如今企业在IT系统上的选择范围，比七八年前要大很多了。除传统的ERP系统、桌面程序、插件外，增加了小程序，低代码、SaaS系统。它们涵盖了业务事务处理、财务、人力资源、客户关系（CRM/CDP）、数据采集/BI/分析等多个领域。然而很多企业仍然感到现有IT系统不能满足企业的需要。特别是中小微企业，选择IT系统仍常遇到“不知道选哪个”，“怎么选”，“怎么用”等一系列困难。手里的IT系统预算与市场供应似乎总是匹配不上。甚至我还能见到一些中小微企业，仍没有像样的正式的IT系统。业务经营靠手工管理维护。遇到这种情况，我都会建议企业不妨先尝试充分利用Excel。
Excel？它能行吗？答案是能行。
因为它既可以做简单的事务处理系统，也可以应付财务、HR等专业领域的工作；用它能做一个简约的CRM或者销售管道工具；一般的数据收集、数据处理、数据分析也能胜任。总之Excel能够涵盖所有企业的多种业务场景。越是中小微企业，这个覆盖比例越大。我个人估计该比例至少能在80%以上。这很大程度上是因为Excel2016及之后的版本，已经内置了Power Query和Power Pivot两个官方加载项，极大地提升了数据连接、数据处理和数据分析的能力。通俗地说，就是因为这两个内置加载项，Excel可以满足绝大多数企业的BI（商业智能）需求。再加上丰富的官方与第三方的其它加载项，对应满足了多个细分的企业业务场景。
图1 Excel加载项市场中的App覆盖了企业加载项，就是依附于Excel环境的App。可以把它理解为Excel中的“小程序”，“插件”。图1展示了我的Excel中“加载项市场”的截图。任何人都有加载项市场，内容是一样的。从图1中左侧橙色线框中我们看到，加载项涵盖了CRM、数据分析、文档处理、财务与HR、内容搜索、可视化等多个场景。
我们用先进制造业来举例。一家先进制造业企业，可能会上MES（生产执行系统）、实时生产报表、设备远程控制系统、SPC和其它必要的文件检索系统（如检测到的缺陷残次品经整理形成的文档，包括图片、文字内容）。除MES与Excel连接的场景确实很少外，其余系统均可以与Excel集成。像生产报表、SPC和文件检索系统与Excel连接是很自然的，可以把这些系统里的数据导出到Excel，这没什么好说的。像设备远程控制系统这种，其实也有可能与Excel连接。此时Excel就变成了更接近用户的客户端，供使用者输入指令参数；或者反过来，存储设备采集到的数据。前者需要用户授权和身份验证，以及指令提交控制功能，相应复杂些，这是为系统安全考虑的。后者在Excel加载项市场里已经有不少App，目前我看到的主要集中在用扫码枪采集条码barcode一类，用于仓库管理。
受此启发，像智慧农业、一般业务里的场景，也自然可以用到Excel。比如审批流程、项目管理、进度计划、提交表单（用于从用户那里收集数据）等等。这些功能有的因业务场景的复杂程度，还需要开发加载项，有的则已经不需要加载项了，直接在Excel里也能实现。
有的读者朋友看到这里，可能会想，我的业务场景没有这么复杂。我的需求就是能处理好手头的文档、数据。可是我使用Excel后感觉并没有多么简便啊？相反，我有时候会被搞得手忙脚乱，很多操作非常低效。Excel似乎不那么好用。对于这个问题，我们其实不妨这么想一下：Excel既然能应付复杂的业务场景，那相对简单的场景还会是问题吗？之所以我们有时候会操作Excel陷入困难，这多半是因为我们还没有掌握好它，没有发挥出它的威力。比如我就遇到过有人向我抱怨：他需要把一个他觉得很大的Excel文件（大约几千行记录）里面的内容整理成统一规范的格式，并且把一些指定的内容单独提取或者标识出来。他只能一行一行地操作，从早忙到晚，才搞定了不到一半，很崩溃。
这样的问题挺有代表性，它反映出使用者至少两个错误：
表单数据验证
二、不了解一些Excel操作技巧，而使用了最低效的肉眼手工方式。打个比方，这就好比自己有辆车，但却是套个绳子自己拉车，忘记了自己其实应该坐在驾驶室里。
只要满足上述两点前提，像上面提到的这种烦恼基本不会再存在。这么一捋下来，我们是否可以说Excel可以满足企业绝大多数的业务场景需要呢？
所以如果企业现在手里没有称手的工具，Excel这把万能钥匙可以拿来一试，大量问题都解决了。
Excel功能看似繁多，其实我归纳总结，可划分为3大方向：
一、对事务进行处理
二、对数据进行处理（这里含义包括数据获取、数据处理、数据分析）
三、视觉输出
下面让我们来看几个例子，它们各自展示了上述三大方向中的1-2项。
用Excel制作模板/电子表格工程
图2 用Excel制作的销售管道模板示例图2展示了一个用Excel制作的销售管道模板。为方便展示，我把它们合并在一张图片里。但实际上该模板的不同内容分列在几个工作表中，通过链接互相跳转。
Excel表格函数公式表单
销售经理只需要在模板中输入个别初始数据，其它模块将会根据公式自动计算结果。因为模板中设计的公式是按照企业的预期目标设定的，因此模板输出的计算结果，可供销售经理直接评估和参考。这样就无须等待其他同事漫长的反馈，加速了决策周期，提升了人效。
Excel模板属于电子表格工程的范畴。这是Excel中最广泛、技术要求最低的一种应用。企业业务中，事务处理的占比最大，如填写表单作为记录。模板非常适合用来处理事务，以及简单的数据分析。因此企业掌握了模板，基本上能够解决80%的工作中的问题。现在Excel官方也提供了大量的已经制作好的模板，并支持从外部导入定制的模板，这给企业使用模板带来了极大的便利。所以我建议企业第一步先掌握模板。
用Excel制作BI仪表板
图3 用Excel实现的BI仪表板示例Power QueryPower Pivot透视表图表
Power Query
Power Pivot
透视表
图表
以上功能都能做更高级别的扩展，通过定制的商业级的加载项开发，满足大中小各级企业的个性化需求。不过对于大多数中小微企业来说，内置的功能已经基本满足了所有业务需要，无须大动干戈，花费钱财。
图2中的仪表板就是利用上述各内置功能制作的。数据源既可以是放置在Excel工作簿中的文件，也可以是本地或远程数据库。报表（用透视表呈现）和图表均具有交互能力，它是货真价实的BI系统。通过Power Pivot建模的BI系统，不再依赖传统的Excel函数公式。想用也依然可以用，但绝大多数情况下没有必要。所以掌握它需要学习新的DAX语言（Power Pivot中使用的脚本语言）和M语言（Power Query中使用的脚本语言）。对于不熟悉数据库的读者朋友来说，掌握它们有一定门槛。不过相对简单的功能，Excel可以通过极简的操作完成（就是点击鼠标就可以了），尤其是Power Query对应的功能。
如果非要指出它的局限性，那就是一般而言，用Excel实现的BI不能有控制地分享，也没有身份验证等权限审查功能。由于Excel工作簿本身可以手工任意分享给其他人，所以不利于企业数据保密，只适合在内部由少数人使用，主要是供管理者使用。
这里“一般而言”的意思是普通版本的Excel。高级企业版，在添加安全功能后，可以实现对分发Excel工作簿的授权和追踪安全审查功能，这就是说，企业可以自由控制一个分发给指定人员的Excel工作簿只能被已被授权的人员浏览，其他人即使得到Excel文件，也无法浏览。但是这需要额外的预算，价格较高。为满足普遍性，我在以后的分享介绍里，只涉及企业和个人最广泛接触的Excel版本。
在数据处理方面，Excel仍在不断演进。在最新的Excel2021版或Microsoft 365里，Excel已经可以支持在单元格中引用复杂数据结构，即程序开发中所谓的“对象”。这对企业处理业务数据带来了极大的便利。想象一下，描述一名客户的多个属性，如称呼、联系方式、所属公司等，你不再需要一行，而是只需要一个单元格。
当然很多读者朋友使用的还是相对老版本的Excel，因此我将在系列文章中，暂时以2019单机版为代表做相关内容的分享，以方便使用Excel2013至最新版本的所有用户理解。
用Excel进行统计建模或仿真
图4 统计建模和仿真示例图4展示了一个用Excel对业务进行统计建模并进行蒙特卡洛仿真的例子。这里也是把若干工作表中的内容合并显示在一张图里。它主要运用的只是Excel的函数公式，一定数量的图表，以及简单的脚本程序（VBA）。Excel非常适合用来做统计建模、仿真试验。只要具备统计建模能力，任何人都可以快速地利用Excel开展仿真试验，What-if分析等。VBA脚本也是非常基础地简单应用，主要用来控制试验次数，比如操控Excel进行10000次模拟试验。试验，是统计术语，用于表示在设定的概率分布下，模拟一次事件发生的结果。日常实践中，用Excel进行统计建模、模拟仿真的企业还不多。但当企业面临一些决策问题时，这一方法值得考虑。应用它的门槛主要在统计技术方面，而不在于Excel本身。
Excel还有一些其它的应用，就不再一一展示了。它们包括：
用Excel做统计分析、时间序列预测。统计分析如回归分析、方差分析、假设检验等。
用Excel进行简单的规划求解。
开发商业级Excel加载项并与其它系统（如数据库、其它Web API）集成；或者使用VBA开发个人使用的自动化脚本。
总之，Excel的应用范围很广，也很实用。如果企业和个人还只是把它当作一个计算器表格使用，就太浪费了。尽管上面介绍的内容，像Power Pivot、加载项开发/VBA脚本以及统计建模中需要的统计知识，的确有一定门槛，但其它功能对于绝大多数人而言，都是可以掌握的，而且掌握它们并不难。不论任何学历、专业背景，人人都可以完全掌握。
五分钟学到手
前面我提到Excel功能可归纳总结为三大方向，对应到具体应用实现，可以映射成如下五大功能：
模板/电子表格工程
数据获取
数据处理
数据分析
可视化
在《五分钟学到手》系列里，我打算用具体实例的办法展开上述内容。每次先展示一个Excel应用案例，随后几期内容将围绕该案例，手把手教大家怎样从头实现它。这样一方面每个实例拿来就能用，边用边学，最大程度节省读者朋友们的时间和精力。另一方面，通过拆解实现步骤，使大家能够学到手，在自己的工作中灵活应用。对企业而言，一旦掌握Excel，IT方面的投入将可以显著降低。除了购买Office本身，以及不得不开发的商业级加载项（中小微企业这方面的需求概率很低）等需要额外预算外，日常业务的解决基本上可接近0支出。而且对Office采购本身，由于Office还提供了免费的Web版，企业也可以根据自己的规模、应用范围，进行合理地组合，主动控制支出预算。总之，这些对企业都是好消息。
希望这个栏目对大家有帮助。