一、如何规范数据源?6个数据源规范技巧
规范①:数据源只用一维表,不做二维表
所谓一维表,说的就是同一列的数据属性相同,一行一条记录,第一行为表头,简简单单的表格样式。
规范②:数据源和结果要分开
很多人由于习惯问题,总喜欢在数据源表格中添加一些统计结果,比如,分类小计,这可不是一个好习惯。
规范③:1个单元格值对应1个数据属性
这个和“一维表”类似,一个单元格的数据,只有一个属性。
这是很多新手容易犯的错,这是拿Excel当成记事本用,自己给自己挖坑,后期也只能自己填。
规范④:相同数据的填写要一致
很多人为了省事,在录入数据时,喜欢用各种简写,这本身没错,只是,相同的内容,前后填写不一致就很麻烦了。对此情况,推荐使用Excel中的“数据验证”来规范录入的数据,既方便又不会出错。
规范⑤:统一的日期格式
日期在Excel中有多种的显示格式,你可以根据需要使用不同的日期格式,但是,同一张表格中,最好只采用一种日期格式。
还有,一个小白常出现的不良习惯,那就是使用文本型的日期。
规范日期格式,最好用的技巧,就是Excel中的“分列”功能。
规范⑥:避免文本型数字
和文本型日期一样,文本型数字也要避免。很多时候,数据的计算结果不正确,就是文本型数字惹的祸。
二、如何快速统计分析数据?3个透视表技巧
可能,你也发现了,高手做报表,就是快,各种维度的统计分析报表,月报、季报、年报,各种同比环比数据,总能顷刻间就搞定。
他们是如何做到的呢?
很简单,透视表!
一个无需复杂公式,只需拖动下鼠标,拖拽下数据字段,就能轻松搞定大部分统计分析报表的“利器”。
技巧①:透视表中的分类汇总
在规范的数据源表的基础上,插入透视表,使用鼠标拖动字段至不同的透视表区域,就能轻松搞定各种分类汇总!
技巧②:透视表中的日期分组
透视表可以根据日期,进行不同周期的统计分析,比如,我们常用的月报、季报、年报,还可以在日期字段上自定义设置各种不同的时间周期。
技巧③:透视表中的各种比
在透视表数据区域右键字段,无需输入公式,就可以轻松分析各种维度的比率,如,常用的同比和环比。
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