自定义名称给我们的Excel工作带来不少的便利,也使得我们的工作更好的模块化,易维护。今天我们就一起看看Excel对这个名称有什么具体的“潜规则”?我们在使用中又应该注意哪些的事项?好了开始我们今天的导述吧。
名称的实质就是带有特殊含义的公式,它的创建有3种方式,一种是由Excel中的插件为实现某个功能创建的,一种就是Excel本身为了显示某些需求比如设置打印区域或高级筛选所创建的名称,都有固定的名称的;设置打印区域为:Print_area.高级筛选为:Criteria,第三种就是我们自己创建的名称。
哪我们在什么地方上可以用到它呢?最常见的我们用它来存储一些常量或系数或引用范围,也用它来解决某些函数无法数组的问题,为一些数据验证表单或级联菜单提供数据,简化输入过程;高级的用法就是在宏定义和高级图表或透视表的座位动态数据源。看了这些用法,你不是有点心动了呢?哪就随着我的思路一起看看它如何增,删,改和筛选的吧。
增
在说增之前,我们需要仔细了解一下,名称的“潜规则”有哪些?我们用哪些东西可以定义名称呢?
一日名称自己独自来拜见Excel大佬,Excel大佬是这么说:你如果想入我门下,必须遵守我的定的规矩:1:必须以字母、汉字(中文版)、_或\开头,与数字、字母,汉字,_,\,?组成;
2:R,C,r,c单个字母不能作为名称,其他的字母均可,因为R1C1引用模式,R,C表示行列;
3:还有单元格引用地址不能当名称使用,4:名称的长度不能超过255个字符。
名称频频点头,对Excel说:规矩我可以遵守,哪我又能得到什么啊?我可以招小弟吗?
Excel说:你归“公式”堂吧,原来有三个堂主,你就是第四个堂主怎么样?
名称哪叫一个美,先后招募的4个下属:名称管理,定义名称,用于公式,根据所选内容创建;由于名称的业务能力强,Excel在重要的位置给名称开了两个后门,一是工具栏的名称框,另一个就是鼠标右键菜单中的定义名称;
小演绎说完了,正式介绍一下创建名称的方法:先说Excel开的两个后门:名称框创建法:我们选择一个范围后,直接在名称框输入自己想要的名称,回车即可;
名称框创建法此法操作简便,不过也存在的不足的地方,定义名称多了,如果出现重定义名称,就会直接跳转到已定义名称所选的区域,而且不能对已定义的名称进行引用范围的二次编辑,名称重复的问题,我们可以点击输入框▼,查看已经定义名称,再输入名称,重复名称的概率就会很低,还是不能完全避免,当定义名称到一定量以后,我们就可以使用右键菜单方法来解决重名称的问题。
右键菜单法:选择引用范围后,鼠标右键菜单中的“定义名称”,弹出“新建名称”,如果输入了已经定义的名称后点确定,则会弹出“此名称已存在,名称必须是唯一的。”窗口,点确定会让你重新输入名称,直到你输入的名称不再重复为止;
右键菜单中定义名称虽然鼠标右键方法能解决的名称重复的问题,不过还是不能对已定义名称引用范围或值进行二次修改。如果想进行二次修改就需要用名称自己的创建的方法:名称管理器创建法。
名称管理器创建法
我们点开公式菜单中的名称管理器或ctrl + f3打开【名称管理器】窗口
名称管理器打开方式我们点击新建按钮,就可以自定义名称了,界面跟鼠标右键菜单的定义名称弹出的窗口项目相同,在这当你完成名称的所有项目是,点击确定依然会返回到名称管理器窗口,这样你就可以连续创建的名称:
名称管理器创建名称改:如果你想选择任意一个名称就可以在下面的引用位置修改引用范围,你可以通过×号恢复成修改前的引用范围,可以通过√号或回车保存当前的修改,如果你没有保存就关闭了,就会提示“是否要保存对名称引用所做的修改?”,点“是”保存,点“否”不保存。
名称管理二次修改引用位置除了直接修改引用位置外,还有另一种方式就是名称管理器下的编辑(L),操作界面跟名称管理器创建界面功能类似,编辑修改完成,点击确定依然会返回名称管理器,只有窗口的关闭按钮或×按钮。
删:删除就比较简单了,单击你要删除的名称项,接着单击删除按钮(D)按钮,选中的区域就被删除
删除名称如果你想一次删除多个名称,顺序连续的可以点第一个按住shift不放,再点最后一个就都选中了;如果非连续的,你单击选中第一个后,按ctrl不放,选择完成后,再松开ctrl键,点删除即可。除了快速选择的操作,Excel也提供按条件筛选功能,让你的操作更快捷,也是我们下面要提的:
筛选:当我们的定义的名称过多的时候,就需要筛选的功能,筛选的条件共有3组,每一组都是成对出现的,每组里的2条件都互斥,只能选其中一个,三组筛选条件你可以任意组合。
第一组是按名称的级别筛选,名称分为两个级别,工作薄和工作表,我们都知道工作表属于一个工作薄,一个工作薄可以有多个工作表;工作表的名称通常包括:Print_Area(打印区域设置)
第二组:主要看名称中有无错误来筛选的,分为有错误的名称(W)和没有错误的名称(O),这样的筛选可以快速删除错误名称,至于错误是怎么引发的,会在文章的最后揭晓答案!、
第三组:创建的名称的类型,一种定义的名称(N)和表名称(T),定义的名称解释一下,就是咱们创建的名称,没有固定的写法,只需遵循名称的命名规则就行;说到表名称是不是很陌生啊,不过它的相关的功能你一定见过,就是网上比较火的一键美化功能,它引用区域使用的名称类型就是表名称,命名方式中文版:“表”+数字。
说到名称的增,删,改,筛选都说完了,最后我们再看看Excel为我们提供了哪些便利方式使用已创建的名称?它所在的位置当然是在名称自己地盘上,分别在定义名称下的“应用名称”和“用于公式”,操作界面如下图:
应用的名称的界面应用名称多用于函数输入过程中而用于公式常用在工作表中函数使用的名称已经录入完成,想把新的名称替换掉公式已经引用的名称,不过这些内容会用一篇文章来具体详解,好了最后我们一起看看使用名称的注意事项?
注意事项:其实根源跟Excel的工作表复制有关,同一工作薄复制工作表创建的副本会将原工作薄级的所有名称和工作表级名称也会创建副本,而不同的工作薄的复制工作表会将源工作表中的所有名称都会原样复制,在有这方面的操作时,就需要我们看看这些名称是否都有用无用,有用尽量重命名,以便后面的方便使用,无用删除;在删除的时候,无用的名称可能从命名上无法区分,可以看引用位置区分。
哪什么操作导致名称错误呢?哪就是删除操作时候,删除的时候Excel并不会将在这表中创建的所有名称删除,会保留工作表薄级别的名称,而这些名称引用位置都产生#REF!错误,这种的处理方式也比较简单,如果多的话,你就通过筛选把他们都找出来,点删除即可;而另一种的删除操作导致的问题就不一定那么明显了,比如我们删除区域,如果你定义的名称引用了这部分区域,你只是删除了局部区域,只会导致名称的引用范围缩小,如果删除整个引用的整个区域,才会报错。
所以不论复制工作表还是删除操作都需要注意一下,因为这些操作都会引起名称的变化或错误,今天的文章就写到这了,也希望你能从中学到点什么!如果你忙,特忙就不用点赞,不用评论,有问题可以私信问我哦,也欢迎给能给我的写作提宝贵意见!其实你能完整的看完,我已经很欣慰啦,哪我们就下文再见啦!