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如何制作可以自动汇总不同部门人数的EXCEL公式？2024-03-05 18:37:13
“小琪，我已经教给你INDIRECT函数如何使用了，接下来，我们就可以制作公式啦！”顾城说道。
“顾城哥，我们接下来怎么做呢？”
“看我的！我们接着前面的步骤来。”
Step5：在Step3中C5单元格的COUNTIF函数中，需要构建的指针式字符串为：'1月'!C:C，因此可以在参数一Range中插入INDIRECT函数，如图 5163所示。
图5-163在弹出的INDIRECT函数参数对话框中的第一个参数Ref_text中，构建字符串，C$4&"!C:C"（如图 5164所示）。注意由于公式需要横向拖动，所以对C4单元格进行混合引用设置。第二个参数A1，由于表格形式为A1形式，所以无需填写。最后点击“确定”按钮。（如图 5164所示）图5-164最终公式为：=COUNTIF(INDIRECT(C$4&"!C:C"),$C$2)
随后，将公式横向拖动，最终效果如图 5165所示：图5-165当“部门”处选择“全部部门”时：
当“部门”处选择“全部部门”时，则需要统计全公司的人数。此时可用使用COUNTA函数。
COUNTA函数详解（如图 5166所示）：
一、作用：COUNTA为统计函数，其主要用于统计区域中非空单元格的个数。
二、参数：本函数参数为Value，最多可以有255个参数，代表要进行计数的值或单元格。图5-166在本例中，只需在第一个参数中选择“1月”工作表中的C列即可（如图 5167所示），此时参数一中的字符串为“'1月'!C:C”。
图5-167为了实现根据月份标签的变化，选择对应工作表中的C列数据，可以在COUNTA函数中，插入INDIRECT函数，使其根据月份标签的变化，自动构建字符串，从而实现制作一个通用公式的目的，具体方法如下：
在COUNTA函数中插入INDIRECT函数（如图 5168所示）。图5-168在INDIRECT函数对话框中，利用“月份”标签构建字符串：C$4&"!C:C"图5-169最后，点击“确定”按钮，完成公式录入（如图 5169所示）。完整公式为：=COUNTA(INDIRECT(C$4&"!C:C"))。
特别说明：此公式统计的为C列所有的非空单元格个数，包括字段名所在的第一行，所以如果需要统计人数，需在此公式的基础上减去1，即：=COUNTA(INDIRECT(C$4&"!C:C"))-1，最后将公式横向拖动，实现图 5170的效果。
图5-170此时，我们已经根据部门选择的结果制作了两个不同的统计人数的公式，分别为：当选择“全部部门”时，公式为=COUNTA(INDIRECT(C$4&"!C:C"))-1
当选择某一个具体部门时，公式为=COUNTIF(INDIRECT(C$4&"!C:C"),$C$2)
接下来就可以利用IF函数通过对部门选择的结果进行判断，然后选择合适的统计人数的公式就可以了。具体方法如图 5171所示：图5-171在IF函数对话框中，录入判断条件，当C2单元格内容为“全部部门”时，则采用公式COUNTA(INDIRECT(C$4&"!C:C"))-1，否则就采用公式COUNTIF(INDIRECT(C$4&"!C:C"),$C$2)
最终完整公式为：=IF($C$2="全部部门",COUNTA(INDIRECT(C$4&"!C:C"))-1,COUNTIF(INDIRECT(C$4&"!C:C"),$C$2))
由于工资表是随月份，逐步添加的，如图 5172所示，工资表只到5月份，因此6月份之后的汇总数据会出现错误值的情况，为避免出现这种情况可以再加入一个IFERROR函数进行处理。图5-172具体方法如图 5173所示，在C5单元格处插入IFERROR函数，在函数参数对话框中，首先将之前制作好的IF函数公式：IF($C$2="全部部门",COUNTA(INDIRECT(C$4&"!C:C"))-1,COUNTIF(INDIRECT(C$4&"!C:C"),$C$2))复制到Value参数中，然后在Value_if_error参数中录入半角双引号，表示当参数一中的公式结果为错误值时，返回空白单元格。图5-173最后，点击“确定”按钮完成公式录入。
完整公式为：=IFERROR(IF($C$2="全部部门",COUNTA(INDIRECT(C$4&"!C:C"))-1,COUNTIF(INDIRECT(C$4&"!C:C"),$C$2)),"")
随后将公式横向拖动，即可完成全年人数的统计工作。（如图 5174所示）
图5-174特别说明：由于在此案例中，只有5个月的工资数据，因此人数汇总数据便截止到5月，当6月份工资表数据生成后，只需将6月份的工资数据复制到此工资薄中，并命名为“6月”，此汇总表便会自动生成6月份人数的相关汇总数据。
“小琪，到目前为止，一个完整的关于‘人数’的自动汇总公式才算是制作完成！”
“顾总，这个公式实在是太复杂了，还好你是用分步组合法讲的，不然我可要晕了！”
“小琪，对于新手来说，可以先通过分步的方法，把公式逐一制作出来，然后再将它们进行组合，有助于理清其中的逻辑关系，可以把复杂的公式变得简单而且易于理解，就像学舞蹈一样，老师都是从分解动作教起的。”
“顾总，没想到你对舞蹈还有研究呢？”
“你忘了，你学跳舞的时候，成天在我面前跳，都是分解动作。”
“哼，还说呢，等我会跳一支完整的舞蹈的时候，你已经出国了！”
“我现在回来了，你再跳一个我看看！”
“好啊，那你先把这个工资汇总表给我讲完，我就跳！”
“没问题！”
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标签: excel表格自动汇总人数