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Excel实用小技巧:设置多级下拉菜单,让你的工作更高效

想要在职场中升职加薪,身无长技肯定是不行的。 就算你没有职称、没有特长,也没有什么出类拔萃的爱好,但是Excel表格是一定要掌握好的。 说到下拉菜单,可能很多朋友都知道,通过【数据验证】功能就可以实现。但这是一级菜单,如果我们需要建立二级、三级,甚至是更多层级的下拉菜单,应该怎么做呢?1、设置一级下拉菜单 制作一级菜单就是利用【数据有效性】,但是二级和三级菜单怎么做呢? 比如说省市,在第一个单元格内选择某个省以后,在第二个单元格选项内只出现这个省份所对应的市,然后第三个单元格只出现前面的省市所对应的地区,这在很多场景下都可以运用到。 但是做起来真的挺容易,只要掌握好【定义名称】和【数据验证】就可以。下面我们来看看具体的步骤。 a、快速定义名称:用鼠标选中省份名称所在的单元格区域,在名称框中输入【省】,然后回车确定。 b、设置数据验证:选中要设置一级下拉菜单的单元格,打开数据验证,设置【序列】,来源输入【=省】,确定后即可生成下拉菜单,操作步骤如下图所示。 c、检查序列定义:操作这一步的时候,如果需要检查【序列名称】是否定义成功,可以通过点击【公式】-【名称管理器】查看。 如果数据正常的话,我们就完成了一级下拉菜单的设置。2、建立二级下拉菜单 a、批量定义名称:用鼠标框选包含省份和城市所在的单元格区域,在【公式】选项卡【定义的名称】处,点击【根据所选内容创建】,进行批量定义名称,在创建时只勾选 【首行】。 设置完以后,可以再次点击【公式】-【名称管理器】检查,应该会出现几个省份对应的名称。 b、设置数据验证,选中要设置二级下拉菜单的单元格,打开【数据验证】,设置【序列】,来源输入【=INDIRECT(A13)】,括号里为设置二级菜单的单元格位置,确定后即可生成下拉菜单。 在这里为了后面设置三级菜单更加方便,我们采用的是相对应用。 需要注意的是:【INDIRECT】函数是一个引用函数,主要用来引用指定单元格数据。3、建立三级下拉菜单 a、批量定义名称:与设置二级菜单的操作类似,用鼠标框选包含市和区所在的单元格区域,然后使用【根据所选内容创建】功能批量定义名称,注意在创建时只勾选“最左列”; b、复制有效性设置:复制二级下拉菜单所在的单元格,在需要设置三级下拉菜单的单元格处,选择性粘贴【验证】,即可完成设置。这是因为我们在二级菜单所在单元格的有效性公式中使用了相对应用,因此直接复制粘贴单元格就可以。当然我们也可以手动输入,进行有效性设置,选择【序列】,来源输入【=INDIRECT(B13)】。 以上就是本期【Excel技巧】分享的最基本多级菜单的设置方法,我们可以看到,在设置多级菜单的时候,下拉数据源的构造非常关键,不管是标题在首行还是在最左列,都可以根据实际需要来设置。 总之,以上是Excel实用小技巧:设置多级下拉菜单,让你的工作更轻松,希望对大家有用。

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