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excel使用心得：谈谈excel表格规范化的重要性2024-03-05 12:41:34
瓶子每天在公众号后台和学员群里看到大家提这样那样的问题，其实多数都是因为录入数据不规范造成的，这也导致明明五分钟可以完成的工作，硬生生拖了半天。
Excel处理数据有它自身的一套规则，标准规范的是一个单元格记录一个属性。今天我们就来学习一下如何规范地录入数据。
一、一个单元格一个属性
如下所示的两个表格，我们需要对领取数量求和。E列的数据都带有单位，数据也变成了文本属性，需要将数据分列或者单位替换为空才能求和，而K列的数据则是规范的数值，可直接求和。
若想对E列直接求和，在E12单元格输入公式：
=SUM(--LEFT(E2:E11,LEN(E2:E11)-1))，按shift+ctrl+enter结束。
这是一个数组公式，对于函数小白来说不容易理解和记忆。而对K列求和那就再简单不过了。选中K列数据，点击公式-自动求和-求和，就立马得到了结果。第二、忌用合并单元格
合并单元格，仅限于需要打印的表单，不需要进行下一步运算统计汇总，比如招聘表等等。
在源数据表中，禁止使用合并单元格。一个规范的数据源表格应该是所有单元格填满，有一条记录一条，每一行数据完整、结构整齐。上图A列包含合并单元格，表面看似很简洁，处理数据时会遇到很多问题，同样的，解决这些问题，也是需要一些技能才能解决。
1.公式
比如对设计部的领取数量进行汇总，用公式：=SUMIF(A2:A4,A2,E2:E4)，结果为：8。显然不正确，因为合并单元格以后的数据，只有首个单元格A2有数据，其余单元格均为空白。
2.筛选
进行筛选时，也只能得到一条记录，比如筛选“设计部”的领取数量。3.排序
如果需要按销量来排序，会出现下面提示错误的对话框。第三、标题不放在工作表
Excel文档的标题可以显示在工作薄和工作表名称中，如下右图所示。Excel标题行用于存储每列数据的属性，如“年龄”、“职务”、“销售量”字段，是筛选和排序的字段依据。
上图左边所示的标题“员工销量统计表”，无非就是告诉大家这是一张什么表，除此以外不具有任何功能。
所以，可以不用标题占用工作表首行。用右边所示的在工作表和工作薄名称中标识出来就可以。
第四、勿用空行空列隔断数据
如下图所示，第6、11行为两个空行隔断数据。需要筛选下面所有数据，得先选中区域A1：E13，然后筛选。如果中间没有空行，不需要选中区域，鼠标放在任意有数据的单元格，直接筛选就可以。如果中间没有空行隔断，鼠标放在任意有数据的单元格，按ctrl+A就可以全部选定数据，但是有隔断之后，就不能了。
不仅是筛选，在写公式时也一样，对于数据源，保持数据之间的连续性很重要。
如果确实需要将数据分隔开，可以将单元格边框加粗、改变单元格填充色等等来实现。
第五、勿添加多余的合计行
一张规范的数据源表格，不应该有下图的那些合计行。一边输入数据，一边合计求和，方法是不可取的。
数据源还有随时增加、删除的可能性，所以合计也会随之变动。
正确的做法是，先录入数据，然后再合计。源数据表为一张表，汇总表为另一张工作表或其余区域，汇总可以使用函数、数据透视表等完成。
第六、同类型数据尽量使用一张工作表
不在同一张工作表，筛选、排序、引用和汇总，难度增大不少，非常不利于操作。
如下图所示，所有数据放在一张工作表里面，按月份筛选、汇总，都很容易实现。尽管几十几百字符的长公式或者一段VBA代码能完成多表合并，不过前提还是得看数据源零散到什么程度。因此，实际应用，没必要自己为自己设置障碍和难题。
第七、同一单元格记录一个属性
如下所示，A列同一单元格的所有数字相加。解决这个题目，用了一个很长的数组公式：
=SUM(TEXT(LEFT(TEXT(MID(A1&"a",ROW($A$1:$B$5),COLUMN(Sheet2!A:E)),),COLUMN(Sheet2!A:E)-1),"0;;0;!0")*ISERR(-MID(A1,ROW($A$1:$B$5)-1,1)))
三键结束，得到结果。
如果将上面的数据源规范下，如下图所示，不同属性的数据记录在不同的单元格。求和就变得非常非常简单，=SUM(D2:F2)，得到结果。特别是刚接触excel，对一些技能还没有驾驭能力时，尽量地将数据源规范化，虽然都是很小的问题，也可以节约很多工作时间哟。当然了，对于工作表的美化，各自情况又不同，不过最好是保证一份源文档是标准规范的，这样遇到不同情况的后续处理相应要简便一些。
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原创：胡萍/部落窝教育（未经同意，请勿转载）
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