我们在日常办公中最常用的Word、Excel、PowerPoint三个软件，都是有它擅长之处，谁也代替不了谁，所以我们的电脑中这些软件就会同时存在。Access也不例外，它擅长数据存储、SQL查询、宏、窗体、报表，这也是其他Office软件替代不了的。
我认为Access作为Mircosoft Office办公套件（现在的Microsoft 365）中的一员，它的设计思想就是着眼于Office办公，比如窗体、报表的设计，与其他编辑类的窗体是有区别的，Access的窗体、报表的属性、事件和方法跟数据源紧密相关，这是它的设计思想，对数据管理有优势。所以Access在日常办公中的可用性极强。
如果有人说Excel比Access好用，或Access比Excel好用之类的话，那肯定是拿一个擅长项与另一个的弱项去作对比了。
Access应用在办公中的场景
第一、有现成的数据源，不需要额外进行数据编辑，只想对数据进行查询、分析并展示出来或进行输出。
这种场景其实是我们最常见的，现在的公司一般都会有现成的办公系统，但再好的系统，也不可能完成所有需求。问题就来了，系统中有数据，我们只想对数据进行二次整理、分析，这时，Access就能派上大用场了，因为这正是Access最擅长的。
致远的协同办公系统中有一个功能，就是将Excel表数据导入到它的系统中，简单设计后会生成各种图表，然后实时显示到使用人的手机端，这很像我说的这种场景。
第二、公司或某个部门，只想对某一项业务事项进行管理，进行数据存储、查询、分析。
总结起来就是：有数据源的、无数据源的。
对应情景的Access设计思路
第一、有数据源，典型情景：考勤机数据（或钉钉打卡）、工资系统、财务系统、业务系统中的数据。
通常情况下，这些系统中的数据都是可以输出为Excel文档的，一般的操作流程是：获得Excel数据→整理数据→导入或链接到Access→查询和分析→输出结果。这种情况在Access中的代码量会很少，但效果却会很突出。
第二、无数据源，典型情景：部门合同管理、办公用品管理、进销存管理、人事档案管理、员工绩效管理等。
一般的操作流程是：整理需求并设计表→利用窗体编辑数据→查询和分析→输出结果。重点在设计表阶段，会直接影响到窗体和报表的设计难度，如果表设计不合理，将来再行改动，你会发现连带要修改查询、窗体、报表时会很崩溃。
这种情景下还有一种思路，就是将Access数据和窗体报表放在两个Access文件中，一个存储数据、一个管理数据。但我不建议这样做，如果是这种方式，大概率是因为数据量大，前台的设计也复杂，前台管理与后台数据分开较好。而其实前台设计用其他编程来设计会更好，早期的用友财务软件就是这种形式。
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