如果你得到了钱，恭喜你！你创造了一些人们想用金钱交换的东西。为了确保你的企业保持健康，帮助你把精力更多地放在业务上而不是关灯，你需要记录资金进出你的企业。欢迎来到迷人的记账和会计世界。
什么是记账？什么是会计？
从历史上看，记账和会计的功能是有区别的，但这种区别正在减弱，因为这两种功能更多地是由计算机而不是人来完成的。
记账正在将有关事务的详细信息记录到书（分类账）。从历史上看，它是由注重细节的专家完成的工作，但不是需要更高学位的工作。
会计将书本上的数据转化为有关企业健康状况的结论。考虑到企业的账簿是计算机化的，这一功能的一部分在很大程度上被计算机程序所包含，例如，资产负债表（列出企业当前资产和负债的报告）是微不足道的。
在大多数企业中，会计师就业务结构（例如，母公司和子公司之间的资金流动方式）、设计比记账员/计算机处理的日常工作更复杂的新交易的程序和控制提供建议，并就财务问题向企业所有者/经理提供建议。他们还经常帮助税务规划和准备纳税申报表。
你的公司有很多类型的记录。其中一种描述价值进出企业的活动叫做“账簿”。这些账记账录的是价值，不一定总是钱，但为了方便起见，我们将谈论金钱，而不是一个企业可以记录的一长串有价值的东西。
“账簿”的物理表现形式在每一个业务中都是不同的，在某些业务中，它是一个带有实际交易分类账的字面账簿，在另一些业务中，它是一个Excel文件，在另一些业务中，它分布在多个不同的会计系统中。
分类账中的每一个条目都有一个金额、一个描述、一个日期，以及一些资金来源和去向的概念。你可以把你的支票簿或银行对账单看作是一个分类账，尽管一个非常简单的相对你的企业可能有。
大多数企业使用复式记账法，即企业保存多个逻辑分类账，每一个都代表一个企业的账户。这里的“账户”可以对应于实际的银行账户，也可以对应于一些值得思考但又没有实际位置的东西，比如“收入”。复式记账法将每一笔交易都记录两次：作为一个账户的贷记，另一个账户的借记。
早在14世纪，复式记账是一项革命性的技术，因为它比使用单一账本进行业务更不容易出错和渎职。如今，计算机完成了大部分的实际工作，因此企业主可以避免频繁地考虑记账的后勤问题，而是专注于对记账/会计过程的输出做出正确的决策。
分居经济生活
对你的企业建立适当的会计控制的第一步是把你的个人生活和你的商业生活分开。这在早期通常是困难的，因为许多企业家从经营企业开始就是为了扩展他们的个人身份。这是自然的，也是意料之中的，但只要可行，你就应该明确区分企业内部的资金和企业外部的资金。
这有一些好处：
对于一家公司的债权人或其他对其有债权的人来说，最简单的“刺破公司面纱”的方法之一就是证明公司不是一家真正的企业，而是被视为企业家的一个单独的口袋。“揭开公司面纱”是一种法律术语，用来推翻公司的责任完全在于公司而不是其所有者的假设。作为一家公司的所有者，你迫切希望避免这种情况的发生。
从公司账户支付个人费用或从个人账户支付公司费用往往表明公司只是一个虚构的公司。由于企业主想要（并且应该从中受益）公司提供的责任限制，他们应该小心保持这种区别。
此外，如果您的业务交易和个人交易分别存放在不同的账户中，操作起来就更容易了。你没有特别的义务为自己保存准确的账簿，但你是为你的生意而做的。如果信用卡上的每一笔交易都与业务有关，那么你的记账就更容易了；如果你确信没有一个是与业务相关的，那么你可以扔掉这个声明，而不会给企业带来任何后果。
加强公司和你之间资金流动的纪律可以帮助你在问题无法解决之前将问题浮出水面。业务复杂；即使是小企业，一个月内也可以轻松处理数百笔交易。人们很容易产生一种错误的看法，认为自己的生意在做得很好事实上流血的钱。如果你一直有钱进出你的个人账户，你可能不会意识到这一点，除非你非常密切地注意到你个人经常发生业务开支。即使是非常有才华的企业家也会遇到这种情况，而这可能是一种痛苦的觉醒。
令人高兴的是，互联网业务很好地与你的个人财务分开，因为大部分业务都是以电子方式进行的。如果你记住了一些简单的规则，你的企业就会默认做正确的事情。让我们来看看您应该如何处理一些最常见的事务。
简化记账的方法
收入：开立一个商业支票账户，作为企业资金的主要存放地。确保公司的所有收入都存入那个支票账户。例如，让Stripe（或您的其他信用卡处理器）向该账户发送资金。如果你收到支票，把它们存入账户（而不是兑现）。
这样做可以让你（或你的记账员）快速扫描到业务中的存款，这些存款几乎都是收入项目，并将它们与你的销售额相匹配。
非收入存款：资金偶尔会出于“客户支付给你”以外的原因进入企业。突出的例子包括投资、企业家向企业贷款等。你应该尽可能不频繁地进行这些交易，并对其进行适当的记录。
在企业的早期，当现金流还不为正时，企业家通常需要向企业注入资金。如果你能负担得起的话，这是可以的，但是：尽量少这样做。每月是一个很好的节奏；一周多次是不行的。
费用：打开一张或少量信用卡。这些信用卡可以是以你的个人名义或以企业的名义存在的，信用卡在你的企业早期往往很难获得资格。在可能的情况下，把所有的商业开支都记在信用卡上；千万不要在商业信用卡上花个人的钱。
不要做混淆视听的交易；他们以后记账很痛苦。如果你需要从亚马逊购买与业务相关的商品和不相关的商品，那就买两件吧。这可能会花费你一些额外的运费（或者额外的SaaS账户，或者额外的时间让店员在一家商店里打两次电话），但是你可以节省记账费用和麻烦。在你的事业中有很多地方，你的个人注意力可以释放附加值；回答这个问题“这包电池是您订购的是商务还是私人？”并不是其中之一，所以不要把业务组织得像例行公事一样被问到这个问题。
从商业支票账户支付信用卡，而且只能从商业支票账户支付。
你应该尽量减少通过商业信用卡以外的任何方式产生的商业费用，尤其是现金交易。如果您需要报销自己或员工的费用，请确保记录好费用和报销金额。
一些政府机构、房东等只能用支票支付；使用你的网上银行直接从商业支票账户给他们写支票，或者使用直接借记或ACH支付来支付。
企业对企业家的贷款：最好不要做这些。投资者讨厌它们，因为从历史上看，它们可能表明公司资金被滥用。他们不必要地使记账复杂化。他们让你和你的生意分道扬镳的故事变得更难推销。理想情况下，你希望企业和你之间的现金流是单向的，相对较少的：每月的工资支票，季度的分配，等等。这些都很容易解释，并且在税务方面有明确的处理方法。
贷款变得…一团糟。例如，不严格的记账很容易导致对企业的贷款偿还要么记为全部收入（这是不正确的，而且不必要地增加了企业的税收负担），要么被税务机关视为收入（这是不正确的，但可能很难针对给定的不严格记账进行辩护）。
如果你需要贷款，可以从银行获得。在一年中平均5000美元的余额上支付18%的4月利率，比让你的会计师回答国税局关于非正式贷款的问题要便宜得多，因为非正式贷款缺乏文件或业主与企业之间的大量交易。
美国国税局对“关联方贷款”也有严格的规定，要求的文件比从银行获得的贷款要多。如果您未能维护此文档，您可能会受到处罚，这不是因为您打算滥用贷款，而是因为您没有遵守文档规则。
如果您选择发放贷款，请与您的会计师联系，以适当的方式记录这些贷款。或者省去你的麻烦，不要在没有仔细考虑的情况下向你的企业借钱或借钱。
现金会计与权责发生制会计
互联网公司普遍采用两种会计方法：现金会计和权责发生制. 会计过程中涉及的税务和会计处理可能导致实质性的差异。你可能会从这两种方法中选择一种，一次坚持几年。（这两种方法意味着为公司记账的方式不同；你还必须告诉国税局你在为公司提交第一份纳税申报表时使用的是哪种方法。改变方法既需要向税务机构提交表格，也需要大量的内部工作，以确保过渡期的正确核算你应该尽量避免它。）
在现金方法，你的业务一旦“无限制地提供给你”就记录收入。这是国税局的一个术语；一个简单的观点是“如果你的客户认为他们已经支付给你了，那么你很可能已经按照他们认为他们支付给你的金额来记录收入。”；已经寄给你的支票在收到时是收入发送而不是什么时候收到。
费用也同样简单：你在实际支付的时候预订。
许多企业家用现金方法创业，因为这很容易理解，即使对没有商业背景的企业家也是如此。
这个权责发生制比现金法更复杂。它所做的权衡是允许企业（和其他相关方）在任何时间点对企业的真实健康状况有更准确的了解。
在权责发生制下，收入和费用在金额确定后即予以确认（原则上）可收回，以及经济表现出现后 .
这意味着，例如，如果您接受订单的资金，但尚未发货，则在发货之前不会确认收入。（你为基金和代表公司运输同等价值货物的义务的未到期收入的负债记账；然后当你发货并增加收入时，你就减少负债。）记账：很容易，一旦你掌握了窍门……但是你的时间最好花在几乎任何其他事情上，所以请人帮你做这个。
许多投资者都希望看到账簿采用权责发生制，因为通过现金法进行报告的方式多种多样，这使得企业看起来比实际更成功。会计核算方法的转换可以在一个纳税期结束时完成，但这不仅仅是一个令人头疼的问题，所以如果你知道你在投资的轨道上，你可能想从权责发生制开始，这样你就不用在接下来的几个月里重温你所有的账簿了。
证实要求
你的业务需要能够证实（提供有关事实的文件）您账簿上的任何交易。你要保持有条理的记录，此外你的书，这将让你快速回答任何有关交易的问题。
对于较大的交易或纳税申报表中少数高风险部分的交易，这一点最为重要，但原则上，你需要能够证明一切。
国税局并没有强制要求你有任何特定的记录保存方式，只是要求你以一种一致的方式去做，这样你就可以遵守你的义务了。互联网公司通常把他们的大部分记录保存在一个或多个计算机系统中。重要的是你知道什么信息在哪里，你可以随意提取，并且你的记录在适当的时间段内是可用的。（一般来说，这是在提交当年的纳税申报表后3年，但也有一些例外情况. 作为一个实际问题，互联网企业应该无限期地存储证实数据。硬盘空间实际上是免费的；这当然比建立一个流程来定期对特定文档进行保留或删除决策要便宜得多。）
证实收入项目很简单：保留收据和发票的副本。（这些将在另一章中详细描述。）如果您有特别大的交易，您可能希望能够指出合同或其他文件，以证明实际执行的工作的细节。
您的收据/发票通常按性质集中在您的系统中。如果您碰巧迁移了系统，请记住将旧收据/发票保存在赢的地方鈥檛 迁移结束后再擦干净。每年至少组织一次；能够在一年内订购它们通常是有用的，这是一种常见的调查形式鈥淵2012年12月3日，我们的账簿显示了12000美元的收入项目。以适当的详细程度加以证实。鈥
证明费用项目在一定程度上更为棘手，因为费用通常比收入变化更大。此外，某些类型的费用有异常详细的记录要求。
您将希望有一个政策，即在贵公司购买任何商品或服务都需要书面收据和/或发票，并且所有收据/发票都保存在中心位置。许多公司使用收据跟踪或费用跟踪软件。一种技术含量较低，但仍然符合要求的方法是为公司建立一个收据@电子邮件地址，并要求所有员工，作为一个政策问题，有收据递送到那里，或转发收据那里，如果他们是个人签发的。
如果交易没有产生收据，你应该把它当作异常. 有收据的部分原则是强迫资金从公司转移出去，并提供证明文件；没有收据的交易本质上是可疑的，并且可以代表你的企业想要取缔的活动，比如盗用公款。大多数情况下，原因是无害的，但您仍然应该立即创建一个交易的书面记录，并将其存储在您存储收据/发票的任何位置。（请注意，从信用卡对账单等填写书面记录是不可接受; 美国国税局希望记录能与交易同时保存，或者在交易结束后不久保存，因为细节还很新鲜，而且为了税收优惠而伪造记录的可能性很小。）
对于大多数交易，特别是小额交易，书面记录不必特别详细；收据一般也没有那么详细。你会想知道你付了谁钱（在适当的细节层次上-“一个男人”不合适，“第三街的花店”可能是，至少对于一个小交易），支付的确切金额，支付方式（从账户，现金等），购买了什么，以及没有正式收据/发票的理由。
电子记录被视为书面记录，尤其是在日常业务过程中以有序的方式维护这些记录时。例如，如果您的业务通常是将收据保存在receipts@email inbox中，那么一封两行的电子邮件发送给receipts@是在您公司的日常业务过程中创建的书面记录，并且通常会按常规处理。
你应该无限期地保存所有银行账户、信用卡等的对账单（和类似文件）。有时银行会把它们的副本保存在银行里，这样你就可以节省时间了。银行确实偶尔倒闭；你不想仅仅因为你关闭了账户或者银行在过渡期间被收购而不得不重建5年前的对账单。
旅行、交通、娱乐和礼品费用有时会被一些纳税人滥用，因此有特定的记录保存要求。你应该特别小心地保存这些交易的同期书面记录；国税局描述了你需要什么出版物463. 对即将到来的旅游景点进行预览：你应该为每个员工保留一份电子表格，上面显示出差的日期、他们住的地方（拿到收据！），以及旅行的商业目的。您应在任何时候进行商务招待（包括用餐）时，将参与者和具体的商业目的与交易信息同时记录；许多小企业只是在收据背面写上这个。
与大多数税务问题一样，当局试图合理确定小型交易所需的礼仪程度，并且随着交易规模的扩大、频繁程度的增加，或在企业整体背景下的重要性增加。如果你给某人买了一顿价值20美元的午餐，你不太可能只需要写“丹·史密斯；候选人；讨论过的就业机会”这两个字；如果你的年终派对让你的公司花掉15万美元，那就让你的会计师来查一查，问问他们证据的适当程度是多少。