始,找到排序和筛选(如上图),在下方选中筛选,操作完成。成功后,在所选单元格的“右下角”将出现“下拉箭头”。如下图:

(2)利用数据特点,进行单列筛选
在设定好“下拉菜单后”,就可以进行筛选操作了,如果你仅是筛选单列数据,那么可利用数据的“自身特点”,比如:颜色和大小的不同,进行快速的选择;
方法为,在表单中,依然是先选中“筛选”目标范围,之后点击开始,编辑栏,排序和筛选,点击筛选选项,成功后,在下拉对话框中,选择“按颜色筛选”,我们选中其中的“红色”,这样就可以用“数据背景色”快速选出目标,如下图:

同样的,我们也可以利用“数据大小关系”,来快速的选择目标,在下拉栏中,我们选择数字筛选,选中后会出现数值关系的系列选项,我们以“大于”为例,输入相关数据后,点击确定,操作执行完成。如下图:

(3)梳理包含规则,进行多列筛选
如果你是筛选多列数据,那么请一定留意“数据间的”包含规则,要尽可能的遵循“由大至中,由中至小” 的层层递进的逻辑顺序。
方法为,在此表单中,我们要找到华山派,剑法当中的修炼高手,那首先还是要先“设定筛选功能”,其流程是,点击开始,找到编辑栏中的排序和筛选,选中筛选功能,之后,按照“梳理包含”的逻辑顺序,依次点选门派中的“华山”,功法中的“剑法”,修炼中的“最高值”,如此,便会得到我们想要的结果。如下图:

(4)新建空白表单,进行数据提取
在实际工作中,数据的“筛选与提取”往往是相互关联的,但在执行完“筛选”功能的表单中,表中“行项”会被隐藏折叠,无法显示,在执行同表单数据提取时,往往会造成数据丢失的假象,因此在这里建议大家,利用新建的空白表单进行提取操作。
方法为,首先依然是,设定筛选功能,依次点击开始、编辑栏、排序和筛选、筛选,之后根据需要,“筛出”我们想要的数据,此时我们可以看到,表中最左侧的系统标记行,已经被折叠隐藏,如下图:

再之后我们选中“筛选后的数据”,执行“CTRL+C”复制操作,如果此时的数据不连续,那么会复制区会显示为分割的流动虚线状,如下图:

最后我们打开新建的“数据提取表”执行数据粘贴,操作执行完成,如下图:

四、特别说明:
“筛选”功能,仅对表单中“竖直列项”的数据有效,如遇“横排行项”的数据筛选,我们需要将其先转化为竖向,再进行筛选操作!
转化方法为,先选中所有要转移的数据,执行复制操作,然后在目标列下方,点击鼠标右键,选择“转置”功能,便可实现,数据排列的方向变更,如下图:

那以上,就是EXCEL筛选功能的操作技巧,你学会了吗?
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